El coronavirus, o COVID-19, es una situación en evolución que nos afecta a todos, incluidas las organizaciones benéficas y sin fines de lucro. Por lo tanto, es esencial que tenga una estrategia de comunicación sólida que ayude a responder todas las preguntas que la gente tendrá, desde voluntarios hasta partes interesadas; desde comunidades hasta beneficiarios de recaudación de fondos. 

Sin embargo, hay varias formas de comunicarse con estas audiencias, especialmente porque tendrán diferentes preocupaciones relacionadas con la situación y cómo afecta a su organización sin fines de lucro. De hecho, recomendamos establecer un plan de comunicación interna para ayudar a navegar cualquier problema o consulta que pueda surgir.

Lea a continuación los consejos clave de comunicación para organizaciones sin fines de lucro que lidian con COVID-19.

¿Por qué es tan importante un plan de comunicación?

La comunicación es clave en tiempos de crisis internacional. Los llamamientos deben seguir siendo empáticos, genuinos y considerados: el tono de su mensaje es tan importante como el contenido. Recuerde que donar a organizaciones benéficas podría no ser la primera prioridad en las listas de sus donantes. Pero es por eso que es igualmente importante explicar por qué su causa es tan valiosa y por qué su organización sin fines de lucro necesita apoyo.

Pocas organizaciones benéficas tienen un equipo de comunicaciones a gran escala, pero al desarrollar un plan reflexivo, puede cubrir la mayoría de los aspectos y estar preparado. Esencialmente, es importante que se mantenga transparente sobre dónde y por qué están cambiando las cosas. Como parte de un enfoque de "gestión de crisis", las personas necesitan estar en la misma página que usted sobre lo que está sucediendo.

Aquí le recomendamos cómo configurar su plan de comunicación:

1. Identifique a quién necesita contactar.

Piense en todas las personas a las que necesita compartir información durante esta crisis y anótelos, como donantes importantes, voluntarios, personal interno y asistentes a eventos. 

2. Piense en qué necesita decirles.

Aquí hay algunas cosas en las que pensar al comunicarse con personas de toda la organización.

• Sus donantes necesitarán saber si sus contribuciones se ven afectadas debido a la crisis, por ejemplo, si no puede ayudar directamente a sus beneficiarios por el momento. Si este es el caso, debe explicar por qué y cuál es el plan para recuperarse.
• Sus voluntarios necesitarán saber qué eventos se cancelan y si pueden ayudar en otros, como eventos virtuales de recaudación de fondos.
• Los beneficiarios de su recaudación de fondos necesitarán mantenerse actualizados sobre el flujo de efectivo y si los fondos recaudados pueden llegar a ellos o no durante este tiempo, y cuál es el plan de acción. 
• Los compradores de entradas para sus eventos necesitarán ser informados si los eventos se cancelan y cuándo, y cómo planea mantener los esfuerzos de recaudación de fondos, ofreciendo otras formas en que aún pueden ayudar y participar en sus campañas.

• Tus empleados necesitarán saber cuál es la situación del trabajo remoto (y si necesitan que se les facilite la tecnología o el equipo para trabajar desde casa). También querrán saber cómo planea la organización proteger al equipo una vez que la gente empiece a volver al trabajo, como por ejemplo, medidas de distanciamiento social.

3. Crea un plan para que miembros específicos del personal se pongan en contacto con estas audiencias.

Quienquiera que gestione los canales sociales, el contenido web y el marketing por correo electrónico debe ser consciente de la comunicación que necesita enviar en relación con la crisis.

Tus patrocinadores esperarán ver actualizaciones en tus páginas de redes sociales sobre cómo y por qué los fondos se ven afectados, cómo estás protegiendo a tus beneficiarios y qué más pueden hacer para marcar la diferencia. Crea una serie de publicaciones que demuestren que eres consciente de la crisis y explica las medidas que estás tomando para adaptarte a la situación lo mejor posible. Pero también demuestra la relevancia de la pandemia para tu organización sin fines de lucro y por qué es importante mantener el apoyo.

En tu página de WordPress, asegúrate de tener un banner, un titular o una ventana emergente que muestre que estás monitorizando la situación actual y proporcionando actualizaciones. Puedes ir más allá y desarrollar páginas dedicadas específicamente a contenido relacionado con la pandemia.

PETA, por ejemplo, tiene toda una sección de blog dedicada a temas de COVID-19, con artículos que van desde temas como el origen del virus (mercados húmedos en China) hasta la adopción de una mascota durante el período de confinamiento.

Aquí tienes un gran extracto de uno de sus blogs: La vida después del confinamiento: nuestra oportunidad de reconstruir el mundo.

En los últimos siglos, y especialmente en las últimas décadas, la humanidad ha logrado grandes avances en ser más compasiva, valorar la justicia y la libertad, y promover y salvaguardar los derechos de todos los seres humanos. Sin embargo, en nuestra ferviente búsqueda de prosperidad, muchos de nosotros no hemos reconocido una verdad simple: somos una especie entre millones. Cada elección que hacemos, desde la comida que comemos y la ropa que vestimos hasta la forma en que nos entretenemos, tiene un impacto en el planeta y en los animales con los que lo compartimos.

Cuando salgamos del confinamiento, debemos esforzarnos por solucionar los problemas que hemos creado y mostrar a la Madre Naturaleza y a nuestros compañeros animales el respeto que merecen.

Aquí, PETA ha demostrado cómo su organización se ve afectada y es relevante para ellos, ofreciendo a sus audiencias información clara sobre cómo apoyarles durante la pandemia.

Aquí tienes otro buen ejemplo de una organización sin fines de lucro que crea contenido y comunicaciones en torno a la crisis de COVID-19.

The Innocence Project, una organización benéfica que exonera a los condenados injustamente mediante pruebas de ADN y reforma el sistema de justicia penal para prevenir futuras injusticias, ha creado una página sobre la pandemia. Allí, tienen contenido clave sobre cómo la crisis está afectando su trabajo y cómo todavía puedes hacer tu parte para ayudar.

Aquí hay un gran ejemplo de cómo un exculpado del corredor de la muerte aboga por el apoyo a otros durante la pandemia de COVID-19.

La crisis de COVID-19 (coronavirus) ha creado nuevos desafíos para los exculpados y la necesidad de arreglar las leyes de compensación de Florida es ahora más urgente que nunca. La semana pasada, organizamos un ayuntamiento virtual para discutir el impacto de esta pandemia en los exculpados de Florida y los inocentes que permanecen tras las rejas. 

“Cuando escuché por primera vez sobre COVID-19, me entristeció pensar en todas las personas que todavía están encarceladas, ya que no hay buena atención médica en la prisión. No he escuchado exactamente cuántos casos positivos de coronavirus hay actualmente en prisión, pero sé por experiencia personal lo horrible que es el sistema médico. Nunca tienen lo necesario para tratar a las personas y nunca le dan la importancia que requieren ciertos casos.” 

Cuando se trata de sus campañas de marketing por correo electrónico, deberá comunicarse con sus partidarios a medida que la situación se desarrolle. Asegúrese de enviar mensajes regulares y continuos, ya que los que tardan demasiado podrían dañar su reputación y la confianza de su audiencia. 

Aquí hay un gran correo electrónico de Heifer sobre cómo les está afectando la crisis.

Recuerde, en general, las comunicaciones y el contenido sobre COVID-19 variarán según el tipo de organización sin fines de lucro que dirija, pero todas las organizaciones pueden basarse en sus causas, misiones y ofertas para ser un verdadero motor del bien. Utilice estos ejemplos como inspiración y observe qué tipo de comunicaciones envían otras organizaciones sin fines de lucro que admira.

4. Considere el contenido.

Su mensaje debe ser claro, conciso y sensible a nivel emocional, así que cree un esquema del contenido que enviará. Mantenga una lista continua de los puntos clave que desea compartir y priorice qué mensajes son los más urgentes. 

No querrá comunicar demasiados mensajes en un solo correo electrónico, así que prográmelos y asegúrese de que cada correo electrónico tenga un enfoque claro.

5. Consulte regularmente con su equipo de comunicaciones.

Quienquiera que esté creando comunicaciones sobre la crisis de COVID-19, asegúrese de que esté comprometido y al tanto. Establezca reuniones regulares para revisar las comunicaciones para corrección de pruebas y tono de voz general, así como claridad y coherencia. Si es solo un equipo de una sola persona el que configura todo el contenido y las comunicaciones, puede ser útil tener otra persona que lo revise: pídale a un amigo o familiar que corrija su contenido.

Aquí hay algunos consejos adicionales a tener en cuenta al establecer puntos de comunicación sobre la pandemia de COVD-19.

Mantenga la empatía.

Asegúrese de que su tono de voz y su mensaje sigan siendo empáticos, desde la línea de asunto hasta la llamada a la acción. 

Sea transparente.

Es vital que se mantenga honesto con las personas, desde los empleados hasta los partidarios. Si no tiene la respuesta a una pregunta, no se sienta tentado a inventarla o a decirles a las personas lo que cree que quieren escuchar.

No fomente el pánico.

Donde la gente tiende a consumir una gran cantidad de noticias y redes sociales, es fácil que entren en pánico. No contribuyas a ello; en su lugar, utiliza tus campañas como una forma de mantener a los simpatizantes centrados en seguir haciendo el bien en el mundo a pesar de la pandemia.

Asegúrate de que la comunicación sea una calle de doble sentido.

Es genial enviar boletines informativos y ofrecer comunicaciones sobre el tema en tu sitio web, pero también ofrece espacio para responder preguntas de tus audiencias, como mediante el uso de un servicio de chat web o una dirección de correo electrónico para responder consultas.

Conclusión

Este es un momento como ninguno que hayamos experimentado antes, por lo que la buena comunicación es muy importante. Sin ella, corres el riesgo de perder el contacto con tus simpatizantes, miembros del equipo y partes interesadas, así como valiosas fuentes de recaudación de fondos que serán especialmente críticas durante una pandemia. Por lo tanto, crea un plan de comunicación sólido, elabora contenido digital relevante en tu sitio web sobre cómo y dónde estás abordando causas a pesar de (o a la luz de) la nueva situación, y mantén informados a tus simpatizantes a través de tus campañas de marketing por correo electrónico. 

Asegúrate de que tu tono de voz sea firme y tranquilo durante este tiempo también: evita ser parte de la ola de pánico masivo que muchos de tus simpatizantes experimentarán de otras fuentes. Frente a los demás, sé una voz de la razón, ¡y muestra a tu audiencia por qué ahora, más que nunca, es un buen momento para apoyar tus causas!