La plupart des organisations à but non lucratif organisent au moins un événement par an. Il peut s'agir d'un gala, d'un marathon, d'un atelier ou d'un dîner communautaire. Et pour la plupart d'entre elles, les billets sont vendus dans un outil tandis que les dons sont collectés dans un autre.

Cela signifie 2 ensembles de rapports et 2 listes de personnes. À la fin de l'année, quelqu'un doit les faire correspondre manuellement pour déterminer ce que l'événement a réellement rapporté.

Vous nous avez demandé de réunir les deux en un seul endroit, nous avons donc créé Charitable Events. Il vous permet de vendre des billets d'événement via les mêmes formulaires de dons et passerelles de paiement que vous utilisez déjà dans Charitable.

Chaque billet compte pour un objectif de campagne, chaque participant reçoit un code QR, et vous pouvez enregistrer les personnes à l'entrée depuis un téléphone. 🎟️

C'est facile à configurer ! Ça prend 5 minutes !

Voici à quoi ressemble une page d'événement

Avant de passer à la configuration, voici une page d'événement terminée. Celle-ci utilise la mise en page Hero, avec l'image de l'événement en haut et le widget de billetterie à côté de la description.

Charitable crée cette page pour vous dès que vous enregistrez un événement. Les visiteurs choisissent un type de billet et une quantité, ajoutent un don supplémentaire s'ils le souhaitent, et paient avec la passerelle que vous avez déjà configurée. Il n'y a pas de deuxième paiement et pas de compte de billetterie séparé à gérer.

Vos événements vivent dans vos campagnes

Tout ce qui concerne cette fonctionnalité se trouve sous Charitable » Événements. L'onglet Aperçu affiche vos revenus de billets, les billets vendus, les commandes de billets et la commande moyenne en un coup d'œil, avec un graphique des revenus et vos événements à venir en dessous.

L'idée principale derrière Charitable Events est que chaque événement appartient à une campagne. Lorsqu'une personne achète un billet, cet achat est un don Charitable comme un autre. Il apparaît dans vos rapports de dons et compte pour l'objectif de la campagne.

Vous choisissez la campagne dans la boîte Collecte de fonds lorsque vous ajoutez un événement. Pour un événement autonome, laissez-le sur Créer automatiquement une campagne et Charitable en créera une pour vous. Si l'événement fait partie d'un appel plus large, choisissez cette campagne à la place et l'argent des billets ira vers son objectif.

Si vous savez déjà comment créer une campagne Charitable, la plupart de cet écran vous semblera familier. Vous ajoutez un nom, une description, une date et un lieu, puis vous définissez le statut. Brouillon garde l'événement caché, Confirmé le rend public et commence la vente de billets, et Annulé maintient la page avec un avis et arrête les ventes.

Il y a aussi une galerie de photos d'événements. Elle se joue en diaporama sur la page de l'événement, vous pouvez donc l'utiliser comme aperçu avant le jour J et y ajouter des moments forts après.

Quand vous ressentirez la différence

Tout événement où les gens paient pour y assister est un bon choix. Voici quelques exemples que nous avions en tête lors de sa création.

• 🥂 Galas et dîners : vendez des places générales et VIP, et enregistrez la valeur du repas sur chaque billet afin que le reçu indique le montant déductible correct.
• 🏃 Marches et courses caritatives : limitez le nombre de places et demandez la taille de t-shirt de chaque coureur lors du paiement.
• 🎓 Ateliers et cours : limitez chaque session à la taille de la pièce et envoyez par e-mail à chaque participant son propre billet.
• 🎤 Conférences : proposez des billets "early bird", "sponsor" et standard côte à côte, chacun avec son propre prix et sa propre capacité.
• 💻 Webinaires et événements hybrides : vendez des billets virtuels aux côtés de billets pour des événements en personne pour le même événement.

Types de billets, prix et capacité

Vous pouvez créer autant de types de billets qu'un événement nécessite dans l'onglet Billets. Les admissions générales, VIP, "early bird" et les RSVP gratuits peuvent tous figurer sur le même événement.

Chaque type de billet a son propre prix et sa propre capacité. Lorsqu'un type est épuisé, il cesse d'être vendu, et la page de l'événement indique aux acheteurs combien il en reste.

La livraison indique à Charitable comment le participant participera. Les billets en personne reçoivent un code QR pour l'enregistrement à l'entrée, les billets virtuels obtiennent un accès contrôlé au flux en ligne, et les billets hybrides obtiennent les deux.

Il y a aussi un interrupteur "E-mail du participant" en haut de l'onglet. Activez-le et chaque participant doit saisir sa propre adresse e-mail lors du paiement, afin que chaque personne reçoive son propre billet et son propre code QR.

Billets prêts pour la période des impôts

Lorsqu'un supporter paie pour une place de gala, tout cet argent n'est pas un don. Une partie sert à payer le dîner et le lieu. Cette partie correspond à la juste valeur marchande de ce que le participant a reçu, et seule la somme excédentaire est déductible des impôts.

Chaque type de billet dans Événements caritatifs a un champ "Juste valeur marchande" (JVM) et une case à cocher "Déductible". Charitable fait le calcul pour chaque achat et indique les deux chiffres sur le reçu du donateur.

Dans cet exemple, le billet de 10 $ couvre 10 $ de nourriture et de divertissement, donc le reçu indique un montant déductible de 0 $. Un billet VIP de 25 $ sans juste valeur marchande indiquerait la totalité des 25 $ comme déductible. Votre bénévole des finances vous remerciera !

J'utilise les règles américaines comme exemple ici, car c'est le système que la plupart des lecteurs connaissent. Si votre organisation se trouve ailleurs, votre comptable pourra vous dire comment votre pays traite les billets d'événements, et la colonne Gift Aid est là pour les organisations caritatives britanniques.

Collecter les détails des participants lors du paiement

Chaque billet crée son propre enregistrement de participant. Dans l'onglet "Champs personnalisés", vous décidez quoi demander à chaque participant, comme un choix de repas, une taille de t-shirt, des besoins d'accès ou le nom d'un invité.

Chaque question peut être une liste déroulante ou un champ de texte, et vous pouvez la marquer comme obligatoire. Lorsqu'une personne achète plus d'un billet, le formulaire demande séparément le nom et les détails de chaque invité.

Si un acheteur laisse les détails de l'invité vides, les billets utilisent les détails de l'acheteur à la place. Cela permet de raccourcir le processus de paiement pour quelqu'un qui achète une seule place pour lui-même.

Choisissez l'apparence de vos pages d'événement

L'onglet "Modèles" vous offre 3 mises en page pour vos pages d'événement. "Classique" empile tout en une seule colonne, "Hero" commence par une bannière d'image pleine largeur, et "Fractionné" place le widget de billetterie à côté des détails de l'événement.

La mise en page que vous choisissez ici devient la valeur par défaut pour chaque événement. Vous pouvez toujours la modifier pour un événement spécifique à partir de la boîte d'affichage de cet événement, et vous pouvez définir une couleur d'accentuation pour les boutons afin que la page corresponde à votre marque.

L'onglet Divers contrôle les extras. À partir de là, vous pouvez activer un compte à rebours en direct, des boutons Google Agenda et iCal, une carte de localisation, des liens vers Google Maps et les indications routières, ainsi qu'une ligne de partage avec les réseaux de votre choix.

Voici à quoi ressemblent ces extras en haut d'une page d'événement une fois activés.

Affichez vos événements n'importe où avec des blocs

Charitable Events ajoute 3 blocs à l'éditeur WordPress, dans leur propre groupe Charitable Events.

• Liste des événements affiche une grille ou une liste de vos événements, avec leurs images mises en avant.
• Événement unique affiche les détails complets d'un événement.
• Obtenir des billets place le formulaire de billetterie pour un événement sur n'importe quelle page.

Vous pourriez donc ajouter une liste d'événements à votre page d'accueil, ou placer le bloc Obtenir des billets à la fin d'un article de blog sur l'événement. Il n'y a pas de shortcodes à mémoriser et pas de fichiers de modèle à modifier.

Fonctionne avec Sugar Calendar et The Events Calendar

Si vous souhaitez que vos événements apparaissent sur un calendrier approprié, Charitable Events fonctionne avec Sugar Calendar, un autre plugin d'Awesome Motive, et avec The Events Calendar. Choisissez le calendrier dans le paramètre Afficher sur le calendrier dans la boîte d'affichage d'un événement.

Une fois que vous le faites, l'événement s'affiche dans ce calendrier avec sa date, sa description, son image et sa localisation. Les visiteurs le trouvent sur le calendrier, et les billets, les participants et les reçus restent tous dans Charitable.

Cela fonctionne aussi dans l'autre sens. Si un événement existe déjà dans Sugar Calendar ou The Events Calendar, vous pouvez en faire un événement de collecte de fonds dans Charitable sans avoir à le recréer.

Billets numériques et codes QR sur chaque reçu

Une fois le paiement confirmé, le reçu de don obtient une section Mes billets. Chaque participant a sa propre carte avec son nom, son type de billet, les réponses aux champs personnalisés et un code QR à présenter à l'entrée.

Personne n'a besoin d'imprimer quoi que ce soit. Le téléphone du participant lui sert de billet.

Les billets n'apparaissent qu'après la confirmation du paiement. Si quelqu'un choisit une méthode de paiement hors ligne, ses billets apparaissent dès que vous marquez le don comme payé.

Enregistrez les participants à l'entrée

Le soir même, votre équipe peut ouvrir le scanner d'enregistrement sur un téléphone et scanner le code QR de chaque participant. Le scanner est également répertorié sous Actions rapides dans l'onglet Aperçu.

Vous n'avez pas besoin de donner un compte WordPress à vos bénévoles pour cela. Chaque événement a son propre lien d'enregistrement, que vous pouvez copier ou imprimer sous forme de code QR et remettre aux personnes à l'entrée.

Le lien ne fonctionne que pendant que l'événement est ouvert, peu avant le début jusqu'à la fin. S'il est partagé trop largement, cliquez sur Régénérer le lien et l'ancien cessera de fonctionner.

Vous pouvez également enregistrer quelqu'un manuellement. Ouvrez son dossier dans l'onglet Participants et cliquez sur Enregistrer, et Charitable enregistrera qui l'a enregistré et quand.

Participants et dons en un seul endroit

L'onglet Participants répertorie toutes les personnes qui détiennent un billet, pour tous vos événements. Vous pouvez la filtrer, la rechercher par nom et l'exporter avant le jour J.

Comme chaque billet est un don, vous le verrez également sur l'écran Dons, où une nouvelle colonne indique à quel événement il appartient. Ouvrez le don et une boîte Billets d'événement répertorie les billets, la juste valeur marchande, le montant déductible des impôts et les participants.

C'est la partie qui nous rend le plus heureux. Vos revenus d'événements et vos revenus de dons se retrouvent enfin dans les mêmes rapports.

Événements virtuels et hybrides

Tous les événements ne se déroulent pas dans une salle. Définissez la livraison d'un billet sur Virtuel ou Hybride, et le lien de connexion ou le flux n'est disponible que pour les personnes qui détiennent un billet.

FAQ sur Charitable Events

Quel forfait inclut les événements caritatifs ?

Les événements caritatifs sont inclus dans le plugin Charitable Pro, le forfait Pro et supérieurs.

Dois-je d'abord créer une campagne ?

Non. Laissez le paramètre Campagne sur Créer automatiquement une campagne et Charitable en créera une pour vous lorsque vous enregistrerez l'événement.

Les supporters peuvent-ils donner plus que le prix du billet ?

Oui. Le formulaire Obtenir des billets a un champ de don supplémentaire facultatif, et ce montant va à la même campagne que les billets.

Puis-je offrir des billets gratuits ?

Oui. Définissez le prix d'un type de billet à 0 $ pour accepter les RSVP gratuits, et chaque RSVP crée toujours un enregistrement de participant avec son propre code QR.

Cela fonctionne-t-il avec les constructeurs de pages ?

Charitable Events est fourni avec 3 blocs pour l'éditeur de blocs WordPress. Il n'y a pas encore de widgets de constructeur de page.

Commencez avec Charitable Events

Charitable Events est maintenant disponible dans le plugin Charitable Pro, plan Pro et supérieur. Pour commencer, installez-le depuis Charitable » Addons, puis allez à Charitable » Events et cliquez sur Add Event.

Nous aimerions savoir comment vous comptez l'utiliser. Si vous avez une question sur la configuration d'un événement spécifique, notre équipe de support est heureuse de vous aider.

Lire la documentation de Charitable Events →

Pas encore sur un plan payant de Charitable ?

Nouveautés dans Charitable

Nous avons également lancé plusieurs fonctionnalités et améliorations puissantes récemment :

Nous ajoutons constamment à Charitable des fonctionnalités et des améliorations conçues pour vous aider à collecter plus et à mieux servir vos donateurs. Découvrez tout ce que nous avons publié dans le Journal des modifications de Charitable.

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