Gérer une organisation à but non lucratif est déjà assez difficile sans avoir à jongler avec des feuilles de calcul et des notes autocollantes pour suivre vos donateurs. Si vous avez déjà perdu des informations sur les donateurs ou eu du mal à trouver des détails importants au moment crucial, vous savez exactement de quoi je parle. C'est là qu'intervient une bonne base de données de donateurs. Elle sert de mémoire et d'assistant personnel à votre organisation, le tout en un.
Aujourd'hui, nous allons examiner la meilleure solution de gestion des donateurs qui peut vous faciliter la vie. Nous laisserons de côté le jargon technique et nous nous concentrerons sur ce qui compte vraiment : vous aider à établir de meilleures relations avec vos donateurs.
Plongeons et découvrons comment la bonne base de données de donateurs peut transformer votre collecte de fonds, passant du stress au succès, sans vous ruiner.
Avez-vous besoin d'une base de données de donateurs ?
De nombreuses organisations à but non lucratif commencent avec des outils simples comme des feuilles de calcul ou des listes de contacts de base. Et bien que ceux-ci fonctionnent lorsque vous débutez, ils peuvent rapidement devenir écrasants à mesure que votre base de donateurs grandit.
Vous avez besoin d'une base de données de donateurs si vous vous reconnaissez dans ceci :
- Vous passez des heures à saisir manuellement les données de dons
- Les informations importantes sur les donateurs sont dispersées sur différents fichiers et plateformes
- Vous ne pouvez pas suivre facilement les tendances de dons ou les préférences des donateurs
- Les lettres de remerciement sont retardées car les informations sont difficiles à trouver
- Votre équipe a du mal à partager les mises à jour et les notes sur les donateurs
- Les reçus fiscaux de fin d'année prennent des jours (ou des semaines) à préparer
Une bonne base de données de donateurs ne sert pas seulement à stocker des informations de contact. Il s'agit de rendre vos opérations quotidiennes plus fluides et vos relations avec les donateurs plus solides. Voici ce qu'elle peut faire :
- Gain de temps : Enregistrez automatiquement les dons et créez des profils de donateurs
- Réduction des erreurs : Fini les doublons ou les informations manquantes
- Établir de meilleures relations : Suivez chaque interaction et préférence
- Prendre des décisions plus éclairées : Visualisez les tendances de dons et d'engagement
- Travailler en équipe : Partagez facilement les informations au sein de votre organisation
La question n'est pas vraiment « Avez-vous besoin d'une base de données de donateurs ? » mais plutôt « Pouvez-vous vous permettre de ne pas en avoir une ? » Même les petites organisations à but non lucratif peuvent bénéficier du bon système. Lorsque vous considérez le temps gagné, les donateurs conservés et les relations améliorées, une bonne base de données de donateurs se rentabilise souvent.
Cela dit, examinons ce qu'un bon logiciel de base de données de donateurs devrait avoir.
Ce qu'il faut rechercher dans une bonne solution de base de données de donateurs
Avant de plonger dans des options spécifiques, clarifions ce qui rend une base de données de donateurs digne de votre investissement. Voici votre liste de contrôle des fonctionnalités essentielles :
✓ Facile à apprendre et à utiliser au quotidien
✓ Suivi automatique des dons
✓ Création et mise à jour rapides des profils de donateurs
✓ Rapports simples et exportation de données
✓ Intégration par e-mail et site web
✓ Stockage sécurisé des données
✓ Support client fiable
✓ Possibilité d'évolution avec votre organisation
✓ Correspond à votre budget
✓ Fonctionne avec vos outils existants
Rappelez-vous : la meilleure solution n’est pas celle qui a le plus de fonctionnalités, mais celle que votre équipe utilisera réellement au quotidien.
Regardons maintenant la meilleure option qui coche ces cases.
La meilleure solution de base de données donateurs pour les sites WordPress
Si vous utilisez déjà WordPress pour le site Web de votre organisation à but non lucratif, voici une bonne nouvelle : vous pouvez le transformer en un puissant centre de gestion des donateurs avec Charitable. Il s'intègre directement à votre site existant, ce qui en fait un choix naturel pour de nombreuses organisations.
Étant donné qu'il est conçu spécifiquement pour WordPress, il s'intègre de manière transparente à votre site Web existant et aux autres outils que vous pourriez utiliser.
Vous n'utilisez pas WordPress ? Vous voudrez lire Raisons pour lesquelles les organisations à but non lucratif devraient utiliser WordPress.
Ce qui rend Charitable spécial, c'est la façon dont il gère les tâches lourdes pour vous. Chaque fois que quelqu'un fait un don, le système crée ou met à jour automatiquement son profil de donateur, lui envoie un e-mail de remerciement et génère un reçu fiscal.
Fini la saisie manuelle des données, les suivis oubliés et la noyade dans les feuilles de calcul. Vous avez un membre d'équipe supplémentaire qui travaille sans relâche, vous permettant ainsi de bien vous reposer la nuit.
La vraie magie opère dans les profils des donateurs. Chaque profil raconte l'histoire complète du parcours de votre donateur, de son premier don à sa dernière interaction. Vous pouvez voir son historique de dons, ses préférences et ses modèles d'engagement en un seul endroit.
Besoin de trouver des informations spécifiques ? Des filtres intelligents vous aident à trier et à rechercher votre base de données de donateurs en quelques secondes, que vous recherchiez les meilleurs donateurs, les dons récents ou des campagnes spécifiques. Vous pouvez également exporter vos données en 2 clics, afin de pouvoir utiliser ces informations pour la comptabilité, à des fins fiscales et avec d'autres outils tiers.
Mais Charitable ne se contente pas de collecter des données, il s'agit de faire en sorte que ces données travaillent pour vous. Le système génère des rapports clairs et exploitables qui vous aident à comprendre les modèles de dons et à repérer les opportunités.
Vous pouvez suivre les tendances des dons, surveiller le succès des campagnes et identifier les domaines de croissance, le tout sans avoir besoin d'un diplôme en analyse de données. De plus, lorsque la saison des impôts arrive, vous pouvez générer tous vos rapports requis en quelques clics.
Mieux encore, Charitable évolue avec votre organisation. Commencez avec les fonctionnalités de base dont vous avez besoin aujourd'hui, puis ajoutez d'autres capacités à mesure que votre organisation à but non lucratif se développe.
Fonctionnalités de la base de données donateurs de Charitable
La base de données donateurs de Charitable est assez complète. Je vais passer en revue les principales fonctionnalités qui, selon moi, profitent à chaque organisation à but non lucratif.
Base de données donateurs centralisée
Lorsque vous ouvrez la base de données donateurs de Charitable, vous verrez un affichage clair et organisé de tous vos donateurs. Toutes les informations essentielles sont incluses dans leur profil de donateur, telles que leur nom, leur adresse e-mail, le total de leurs dons, la fréquence de leurs contributions et la date à laquelle ils ont rejoint. Vous avez donc toutes les informations dont vous avez besoin à portée de main !
Dans le tableau de bord principal, vous voyez non seulement une liste de donateurs, mais vous pouvez également repérer rapidement combien ils ont donné, combien de fois, et s'il s'agit de donateurs ponctuels ou donateurs récurrents. Vous pouvez également effectuer des actions pour modifier, envoyer un e-mail ou supprimer le profil du donateur. pour chaque profil de donateur.
Profils de donateurs individuels
Charitable crée un nouveau profil de donateur chaque fois que quelqu'un contribue à votre cause. S'ils ont déjà contribué, leur profil existant est mis à jour.
Désormais, accéder au profil d'un donateur est très simple. Il vous suffit de cliquer sur son nom ou sur l'icône en forme de crayon dans le tableau de bord principal.
Vous serez dirigé vers le profil où vous pourrez voir un aperçu tel que leurs dons à vie, leurs dons de l'année en cours, leur nom, leur e-mail, etc.
Les boutons d'action rapide vous permettent d'ajuster les paramètres utilisateur, de marquer les donateurs comme favoris, d'envoyer des e-mails ou de gérer leurs dossiers.
Vous pouvez modifier les détails de leur profil et même ajouter des étiquettes et des champs personnalisés.
Par exemple, j'ai utilisé le système d'étiquettes pour catégoriser ce donateur comme « important » et « aide aux sinistrés ». De cette façon, je sais que lorsque nous aurons des campagnes d'aide aux sinistrés à l'avenir, ce donateur a le cœur à cette cause et fera probablement un don. Il serait donc judicieux de lui envoyer un e-mail à ce sujet.
La fonctionnalité de champs personnalisés vous permet d'adapter les profils des donateurs à vos besoins spécifiques.
Vous pouvez ajouter divers types de champs, notamment :
- Zones de texte pour des notes supplémentaires
- Cases à cocher pour les préférences
- Menus déroulants pour la catégorisation
- Champs de date pour les étapes importantes
- Sélecteurs de plage pour les niveaux d'engagement
- Évaluations par étoiles pour la priorisation des donateurs
J'ai ajouté un champ de responsable des relations pour mon organisation. De cette façon, nous savons instantanément qui doit contacter le donateur ou s'occuper des problèmes qui surviennent.
Ajouter un nouveau profil de donateur
Ce que j'aime, c'est que je peux ajouter un nouveau donateur quand j'en ai besoin.
Ainsi, lorsque les donateurs effectuent des dons hors ligne ou via une autre plateforme, je crée simplement de nouveaux enregistrements de dons ici. De cette façon, toutes mes données sont centralisées et je peux les exporter à des fins fiscales à la fin de l'année.
Charitable vous permet de le faire de deux manières :
- Créer manuellement un profil de donateur
- Ajouter un enregistrement de don et le profil du donateur est automatiquement créé
Pour créer un profil de donateur, vous pouvez aller dans l'onglet Charitable » Donateurs, puis choisir Ajouter un donateur.
Cela ouvrira un profil de donateur vierge que vous pourrez remplir. Vous pouvez y saisir tous les détails que vous avez sur ce donateur, y compris son nom, ses coordonnées, sa date de naissance, son consentement de contact, et plus encore.
Alternativement, vous pouvez également créer un enregistrement de don pour un don reçu ailleurs. J'utilise cette méthode plus souvent. Ceci est accessible sous l'onglet Charitable » Dons, comme ceci :
Ensuite, je saisis simplement le montant reçu, pour quelle campagne, et de qui. Je peux soit remplir manuellement les détails du nouveau donateur. S'il existe déjà dans le système, je peux sélectionner son nom dans un menu déroulant.
Une fois que j'enregistre cet enregistrement de don, un profil est automatiquement créé pour les nouveaux donateurs.
Détails avancés du donateur
Charitable va plus loin et vous donne une section entière dédiée à l'historique et à l'activité du donateur.
Dons : Affiche l'historique des dons du donateur. Vous obtenez un enregistrement chronologique de toutes les contributions, y compris les montants des dons, les dates, les campagnes associées et les statuts de paiement. Vous pouvez modifier l'enregistrement ou télécharger le reçu PDF ici.
Campagnes : Affiche toutes les campagnes associées au donateur, qu'il les ait créées ou qu'il y ait participé. Vous pouvez voir comment les donateurs ont réagi à différentes initiatives.
Commentaires : Tout message laissé par ce donateur sur diverses campagnes apparaîtra ici.
Intégration des médias sociaux : Vous pouvez ajouter divers profils de médias sociaux du donateur, y compris Facebook, Instagram et X (anciennement Twitter), YouTube, WhatsApp, et plus encore.
Journaux d'activité : Vous fournit un enregistrement détaillé de toutes les modifications apportées au profil du donateur.
Notes : Un espace pour stocker des informations importantes sur vos relations avec les donateurs.
Dans l'ensemble, les profils de donateurs sont si complets que vous pouvez tout savoir sur un donateur, en un seul endroit.
Rapports perspicaces sur les donateurs
Charitable crée des rapports pour vous que vous pouvez afficher, filtrer et exporter selon vos besoins.
Vous pouvez consulter un onglet dédié Donateurs qui organise vos rapports en Top Donateurs, Nouveaux Donateurs et Donateurs Réguliers.
Vous pouvez voir leurs dons totaux, leur moyenne, leurs derniers dons, les campagnes qu'ils ont soutenues, et plus encore.
En savoir plus sur les rapports de collecte de fonds de Charitable »
Qu'est-ce qui rend Charitable exceptionnel ?
Parmi les différentes solutions de base de données de donateurs que j'ai essayées, celle-ci a été non seulement la plus facile à utiliser, mais aussi la plus complète. Sans oublier que Charitable est de loin la solution la plus abordable pour les organisations à but non lucratif. Ils ont un plan lite gratuit et la version premium commence à 69 $ par an. Cela revient donc à environ 5 $ par mois, ce qui est une aubaine.
Voir la différence entre Lite et Pro »
Voici quelques points forts de cette solution :
- Intégré à votre tableau de bord : Pas de connexions supplémentaires ni de nouveaux systèmes à apprendre. Il fonctionne de manière transparente avec WordPress.
- Se construit tout seul : Crée de nouveaux enregistrements de dons et met à jour automatiquement les profils des donateurs lorsque les dons arrivent.
- Gain de temps : Gère l'envoi des reçus, la saisie des données et la création de rapports.
- Offrez des choix de paiement aux donateurs : Vous pouvez accepter les paiements via Stripe, PayPal, Square, et bien d'autres.
- Évolue avec vous : Ajoutez des fonctionnalités à mesure que votre organisation se développe.
Fonctionnalités clés que vous allez adorer
Voici mes fonctionnalités préférées qui ont fait des merveilles pour mon organisation à but non lucratif, donc je suis tout à fait confiant que vous les aimerez aussi :
- Profils de donateurs automatiques
- Rapports faciles à lire
- Recherche et filtrage intelligents
- Exportation rapide des données
- Accès de connexion pour les donateurs
- Champs personnalisés selon vos besoins
- Intégration d'outils marketing
- Automatisation des reçus
Obtenez une vue complète de la base de données des donateurs de Charitable »
Comment obtenir la base de données des donateurs de Charitable ?
La base de données des donateurs et le système de gestion des donateurs sont disponibles dans tous les plans de Charitable. Vous pouvez vous rendre sur leur site Web et choisir un plan qui correspond à vos besoins.
Il existe 4 plans disponibles : Basic, Plus, Pro et Elite.
Les prix commencent à 69 $ par an, le plus bas du marché selon mon expérience. Cela revient à 5,75 $ par mois, ce qui est une aubaine par rapport à d'autres solutions qui facturent plus de 150 $ par mois !
Lorsque vous choisissez une solution de base de données de donateurs, l'essentiel est de choisir un système qui facilite votre travail quotidien, plutôt que de le compliquer.
J'adore que Charitable soit si puissant, mais en même temps, simple à utiliser et abordable pour tous.
Pour un guide complet étape par étape sur la façon de configurer cela, consultez nos guides :
- Comment utiliser le système de gestion des donateurs
- Comment utiliser le tableau de bord du donateur
Ensuite, je répondrai également à quelques questions fréquemment posées.
FAQ sur la base de données des donateurs pour les organisations à but non lucratif
Qu'est-ce qu'une base de données de donateurs ?
Une base de données de donateurs est le centre de gestion de votre organisation pour gérer les informations des donateurs, suivre les contributions et entretenir les relations. Considérez-la comme la mémoire de votre organisation à but non lucratif, stockant tout, des coordonnées à l'historique des dons, en un seul endroit organisé.
Comment une base de données de donateurs aide-t-elle mon organisation à but non lucratif ?
Au lieu de jongler avec des feuilles de calcul et des post-it, une base de données de donateurs automatise vos tâches quotidiennes. Elle enregistre les dons, envoie des e-mails de remerciement, génère des rapports et vous aide à comprendre les tendances de dons. Cela signifie plus de temps pour ce qui compte : établir des relations avec les donateurs.
Quelles informations puis-je stocker dans la base de données des donateurs ?
Tout sur vos donateurs se trouve ici : coordonnées, historique des dons, préférences de communication et notes sur les relations. Vous pouvez même ajouter des champs personnalisés pour suivre des détails spécifiques importants pour votre organisation. C'est complètement adaptable à vos besoins.
Quelle est sa facilité d'utilisation ?
L'interface est conçue pour une utilisation quotidienne, pas pour des experts techniques. La plupart des tâches ne nécessitent que quelques clics, et tout est organisé de manière intuitive. De plus, vous avez accès à des tutoriels et à une assistance si vous avez besoin d'aide.
Quels rapports sur les donateurs puis-je générer ?
Des résumés de dons de base à des analyses détaillées de campagnes, vous pouvez créer des rapports qui vous disent réellement quelque chose d'utile. Charitable crée automatiquement des rapports sur les meilleurs donateurs, les donateurs récurrents et les donateurs ponctuels. Vous pouvez suivre la rétention des donateurs, le succès des campagnes et les tendances de dons, le tout sans avoir besoin d'être un expert en données.
Mes donateurs peuvent-ils accéder à leurs informations ?
Oui, vous pouvez activer le tableau de bord des donateurs qui permet aux donateurs de se connecter à leur portail. Ils peuvent consulter leur historique de dons, mettre à jour leurs coordonnées, gérer les dons récurrents et télécharger leurs reçus fiscaux. Cette fonctionnalité en libre-service fait gagner du temps à votre équipe tout en responsabilisant les donateurs.
Charitable s'intègre-t-il à d'autres outils ?
Oui, votre base de données de donateurs fonctionne de manière transparente avec plus de 5000 outils marketing, plateformes d'e-mail, processeurs de paiement, logiciels de comptabilité et constructeurs de sites Web. Cela signifie moins de travail manuel et moins de maux de tête pendant la saison des impôts.
Quelles sont les alternatives populaires à Charitable ?
Oui, plusieurs options existent, notamment Bloomerang, DonorPerfect et Kindful. Chacune a ses propres forces, mais elles ont généralement des coûts mensuels plus élevés à partir de 99 à 199 par mois.
Quel type de support est disponible avec Charitable ?
Vous n'êtes jamais seul avec Charitable. Ils offrent un service client, des ressources en ligne et de la documentation quand vous en avez besoin. L'objectif est de vous aider à réussir, pas seulement de fournir un logiciel.
Comment Charitable se compare-t-il aux autres solutions ?
Alors que d'autres plateformes sont des systèmes autonomes, Charitable s'intègre directement à WordPress, ce qui le rend plus rentable (69/an contre 199+/mois) et plus facile à gérer si vous utilisez déjà WordPress. Il offre des fonctionnalités de base similaires sans la complexité de niveau entreprise.
Existe-t-il des solutions gratuites de base de données de donateurs ?
Des solutions gratuites comme les feuilles de calcul ou les CRM de base existent, mais elles manquent souvent de fonctionnalités d'automatisation, de portails donateurs et de traitement des paiements intégré. Elles peuvent convenir à de très petites organisations, mais deviennent limitantes à mesure que vous grandissez.
C'est tout ! J'espère que vous avez apprécié ce guide complet sur la meilleure solution de base de données de donateurs. Prêt à obtenir votre propre base de données de donateurs puissante ?
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