Vous avez du mal à suivre vos donateurs et vos enregistrements de dons ?

J'ai récemment vu une requête d'une organisation à but non lucratif demandant comment suivre les donateurs dans Google Sheets et comment le faire. Je l'ai fait et je ne le referai plus jamais. C'était chronophage et tellement difficile de trouver les données dont vous avez besoin.

Je me débattais souvent avec des feuilles de calcul, essayant de me souvenir qui avait fait un don à la dernière campagne ou passant des heures à créer manuellement des rapports de donateurs pour votre réunion de conseil. La gestion des informations sur les donateurs ne devrait pas ressembler à la résolution d'un puzzle avec des pièces manquantes.

En tant qu'administrateur d'une organisation à but non lucratif, vous avez besoin de réponses rapides à des questions importantes : Qui sont vos supporters les plus fidèles ? Quand quelqu'un a-t-il donné pour la dernière fois ? Combien ont-ils contribué au fil du temps ? Avoir ces informations à portée de main n'est pas seulement pratique, c'est essentiel pour établir des relations plus solides avec les donateurs et prendre des décisions éclairées sur votre stratégie de collecte de fonds.

La bonne nouvelle ? Vous n'avez pas besoin de logiciels coûteux ou d'une expertise technique pour suivre efficacement l'historique des donateurs. Avec le bon plugin WordPress, vous pouvez voir chaque don, identifier les tendances de dons et générer des rapports professionnels en quelques clics.

Dans ce guide, je vais vous expliquer exactement comment mettre en place un système complet de suivi des donateurs à l'aide de Charitable. Vous apprendrez à :

• Afficher des profils de donateurs complets avec un historique complet des dons
• Filtrer et rechercher les dons par date, montant ou campagne
• Générer des rapports de donateurs pour votre équipe et votre conseil
• Exporter les données de dons pour votre logiciel de comptabilité
• Identifier vos meilleurs donateurs et suivre les tendances de dons

Commençons.

1. Pourquoi vous devez arrêter d'utiliser des feuilles de calcul pour le suivi des donateurs

Lorsque vous commencez à accepter des dons, une simple feuille de calcul semble être le choix évident. C'est gratuit, vous savez déjà comment l'utiliser, et ça marche... jusqu'à ce que ça ne marche plus.

Voici le truc : je suis passé par là. Aux premiers jours de la gestion des collectes de fonds en ligne, je suivais tout dans des feuilles de calcul. Et laissez-moi vous dire que c'était un cauchemar qui ne faisait qu'empirer à mesure que nous grandissions.

Le coût réel du suivi par feuille de calcul

Pensez au temps que vous passez à :

• Saisir manuellement chaque don (et vérifier les fautes de frappe)
• Créer des feuilles séparées pour différentes campagnes
• Construire des formules qui se cassent lorsque quelqu'un ajoute une colonne
• Rechercher dans des lignes pour trouver l'historique d'un donateur
• Copier-coller des données pour créer des rapports pour le conseil

Cela ne compte même pas le stress de se demander si vos données sont exactes ou si vous avez accidentellement supprimé quelque chose d'important.

Ce qui se passe lorsque vous grandissez

Le problème le plus important ? Les feuilles de calcul ne sont pas évolutives. Quand vous avez 50 donateurs, c'est peut-être gérable. Mais qu'en est-il de 500 ? Ou 5 000 ?

Soudain, vous avez affaire à :

• Plusieurs versions qui circulent ("Final_Report_v3_REALLY_FINAL.xlsx")
• Des membres de l'équipe qui ne peuvent pas accéder au fichier quand ils en ont besoin
• Aucun moyen de segmenter rapidement les donateurs ou de repérer les tendances
• Zéro automatisation pour les reçus ou les e-mails de remerciement

Le risque de sécurité dont personne ne parle

Voici quelque chose que la plupart des gens ne considèrent pas : les données des donateurs sont sensibles. Noms, e-mails, adresses, montants des dons – ce sont des informations qui doivent être protégées.

Des feuilles de calcul stockées sur l'ordinateur de quelqu'un ou dans un dossier cloud basique ? C'est une violation de données qui ne demande qu'à se produire.

Il existe une meilleure façon

La solution n'est pas d'avoir plus de feuilles de calcul complexes ou des logiciels d'entreprise coûteux. Il s'agit d'utiliser un outil conçu spécifiquement pour les organisations à but non lucratif qui s'intègre directement à votre site Web WordPress.

C'est là qu'intervient un système de gestion des donateurs approprié. Et le meilleur ? Vous pouvez le configurer dès aujourd'hui et commencer à gagner des heures chaque semaine.

Commencez dès maintenant »

Ou laissez-moi vous montrer exactement comment faire.

Résoudre vos problèmes de suivi des donateurs avec Charitable

Avant de plonger dans le mode d'emploi, laissez-moi vous expliquer rapidement ce qu'est Charitable et pourquoi c'est la solution parfaite pour vos besoins de suivi des donateurs.

Charitable est un plugin de dons WordPress qui transforme votre site Web en une plateforme de collecte de fonds complète avec un système de gestion des donateurs intégré. Tout sous un même toit, vous pouvez accepter des dons, gérer les donateurs et suivre chaque contribution sans les maux de tête des feuilles de calcul.

Ce qui rend Charitable différent, c'est qu'il crée automatiquement une base de données complète de donateurs directement dans votre tableau de bord WordPress. Chaque fois que quelqu'un fait un don via votre site Web, ses informations sont instantanément capturées et organisées – aucune saisie manuelle requise.

Vous obtenez des profils de donateurs détaillés, des historiques de dons complets et de puissants outils de reporting qui prendraient des heures à créer dans une feuille de calcul. Vous pouvez voir des rapports pour chaque campagne, qui sont vos meilleurs donateurs, qui a donné l'année dernière mais pas cette année, et bien plus encore.

De plus, il gère toutes les tâches techniques comme le traitement sécurisé des paiements, les reçus fiscaux automatisés et les notifications par e-mail aux donateurs.

Le meilleur ? Vous n'avez besoin d'aucune expertise technique pour l'utiliser. Si vous savez utiliser WordPress, vous pouvez utiliser Charitable.

Il fonctionne avec toutes les principales passerelles de paiement, s'intègre à vos outils de marketing par e-mail préférés et évolue avec votre organisation, que vous ayez 50 donateurs ou 50 000. Et contrairement aux logiciels coûteux de gestion des donateurs qui coûtent des centaines par mois, Charitable est abordable pour les organisations à but non lucratif de toute taille.

Découvrez comment Charitable améliore vos efforts de collecte de fonds »

Maintenant que vous savez ce que Charitable peut faire pour vous, laissez-moi vous montrer exactement comment accéder et utiliser votre nouveau système de suivi des donateurs. Faites-moi confiance, une fois que vous verrez à quel point c'est facile, vous vous demanderez pourquoi vous n'avez pas changé plus tôt.

Comment accéder à votre base de données complète de donateurs dans WordPress

Une fois que vous avez installé Charitable, vous pouvez rapidement lancer des campagnes de dons en utilisant des modèles prédéfinis et un constructeur par glisser-déposer.

Au fur et à mesure que les dons affluent, chaque transaction est suivie et un enregistrement est créé. De plus, si le donateur est nouveau, un profil de donateur est également créé automatiquement. Si le donateur existe déjà, son profil est mis à jour avec les nouvelles données.

Désormais, accéder à votre base de données de donateurs prend littéralement deux secondes. Connectez-vous simplement à votre tableau de bord WordPress et cliquez sur Charitable » Donateurs dans le menu d’administration. C’est tout – vous visualisez maintenant chaque donateur de votre base de données, tous organisés et prêts à l’emploi.

La première chose que vous remarquerez, c’est à quel point tout est propre. Fini les yeux plissés sur des cellules de tableur minuscules ou le défilement infini pour trouver des informations. Chaque fiche de donateur vous indique son nom, son adresse e-mail, le total de ses dons au fil du temps, le nombre de fois où il a donné et la date à laquelle il s’est inscrit. Tout est là, dans un format facile à parcourir qui a vraiment du sens.

C’est là que ça devient vraiment intéressant – tout se met à jour automatiquement. Lorsqu’une personne fait un don via votre site Web, elle est instantanément ajoutée à cette base de données avec toutes ses informations capturées parfaitement.

Pas de fautes de frappe, pas de saisie manuelle, pas d’oubli d’ajouter quelqu’un. Cela se fait simplement en arrière-plan pendant que vous vous concentrez sur des choses plus importantes.

Remarquez ces petites icônes à côté du nom de chaque donateur ? Le crayon vous permet de modifier son profil, l’enveloppe lui envoie un e-mail et la corbeille vous permet de supprimer les enregistrements obsolètes. Tout ce dont vous avez besoin est à un clic, sans changer de programme ni ouvrir plusieurs fenêtres.

Vous voulez trouver un donateur spécifique ? Utilisez simplement la barre de recherche en haut. Vous cherchez tous ceux qui ont donné le mois dernier ? Cliquez sur le bouton de filtre. Vous devez exporter le tout pour votre comptable ? Il y a aussi un bouton pour cela.

Le véritable pouvoir réside dans la centralisation de tout. Vous pouvez également ajouter manuellement des enregistrements de dons et des profils de donateurs.

Ainsi, lorsque votre président du conseil vous appelle pour vous interroger sur les tendances des donateurs, vous avez des réponses en quelques secondes. Lorsque vous devez vérifier si quelqu’un a déjà donné cette année, c’est là. Ce n’est pas juste une liste – c’est votre centre de commande complet pour les donateurs.

En savoir plus sur la base de données des donateurs »

Comment afficher et gérer les enregistrements de dons individuels

Parfois, vous devez voir chaque don individuel qui arrive, pas seulement les résumés des donateurs. Peut-être que vous réconciliez des comptes, vérifiez un paiement spécifique ou mettez à jour des enregistrements pour votre rapport mensuel. Voici comment accéder et gérer les dons individuels en quelques clics.

Rendez-vous sur Charitable » Dons dans votre tableau de bord WordPress. C’est là que vit chaque don individuel – considérez-le comme votre historique de transactions, mais en beaucoup plus puissant.

Vous verrez une liste complète indiquant le nom du donateur, son e-mail, le montant donné, la campagne à laquelle il a contribué, la date et le statut du paiement. Tout est codé par couleur afin que vous puissiez repérer instantanément les paiements terminés, les transactions en attente ou les remboursements.

Disons que vous devez mettre à jour un enregistrement de don. Peut-être qu’un chèque est arrivé et que vous devez le marquer comme payé, ou que vous devez ajouter une note concernant une demande spéciale. Il suffit de survoler n’importe quel don et de cliquer sur « Modifier » ou sur l’icône du crayon.

À l'intérieur, vous pouvez mettre à jour le statut de paiement, déclencher des notifications par e-mail, envoyer des copies de reçus ou télécharger des reçus PDF. Chaque modification que vous apportez est suivie dans le journal des dons avec des horodatages, vous avez donc toujours une piste d'audit claire.

Voici une fonctionnalité qui vous fera gagner des heures : le bouton « Ajouter un don ». Lorsque quelqu'un donne de l'argent lors d'un événement, envoie un chèque ou fait un don via une autre plateforme, vous pouvez ajouter manuellement ce don pour tout conserver au même endroit.

Cliquez simplement sur le bouton, sélectionnez un donateur existant ou ajoutez-en un nouveau, choisissez la campagne, entrez le montant et enregistrez. Désormais, ce don hors ligne fait partie de vos dossiers complets et est inclus dans tous vos rapports.

Le meilleur avantage d'avoir tous les dons au même endroit est la vision instantanée que vous obtenez. Vous pouvez rapidement filtrer par période, par campagnes spécifiques ou par statut de paiement.

Fini de rassembler des informations provenant de différentes sources ou de maintenir des feuilles de calcul séparées pour différents types de dons.

Apprenez à utiliser les enregistrements de dons »

Comment créer des profils de donateurs détaillés qui aident réellement

Chaque donateur de votre base de données a sa propre page de profil, et c'est là que la magie opère. Cliquez sur le nom de n'importe quel donateur de votre page principale des donateurs, et vous verrez pourquoi cela surpasse les feuilles de calcul à chaque fois.

En haut, vous obtenez un aperçu instantané : leur photo, nom complet, e-mail, date d'adhésion, dons à vie et contributions de cette année. Aucun calcul nécessaire, tout est fait pour vous. Ces données proviennent des informations fournies par le donateur dans le formulaire de don ainsi que de leur gravatar public associé à leur e-mail.

Le profil commence par les informations de base auxquelles vous vous attendez : nom, e-mail, téléphone, adresse. Mais c'est là que Charitable devient intelligent. Vous pouvez ajouter des champs personnalisés pour tout ce qui est spécifique à votre organisation. Besoin de suivre les heures de bénévolat ? Ajoutez un champ.

Vous voulez noter leurs intérêts ou leur lien avec votre cause ? L'époux d'un membre du conseil d'administration ? Ajoutez simplement vos propres champs personnalisés. Vous pouvez même ajouter des étiquettes comme « donateur majeur » ou « donateur mensuel » pour segmenter rapidement votre base de données plus tard.

Faites défiler vers le bas et vous trouverez des onglets qui racontent l'histoire complète du donateur.

• L'onglet Dons montre chaque contribution qu'ils ont faite : dates, montants, campagnes et statut de paiement. Vous pouvez télécharger des reçus, modifier des enregistrements ou exporter l'intégralité de leur historique de dons.
• L'onglet Campagnes montre les collectes de fonds qu'ils ont soutenues, vous aidant à comprendre ce qui motive leurs dons.
• S'ils ont laissé des commentaires sur les pages de campagne, vous les verrez également, vous donnant un aperçu de leur passion pour votre cause.

Vous voulez aller vraiment plus loin ?

Ajoutez leurs profils de médias sociaux pour suivre les sympathisants qui partagent votre contenu.

Utilisez la section Notes pour enregistrer des détails importants comme « Préfère les appels téléphoniques » ou « La fille a bénéficié de notre programme ».

Le journal d'activité vous montre chaque modification apportée à leur profil, parfait pour la responsabilité lorsque plusieurs membres du personnel accèdent aux dossiers des donateurs.

La beauté de ces profils est qu'ils évoluent avec votre relation. Commencez par des informations de contact de base, puis ajoutez des détails au fur et à mesure que vous en apprenez davantage sur chaque donateur.

Bientôt, vous aurez des profils riches qui vous aideront à vous connecter avec les donateurs à un niveau personnel. Le moment venu de les contacter, vous connaîtrez leur historique de dons, leurs intérêts et leurs préférences – tout ce dont vous avez besoin pour rendre la gestion des relations significative.

Soit dit en passant, si vous utilisez le plugin Charitable Pro, vous pouvez activer un portail donateur pour vos donateurs. Ils pourront alors se connecter et gérer/mettre à jour leurs profils, télécharger des reçus, ajuster les dons récurrents, et plus encore. Découvrez comment fonctionne le tableau de bord donateur »

Comment trouver n'importe quel donateur ou don en quelques secondes

Vous souvenez-vous de la dernière fois où vous avez passé 20 minutes à parcourir des feuilles de calcul pour trouver ce donateur qui a donné 500 $ en décembre dernier ? Ou quand vous aviez besoin d'une liste de vos donateurs récurrents mensuels et que vous deviez les compter manuellement ? Ces jours sont révolus. Laissez-moi vous montrer comment trouver n'importe quoi dans votre base de données de donateurs en quelques secondes.

La fonction de recherche dans Charitable est ridiculement simple mais incroyablement puissante. En haut de votre base de données de donateurs, il y a une boîte de recherche.

Tapez un nom, un e-mail, ou même une partie d'une adresse e-mail, et hop – résultats instantanés. Fini le CTRL+F dans plusieurs feuilles de calcul ou la question de savoir si vous avez mal orthographié le nom de quelqu'un. La recherche est suffisamment intelligente pour trouver des correspondances partielles, donc même si vous vous souvenez seulement que l'e-mail de quelqu'un contenait "smith", vous le trouverez.

Mais voici où ça devient vraiment intéressant – les options de filtre. Cliquez sur le bouton Filtre et vous pouvez segmenter vos données comme vous le souhaitez.

Vous voulez voir tous ceux qui ont donné le mois dernier ? Sélectionnez la plage de dates et c'est fait. Besoin d'une liste de donateurs qui ont contribué à votre campagne de fin d'année ? Choisissez cette campagne dans le menu déroulant. Filtrez également par termes de recherche et par favoris !

Si vous allez dans l'onglet Dons, vous pouvez également rechercher et filtrer ici.

Les onglets de visualisation en haut vous permettent de voir instantanément uniquement les transactions payées, en attente, échouées ou remboursées – plus besoin de faire défiler tout pour trouver ce dont vous avez besoin.

Mon gain de temps préféré ? Vous pouvez enregistrer les vues filtrées en les ajoutant aux favoris de votre navigateur. Configurez des filtres pour vos recherches les plus courantes – comme « dons de ce mois-ci » ou « donateurs majeurs » – et ajoutez ces pages à vos favoris. La prochaine fois que vous aurez besoin de ces informations, elles seront à portée de clic.

Comment générer des rapports de donateurs professionnels (sans le casse-tête)

Soyons honnêtes – créer des rapports de donateurs était la pire partie de mon mois. Des heures à copier des données, à faire des graphiques, à vérifier les chiffres et à tout formater pour qu'il soit professionnel. Si vous faites toujours cela manuellement, je vais vous faire gagner beaucoup de temps et de frustration.

Dans Charitable, les rapports de collecte de fonds et de dons se génèrent d'eux-mêmes. Naviguez simplement vers votre tableau de bord et vous verrez des rapports visuels avec des graphiques interactifs qui ont du sens.

Total des dons, des remboursements, des principaux donateurs, des méthodes de paiement utilisées – tout est là dans un format que vous pouvez comprendre en un coup d’œil. Fini les formules Excel à retenir ou les graphiques circulaires à créer. Le système suit tout automatiquement et le présente d’une manière prête à être partagée avec votre conseil d’administration ou votre équipe.

Besoin d’approfondir ? Les rapports vous montrent exactement quelles campagnes fonctionnent à merveille et lesquelles nécessitent des améliorations. Vous pouvez voir les tendances des dons au fil du temps, repérer vos périodes de dons les plus importantes et identifier les méthodes de paiement préférées de vos donateurs.

Par exemple, vous pouvez consulter les rapports Lybunt et Sybunt.

• LYBUNT (Last Year But Unfortunately Not This Year - Donneur de l'année dernière mais malheureusement pas cette année) montre les donateurs qui ont fait un don l'année dernière mais n'ont pas encore fait de don cette année.
• SYBUNT (Some Year But Unfortunately Not This - Donneur une année mais malheureusement pas cette année) montre les donateurs qui ont fait un don par le passé mais n'ont pas fait de don cette année.

Voyez ces rapports en action :

Ce ne sont pas juste des données pour des données – ce sont des informations exploitables qui vous aident à prendre de meilleures décisions de collecte de fonds. Lorsque vous remarquez que 70 % de vos dons proviennent de PayPal, vous savez qu’il faut vous assurer que cette option est bien visible. Lorsque vous constatez que les dons augmentent chaque décembre, vous pouvez planifier en conséquence.

Voici tous les rapports auxquels vous avez accès et comment les utiliser :

• Aperçu de la collecte de fonds – Visualisez en un coup d’œil le total des dons, les remboursements et les revenus nets. Parfait pour les réunions du conseil d’administration et les mises à jour mensuelles.

• Rapport des principaux donateurs – Identifiez instantanément vos donateurs VIP triés par dons cumulés. Utilisez ce rapport pour les programmes de sensibilisation et de reconnaissance des donateurs majeurs.

• Donateurs récurrents vs Donateurs ponctuels – Sachez exactement qui donne mensuellement et qui a donné une seule fois. Ciblez les donateurs ponctuels pour des campagnes de dons récurrents.

• Rapport sur les méthodes de paiement – Voyez quelles options de paiement génèrent le plus de dons. Si 70 % utilisent PayPal, assurez-vous qu’elle est bien mise en avant.

• Performance des campagnes – Suivez quelles collectes de fonds atteignent leurs objectifs et lesquelles ont besoin d’aide. Concentrez-vous sur ce qui fonctionne, corrigez ce qui ne fonctionne pas.

• Activité jour par jour – Repérez les tendances des dons et les périodes de dons les plus importantes. Planifiez vos appels lorsque les donateurs sont les plus susceptibles de donner.

• Informations sur les donateurs – Affichez les montants moyens des dons, la fréquence et les taux de rétention. Utilisez ces informations pour fixer des objectifs réalistes et prévoir.

• Chronologie des activités – Surveillez les transactions échouées, les nouveaux donateurs et les remboursements en temps réel. Identifiez et corrigez les problèmes avant qu’ils ne deviennent graves.

• Comparaison année après année – Identifiez les donateurs inactifs et les tendances de croissance. Parfait pour les campagnes de réengagement et la planification stratégique.

La fonction d'exportation est ce qui fait vraiment gagner du temps. Chaque rapport peut être exporté en fichier CSV en un seul clic. Réunion du conseil demain ? Exportez votre résumé des donateurs. Le comptable a besoin des chiffres trimestriels ? Exportez les dons filtrés par date. Vous voulez envoyer un remerciement spécial à tous ceux qui ont donné plus de 500 $ cette année ? Exportez ce segment spécifique de donateurs.

Vous pouvez filtrer par plages de dates, campagnes, montants de dons ou types de donateurs avant d'exporter, afin d'obtenir exactement les données dont vous avez besoin, sans aucun travail de nettoyage.

Période des impôts ? Exportez tous les dons de l'année. Ce qui prenait des heures prend maintenant quelques secondes, et vous savez que les chiffres sont exacts car ils sont extraits directement de votre base de données en direct.

Si vous avez ajouté des dons manuels tout au long de la base de données Charitable, ces rapports incluent tout : dons en ligne, chèques, dons en espèces, tout en un seul endroit. Fini de combiner plusieurs feuilles de calcul ou de se demander si vous manquez des données. Un système, des rapports complets, des informations concrètes que vous pouvez utiliser pour collecter plus d'argent. Parlons-en davantage.

Comment ajouter des dons manuels et tout centraliser

Voici une question que l'on me pose tout le temps : « Qu'en est-il des dons qui ne passent pas par le site Web ? » Vous savez de quoi je parle : les chèques qui arrivent par la poste, l'argent des événements de collecte de fonds, les virements bancaires des grands donateurs, ou les dons effectués via les collectes de fonds Facebook. Si vous ne pouvez pas les suivre dans votre système, vous êtes toujours bloqué avec des feuilles de calcul. Bonne nouvelle : Charitable a résolu ce problème brillamment.

L'ajout de dons manuels est d'une simplicité enfantine. Allez sur Charitable » Dons et cliquez sur le bouton vert « Ajouter un don » .

Un nouveau formulaire de don s'ouvre où vous pouvez entrer tous les détails. Sélectionnez un donateur existant dans votre base de données ou créez-en un nouveau sur place.

Choisissez la campagne pour laquelle il est destiné (ou le fonds général), entrez le montant, ajoutez la date de réception et marquez le statut du paiement comme complété. Cliquez sur enregistrer et ce don hors ligne fait maintenant partie de vos enregistrements complets.

Cette fonctionnalité seule m'a fait gagner des heures de travail. Lorsque cinq chèques arrivent après votre campagne de publipostage, ajoutez-les tous en environ deux minutes. L'argent de la vente aux enchères silencieuse ? Ce donateur qui préfère virer l'argent directement ? Ajoutez-le.

Chaque don se trouve au même endroit, ce qui signifie que vos rapports sont réellement exacts. Fini de maintenir des feuilles de calcul séparées pour les dons en ligne et hors ligne, fini les calculs manuels pour obtenir les résultats complets des campagnes.

La partie intelligente est que ces dons manuels fonctionnent exactement comme les dons en ligne. Ils apparaissent dans les profils des donateurs, comptent dans le total des dons à vie et apparaissent dans tous vos rapports. Vous pouvez même ajouter des notes pour vous rappeler des détails importants, comme « Chèque n° 1234 » ou « Argent des parrains de table au gala ».

Si vous avez besoin d'émettre un reçu plus tard, vous pouvez le faire aussi : le système génère les mêmes reçus PDF professionnels pour les dons manuels.

Prêt à passer à un meilleur processus de gestion des dons ?

Voici mon conseil de pro : prenez l'habitude d'ajouter les dons manuels le jour où ils arrivent. Ne les laissez pas s'accumuler. Cela prend 30 secondes par don, et votre vous futur vous remerciera au moment de l'établissement des rapports. De plus, avoir des totaux précis en temps réel vous permet de prendre de meilleures décisions concernant vos campagnes.

Lorsque vous pouvez constater que votre publipostage a rapporté 5 000 $ en chèques, en plus des 3 000 $ de dons en ligne, vous connaissez le véritable retour sur investissement de cette campagne.

Dans cette optique, je souhaite aborder les erreurs à éviter lorsque vous gérez votre base de données de donateurs.

Erreurs à éviter lors de la gestion de votre base de données de donateurs

Après des années de gestion de données de donateurs (et d'avoir commis à peu près toutes les erreurs possibles imaginables), j'ai appris ce qu'il ne faut pas faire. Ces erreurs semblent mineures, mais elles peuvent causer d'énormes maux de tête par la suite. Voici comment éviter les pièges qui font trébucher la plupart des organisations à but non lucratif.

La plus grosse erreur que je constate ? Ne pas ajouter régulièrement les dons manuels.

Il est tentant de penser « J'ajouterai ces chèques plus tard » ou « Je mettrai à jour les dons en espèces après l'événement ». Ne faites pas cela. Lorsque vous laissez les dons manuels s'accumuler, vous perdez la trace de ce qui a été saisi et de ce qui ne l'a pas été. Vos rapports deviennent inutiles car ils ne reflètent pas la réalité.

Faites-en une règle : chaque don doit être ajouté dans les 24 heures. Réglez un rappel quotidien si nécessaire. Ces cinq minutes par jour vous épargnent des heures de nettoyage plus tard.

Une autre erreur coûteuse est d'ignorer les profils de donateurs en double. Lorsque John Smith fait un don avec « [email protected] » et plus tard avec « [email protected] », Charitable crée deux profils. Si vous ne les fusionnez pas, vous sous-estimerez la fidélité et la valeur à vie des donateurs.

Vérifiez les doublons mensuellement – recherchez des noms ou des adresses similaires. Lorsque vous en repérez, conservez le profil avec le plus de dons et mettez-le à jour avec toute information manquante du doublon avant de le supprimer.

Voici une erreur qui m'a coûté cher au début : ne pas utiliser les étiquettes et les champs personnalisés dès le départ. Six mois plus tard, j'ai réalisé que je devais suivre quels donateurs étaient des contacts de membres du conseil d'administration, qui préféraient les appels téléphoniques et qui avaient assisté à quels événements. Revenir en arrière pour ajouter ces informations à des centaines de profils a été un cauchemar.

Commencez avec un système d'étiquetage dès le premier jour. Des étiquettes courantes comme « contact du conseil », « donateur mensuel », « participant à l'événement » et « donateur majeur » vous faciliteront grandement la vie lorsque vous devrez segmenter votre base de données.

La pire erreur ? Ne pas sauvegarder régulièrement vos données. Oui, Charitable stocke tout en toute sécurité, mais vous devriez quand même sauvegarder l'intégralité de votre site Web, y compris votre base de données de donateurs. Vous pouvez utiliser un plugin de sauvegarde pour cela. Je recommande de sauvegarder une copie sur votre ordinateur et sur un stockage cloud.

Si vous avez un jour besoin de changer de système, d'analyser des données hors ligne ou de fournir des enregistrements pour un audit, vous aurez tout sous la main. De plus, avoir cette sauvegarde vous procure une tranquillité d'esprit.

Une dernière erreur qui semble inoffensive mais ne l'est pas : être incohérent dans la saisie des données. Décidez maintenant si vous utiliserez « St. » ou « Street », si vous inclurez les seconds prénoms, comment vous formaterez les numéros de téléphone. Notez ces règles et respectez-les. Des données cohérentes sont des données consultables.

Lorsque le président de votre conseil demande tous les donateurs de « Main Street », vous ne voulez pas en manquer la moitié parce que certains sont répertoriés comme « Main St. ».

Vous êtes arrivé jusqu'ici, ce qui me dit que vous êtes sérieux quant à la résolution de votre situation de suivi des donateurs. Bien. Parce que chaque jour que vous attendez est un autre jour de feuilles de calcul éparpillées, d'informations manquantes et de temps perdu qui pourrait être consacré à votre mission réelle.

Voici la vérité : passer des feuilles de calcul à un véritable système de gestion des donateurs ne consiste pas seulement à gagner du temps (bien que vous en gagniez des tonnes). Il s'agit de respecter suffisamment vos donateurs pour conserver des registres précis de leur générosité.

Il s'agit d'avoir la confiance nécessaire pour répondre instantanément à toute question concernant votre collecte de fonds. Il s'agit de prendre des décisions basées sur des données réelles, et non sur des suppositions.

La voie à suivre est simple. D'abord, installez Charitable sur votre site WordPress si ce n'est pas déjà fait. Cela prend quelques minutes, pas des heures.

Charitable propose une version gratuite (lite) ainsi qu'un plugin premium. Découvrez la différence entre Charitable lite et pro ici »

Lancez de magnifiques campagnes de collecte de fonds sur votre site. Besoin d'aide ? Commencez ici »

Troisièmement, ajoutez progressivement vos données de dons historiques lorsque vous avez quelques minutes de libre. Vous n'avez pas besoin de tout faire en une seule fois.

En un mois, vous vous demanderez comment vous avez fait sans. Ces rapports du conseil qui prenaient des heures ? Ils prendront quelques minutes. Trouver ce donateur qui a appelé avec une question ? Quelques secondes. Savoir exactement combien vous avez collecté ce trimestre ? C'est juste là sur votre tableau de bord.

La meilleure partie est qu'il ne s'agit pas d'un logiciel d'entreprise compliqué qui nécessite une formation et un manuel. Si vous savez utiliser WordPress, vous pouvez utiliser Charitable. Et contrairement à ces plateformes coûteuses de gestion des donateurs, vous ne casserez pas votre budget pour obtenir des outils de niveau professionnel.

Alors voici mon défi pour vous : arrêtez de lire à ce sujet et commencez à le faire. Votre futur moi (et vos donateurs) vous remercieront.

Mettez en place votre système de suivi des donateurs dès aujourd'hui, et le mois prochain, lorsque vous générerez des rapports en un seul clic au lieu de copier-coller à partir de feuilles de calcul, souvenez-vous de ce moment où vous avez décidé de travailler plus intelligemment, pas plus dur.

Prêt à transformer votre suivi des donateurs ? Commencez avec Charitable dès aujourd'hui et rejoignez des milliers d'organisations à but non lucratif qui ont déjà fait le changement.