Un donateur envoie un e-mail à votre boîte de réception de support. Le message est court : « Mon don a-t-il été effectué ? » Vous voulez aider, mais vous n'avez aucune idée de qui vous parlez.
Est-ce un donateur pour la première fois qui a donné 10 $ la semaine dernière, ou quelqu'un qui a discrètement donné 50 000 $ sur cinq ans ? Son dernier paiement a-t-il échoué ou a-t-il été remboursé ? Quelles campagnes lui tiennent à cœur ?
Rien de tout cela ne vous est présenté.
Vous quittez donc la boîte de réception, ouvrez votre administration Charitable, recherchez leur e-mail manuellement, parcourez leurs enregistrements de dons et essayez de tout retenir pendant que vous répondez. Faites cela pour chaque e-mail de donateur, chaque jour, pour toute l'équipe.
C'est un problème auquel de nombreuses organisations à but non lucratif sont confrontées.
C'est aussi exactement le problème que Heroic Inbox vient de résoudre pour les organisations à but non lucratif qui gèrent une boîte de réception de support.
Heroic Inbox est un plugin de help desk WordPress de Hero Themes. Nous allons examiner ce qu'ils ont à offrir.
Leur nouvelle intégration Charitable extrait l'historique complet des dons de chaque donateur directement dans le ticket de support, afin que votre équipe sache qui elle aide avant de taper un mot. 📬
Voici à quoi il ressemble
Avant de voir comment cela fonctionne, voici à quoi ressemble réellement un ticket de donateur une fois l'intégration activée. Il s'agit d'une véritable conversation de support, avec le panneau historique des dons situé juste dans la barre latérale où un agent lit et tape déjà.
Personne n'a recherché quoi que ce soit, copié une adresse e-mail dans wp-admin, ou ouvert un deuxième onglet de navigateur pour obtenir cela. L'agent a simplement ouvert le ticket, et tout l'historique du donateur était déjà là.
Ce que sont réellement Hero Themes et Heroic Inbox
Hero Themes a passé plus d'une décennie à créer des outils WordPress autour du support client et de la documentation, y compris Heroic KB, son plugin de base de connaissances. Plus de 32 090 équipes utilisent actuellement leurs plugins, et Heroic Inbox lui-même détient une note de 4,9 sur 5 sur plus de 300 avis.
Heroic Inbox transforme votre adresse de support existante, qu'il s'agisse de support@, donate@ ou info@, en une boîte de réception d'équipe partagée que vous gérez depuis wp-admin. Il se connecte à Gmail, Outlook ou IMAP standard, afin que les donateurs continuent d'envoyer des e-mails à l'adresse qu'ils connaissent déjà. En coulisses, votre équipe obtient une vue partagée de chaque message, des notes internes, des affectations de conversation et une détection des collisions afin que deux agents ne répondent jamais au même donateur en même temps.
🏠 Auto-hébergé : chaque conversation réside dans votre propre base de données WordPress, pas sur les serveurs d'un tiers.
💵 Un prix annuel fixe : membres d'équipe illimités sur chaque plan, sans frais par agent.
📥 Pas de nouvelle connexion pour les donateurs : ils envoient un e-mail à l'adresse qu'ils ont déjà, comme toujours.
⚙️ Fonctionne à l'intérieur de wp-admin : pas d'application séparée à connecter, pas de tableau de bord supplémentaire à vérifier.
Pourquoi les organisations à but non lucratif devraient se soucier de Heroic Inbox
La plupart des centres d'assistance pour les organisations à but non lucratif ne sont pas dotés d'une équipe de support dédiée. C'est un directeur de programme, un coordinateur de bénévoles ou un membre du personnel de développement qui consulte une boîte de réception partagée entre tout ce dont il est responsable, souvent la même personne qui essaie de suivre l'engagement des donateurs en plus de tout le reste.
Les centres d'aide SaaS qui facturent par agent et par mois deviennent rapidement coûteux lorsque les « agents » sont des bénévoles, et payer 50 $ par mois pour chaque personne qui pourrait occasionnellement répondre à un e-mail de donateur ne tient pas le budget d'une organisation à but non lucratif.
Heroic Inbox facture une fois par an, pour toute l'équipe, quel que soit le nombre de personnes qui consultent la boîte de réception.
Il conserve également les e-mails des donateurs à l'intérieur du site WordPress que vous gérez déjà et auquel vous faites déjà confiance pour les données de dons, plutôt que de confier cette correspondance au cloud d'un autre fournisseur.
Pour une organisation qui gère déjà sa collecte de fonds sur Charitable, rester dans wp-admin au lieu d'adopter une deuxième plateforme signifie une connexion en moins, une facture en moins et un endroit en moins où les informations des donateurs doivent résider.
Identifiez un donateur majeur d'un nouveau donateur d'un coup d'œil
Le haut du panneau de dons donne à un agent une idée de la relation en un coup d'œil : dons à vie sur toutes les campagnes, le nombre total de dons, le montant moyen du don et la date du premier don.
Cela change la réponse. Un sympathisant qui donne depuis cinq ans reçoit une réponse chaleureuse et familière. Quelqu'un qui donne pour la première fois reçoit un accueil approprié. Dans tous les cas, personne ne devine qui se trouve à l'autre bout du ticket.
💝 Dons à vie : total donné sur toutes les campagnes, en haut du panneau.
🔢 Nombre de dons et montant moyen : la forme du schéma de dons d'un donateur, sans ouvrir l'administration.
📅 Date du premier don : indique instantanément à un agent s'il écrit à un nouveau donateur ou à un sympathisant de longue date.
Dépanner un don échoué sans quitter le ticket
Sous le résumé, le panneau liste les 10 derniers dons d'un donateur. Chaque ligne indique le montant, un badge d'état (Payé, En attente, Échoué, Remboursé ou Annulé), la passerelle de paiement et la campagne à laquelle le don était destiné. Chaque entrée renvoie directement à son enregistrement de don dans wp-admin si un agent a besoin de creuser davantage.
Ainsi, lorsqu'un donateur écrit en disant « mon paiement n'est pas passé », la réponse est généralement déjà à l'écran : le don échoué ou en attente, la passerelle utilisée et la campagne concernée. Ce qui prenait auparavant cinq minutes de recherche dans l'administration devient un coup d'œil dans la barre latérale.
🏷️ Badges d'état : Payé, En attente, Échoué, Remboursé ou Annulé, en un coup d'œil pour les 10 derniers dons.
💳 Passerelle de paiement : affichée par don, il est donc facile d'expliquer un paiement échoué.
🔗 Liens directs : chaque entrée renvoie à l'enregistrement complet du don dans l'administration WP.
Ce que cela donne en pratique
Un donateur envoie un e-mail à 21h00 : « Je pense avoir fait un don deux fois ce mois-ci par erreur. » Le lendemain matin, un agent ouvre le ticket et la barre latérale affiche déjà deux dons à la campagne de printemps, l'un Payé et l'autre Échoué. Aucun double débit n'a eu lieu. L'agent peut le dire dans sa première réponse et indiquer le reçu, sans jamais ouvrir wp-admin.
Maintenant, dites que ce donateur est l'un des plus grands donateurs récurrents de l'organisation. Le total à vie se trouve tout en haut du panneau, de sorte que la réponse peut en tenir compte au lieu de ressembler à une lettre type. C'est un petit détail à intégrer, mais c'est le genre de chose qu'un donateur remarque, et le genre de chose qui détermine s'il fera un nouveau don.
À qui cela s'adresse
🎗️ Équipes de soutien des œuvres de bienfaisance et des organisations à but non lucratif qui gèrent leur service d'assistance sur WordPress et répondent aux questions des donateurs toute la journée.
🏢 Agences et freelances qui gèrent le support pour des clients à but non lucratif et souhaitent un contexte de donateur sans avoir à mettre en place un CRM distinct.
📣 Personnel de collecte de fonds et de développement qui souhaite que les conversations avec les donateurs soient personnelles plutôt que transactionnelles.
✉️ Toute personne gérant le support sur un site WordPress où les personnes qui écrivent sont aussi celles qui donnent.
Démarrage : Activez-le en moins d'une minute
Il n'y a aucune donnée à exporter depuis Charitable et rien à importer dans Heroic Inbox. L'intégration lit directement à partir de vos enregistrements de donateurs Charitable existants, donc la configuration consiste simplement à actionner un interrupteur.
Étape 1 : Assurez-vous que Charitable est actif
Confirmez que Charitable est installé et activé sur le même site que Heroic Inbox. Il n'y a rien à synchroniser ou à importer, car l'intégration lit directement à partir de vos enregistrements de donateurs existants.
Étape 2 : Ouvrez les paramètres de la boîte aux lettres de Heroic Inbox
Dans Heroic Inbox Pro, allez dans Heroic Inbox » Boîtes aux lettres et ouvrez la boîte aux lettres où vous souhaitez que le panneau du donateur apparaisse.
Étape 3 : Laissez-le activé là où il est utile
Le panneau est activé par défaut. Gardez-le activé pour toute boîte aux lettres qui traite les e-mails des donateurs, et désactivez-le pour les boîtes aux lettres qui n'en traitent pas. C'est toute la configuration. La prochaine fois qu'un donateur vous contactera, son historique de dons sera déjà dans la barre latérale.
Si vous utilisez déjà Heroic Inbox Pro avec Charitable actif, cela est probablement activé en ce moment sans que vous n'ayez rien fait du tout.
Voir les plans et tarifs Heroic Inbox →
Pourquoi vous allez adorer ça
⚡ Configuration minimale par donateur : la mise en correspondance se fait automatiquement par adresse e-mail, en lisant en direct vos données Charitable existantes.
👀 Réponses plus rapides et précises : un agent voit le paiement échoué, la campagne et la passerelle avant de taper un mot.
🤝 Relations donateurs plus chaleureuses : un donateur de cinq ans et un donateur pour la première fois reçoivent des réponses qui reflètent réellement qui ils sont.
💰 Abordable : un tarif annuel fixe pour toute l'équipe, pas une facture SaaS par agent.
🔒 Rien de nouveau à sécuriser : les données des donateurs ne quittent jamais votre propre base de données WordPress.
Questions fréquemment posées
Cela nécessite-t-il Charitable Pro ?
Non. L'intégration fonctionne avec toute installation active de Charitable, gratuite ou Pro. Ce qui est requis, c'est Heroic Inbox Pro du côté du service d'assistance.
Dois-je configurer quelque chose par donateur ou contact ?
Non. Heroic Inbox met en correspondance un ticket avec un donateur par adresse e-mail automatiquement. Il n'y a aucun enregistrement à maintenir.
Que se passe-t-il si la personne qui envoie l'e-mail n'est pas un donateur ?
Le panneau de dons n'apparaît tout simplement pas. Il ne s'affiche que lorsqu'il existe un enregistrement de donateur correspondant.
Puis-je désactiver le panneau pour certaines boîtes aux lettres ?
Oui. Il est activé par défaut, mais vous pouvez le désactiver par boîte aux lettres sous Heroic Inbox » Boîtes aux lettres pour toute boîte de réception qui ne traite pas les e-mails des donateurs.
Cela remplace-t-il les enregistrements ou rapports de donateurs de Charitable ?
Non. C'est un ajout. Votre administration Charitable fonctionne exactement comme elle l'a toujours fait ; l'intégration affiche simplement ces mêmes données dans le ticket de support afin que votre équipe n'ait pas à les rechercher.
Heroic Inbox s'intègre-t-il à autre chose que Charitable ?
Oui. La même fonctionnalité de Contexte Client récupère également l'historique des commandes et des abonnements de WooCommerce et Easy Digital Downloads, ainsi que l'activité des membres de BuddyBoss, le tout inclus avec Heroic Inbox Pro.
Commencez avec l'intégration Heroic Inbox
L'intégration Charitable est désormais disponible dans Heroic Inbox Pro. Si vous utilisez déjà Pro avec Charitable actif, ouvrez un ticket de donateur et l'historique des dons est juste là dans la barre latérale. Si vous n'êtes pas encore sur Pro, l'intégration est incluse avec, aux côtés du reste de ce que Pro ajoute à un flux de travail de support.
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