Toutes les organisations à but non lucratif commencent de la même manière. Vous devez accepter des dons en ligne, alors vous cherchez un plugin, trouvez quelque chose de simple et gratuit, installez-le, et c'est fait. Le formulaire fonctionne. Les dons arrivent. C'est une victoire.
Mais quelques mois plus tard, un membre du conseil demande un rapport sur les dons. Un donateur appelle pour obtenir une preuve de ses contributions pour ses impôts. Vous voulez lancer une deuxième campagne et vous n'avez aucune idée de la performance de la première. Soudain, un formulaire qui « fonctionne tout simplement » ne fonctionne plus du tout.
La vérité est que recevoir un don est la partie facile. Tout ce qui suit est là où les organisations à but non lucratif construisent quelque chose de durable ou restent bloquées, à se débattre.
Dossiers des donateurs, historique des dons, reçus fiscaux, performance des campagnes, rapports prêts pour le conseil : rien de tout cela ne se trouve dans un simple plugin de formulaire de don. Vous avez ajouté un champ de paiement à votre site Web. Ce n'est pas un système de collecte de fonds.
C'est là le fossé qui coûte aux organisations à but non lucratif du temps, de la crédibilité et la confiance des donateurs. Et c'est entièrement évitable si vous choisissez les bons outils dès le départ.
Un simple formulaire de don ne fait qu'une seule chose
Pour être juste, les plugins de formulaire de don simples font ce qu'ils disent. Vous intégrez un formulaire, quelqu'un le remplit, et l'argent passe de son compte au vôtre. Pour de nombreuses organisations à but non lucratif, cela suffit pour avoir l'impression que le travail est terminé.
Et au tout début, cela peut être le cas. Si vous êtes tout nouveau, que vous menez votre première campagne et que vous avez juste besoin de prouver que le concept fonctionne, un formulaire basique vous y mènera. Il n'y a rien de mal à commencer simplement.
Le problème, c'est ce qui vient ensuite.
Parce que la collecte de fonds n'est pas une transaction unique. C'est une relation. Et une relation demande de la mémoire. Elle demande de l'historique. Elle demande la capacité de regarder en arrière, de comprendre ce qui s'est passé et d'utiliser ces informations pour aller de l'avant. Un formulaire de don n'a rien de tout cela. Il est sans état. Une fois le paiement effectué, le formulaire oublie tout.
Vous vous retrouvez avec un tableau de bord Stripe ou PayPal rempli de transactions, aucune connexion à votre site Web, aucun profil de donateur, et aucun moyen de répondre aux questions les plus basiques sur votre propre collecte de fonds.
Le mur auquel toute organisation à but non lucratif se heurte
Cela ne prend généralement pas longtemps avant que les limites ne deviennent évidentes. Voici à quoi cela ressemble en pratique.
« Pouvez-vous extraire la liste des donateurs pour cette campagne ? »
Avec un simple plugin de formulaire, il n'y a pas de liste de donateurs à extraire. Il y a des enregistrements de paiement dans votre processeur de paiement, mais ils ne sont pas organisés par campagne, ils n'incluent pas les champs personnalisés que vous avez collectés sur votre formulaire, et ils ne sont pas recherchables de manière significative. Vous passez un après-midi à exporter des CSV et à assembler les choses manuellement.
« Nous devons envoyer les reçus fiscaux de fin d'année. »
Les lettres d'accusé de réception de dons sont une exigence légale pour les dons dépassant un certain montant aux États-Unis. Un plugin de formulaire basique ne les génère pas. Vous devez revenir sur chaque transaction, faire correspondre les noms aux e-mails, et soit rédiger des e-mails individuels, soit trouver une solution de publipostage. C'est des heures de travail qui devraient prendre quelques minutes.
« Comment notre dernière campagne a-t-elle performé ? »
Vous avez collecté de l'argent. Au-delà de cela, cela devient flou. Vous ne savez pas combien de donateurs uniques ont donné, combien étaient des donateurs récurrents, quelle était la taille moyenne de vos dons, ou quelle page de campagne a mieux converti. Vous avez un chiffre. Vous n'avez pas de vision.
« Nous avons un donateur majeur qui pose des questions sur son historique de dons. »
Vous n'avez aucun endroit centralisé pour rechercher cela. Vous consultez votre processeur de paiement, peut-être recoupez-vous certains e-mails, et espérez ne rien avoir manqué. Cela ne fait pas bonne impression devant quelqu'un qui soutient votre mission depuis des années.
Ce ne sont pas des cas limites. Ce sont les exigences normales et récurrentes de la gestion d'une organisation à but non lucratif. Un simple formulaire de don ne peut répondre à aucune d'entre elles.
Le vrai travail de gestion d'une organisation à but non lucratif nécessite de vraies données
Il existe une version de la collecte de fonds pour les organisations à but non lucratif qui vit entièrement dans les feuilles de calcul, les processus manuels et l'espoir. De nombreuses organisations fonctionnent ainsi plus longtemps qu'elles ne le devraient, en rafistolant les choses parce qu'elles ont commencé avec les mauvais outils, et qu'il n'a jamais semblé être le bon moment pour changer.
Mais voici ce que les opérations durables des organisations à but non lucratif exigent réellement sur une base régulière.
Des dossiers de donateurs fiables
Chaque don doit être rattaché à un profil de donateur. Pas seulement une transaction dans un processeur de paiement, mais un vrai dossier qui comprend le nom du donateur, ses coordonnées, son historique de dons à travers chaque campagne, et toutes les notes ou communications que vous avez eues avec lui. C'est le fondement sur lequel tout le reste est construit.
Sans cela, vous n'avez pas de donateurs. Vous avez une liste de transactions par carte de crédit ponctuelles.
Une documentation fiscale qui ne prend pas toute la journée
Les relevés de dons de fin d'année, les e-mails de reçus individuels, la documentation pour votre comptable : ceux-ci devraient être générés automatiquement à partir de vos dossiers de dons. Les données sont déjà là. Vos outils devraient faire le travail.
Des rapports que votre conseil d'administration peut réellement lire
Votre conseil d'administration a besoin de voir les progrès. Cela signifie les totaux des campagnes, le nombre de donateurs, les taux de dons récurrents et les comparaisons d'une année sur l'autre. Si vous devez compiler manuellement cela avant chaque réunion du conseil, vous perdez des heures en travail administratif au lieu de travail axé sur la mission. Et si les chiffres sont erronés parce que quelque chose a échappé à votre processus manuel, vous perdez votre crédibilité au pire moment.
Une communication avec les donateurs qui semble personnelle
Les donateurs veulent savoir que leur argent sert à quelque chose. Les organisations qui conservent les donateurs sur le long terme sont celles qui peuvent faire un suivi avec des détails : voici ce que votre don a aidé à accomplir, voici où nous allons, et voici ce dont nous avons besoin ensuite. Ce type de communication nécessite de savoir qui a donné, combien et quand. Un plugin de formulaire ne peut pas vous fournir cela.
À quoi ressemble réellement une gestion de donateurs évolutive
La différence entre un formulaire de don et une plateforme de collecte de fonds est l'infrastructure. L'un collecte de l'argent. L'autre construit la base sur laquelle votre organisation grandit.
Voici à quoi ressemble cette infrastructure lorsqu'elle fonctionne correctement.
- Chaque don est automatiquement lié à un profil de donateur. Lorsqu'une personne donne pour la première fois, un profil est créé. Lorsqu'elle donne à nouveau, son historique est mis à jour. Vous pouvez voir toutes les campagnes auxquelles elle a contribué, le montant total de ses dons au fil du temps, et toute communication que vous avez eue avec elle, le tout au même endroit.
- Vos campagnes génèrent des rapports concrets. Combien de dons ont été reçus ? Le montant total collecté. La taille moyenne des dons. La fidélisation des donateurs d'une campagne à l'autre. Vous devriez pouvoir répondre à ces questions en quelques secondes, et non après une session sur tableur.
- Les reçus et la documentation fiscale sont gérés automatiquement. Les donateurs reçoivent des e-mails de confirmation immédiats. Les relevés de fin d'année peuvent être générés en masse. Votre comptable reçoit des enregistrements clairs et exportables. Personne ne fait cela manuellement.
- Vos données résident là où vous pouvez les utiliser. Pas enfermées dans un processeur de paiement auquel vous devez vous connecter séparément. Pas dispersées sur trois outils différents. Sur votre propre site Web, attachées à vos propres enregistrements, disponibles à l'exportation quand vous en avez besoin.
- Le système évolue avec vous. Que vous lanciez une campagne par an ou vingt, que vous gériez cent donateurs ou dix mille, vos outils doivent s'adapter sans que vous ayez à mettre à jour manuellement vos propres processus.
Pourquoi Charitable est conçu pour le long terme
Charitable a été spécialement conçu pour les organisations à but non lucratif et les collecteurs de fonds qui ont besoin de plus qu'un simple formulaire de paiement. C'est une plateforme complète de collecte de fonds qui relie vos formulaires de don à vos enregistrements de donateurs, à vos rapports, à vos reçus et à tout ce qui fait fonctionner une opération de collecte de fonds.
Lorsqu'une personne fait un don via un formulaire Charitable, ce don est automatiquement enregistré. Un profil de donateur est créé ou mis à jour. Un reçu est envoyé. Les totaux de la campagne sont mis à jour. Vous n'avez rien de plus à faire.
Premièrement, vous pouvez ajouter de simples formulaires de don comme celui-ci :
Ou vous pouvez lancer des campagnes époustouflantes avec des images, des arrière-plans, des descriptions, ainsi qu'un objectif, un compte à rebours de campagne et une barre de progression. Lorsque votre campagne se termine, vous pouvez même afficher de superbes feux d'artifice.
Tout cela peut être fait en cliquant sur des boutons. Il n'y a aucun codage impliqué. Ceci n'est que la partie visible.
En arrière-plan, Charitable fait tout pour vous. Lorsqu'un don est collecté, un reçu (que vous pouvez personnaliser) est envoyé instantanément au donateur.
Ensuite, un enregistrement est créé, soigneusement organisé et stocké pour vous. Vous pouvez y accéder sur une seule page comme celle-ci :
Chaque enregistrement peut être modifié ou supprimé. Vous pouvez même ajouter manuellement de nouveaux enregistrements. Ainsi, par exemple, vous avez reçu un don en espèces. Charitable vous permet d'entrer un enregistrement pour celui-ci. De cette façon, vous disposez d'un tableau de bord centralisé pour tous les dons. Vos rapports et enregistrements sont complets et prêts à être exportés lorsque vous en avez besoin.
Depuis votre tableau de bord, vous pouvez voir exactement comment se déroule votre collecte de fonds :
- Total des dons
- Nombre de donateurs
- Répartition par campagne
- Rapports sur les dons récurrents
Lorsque vous vous asseyez pour préparer une réunion du conseil d'administration ou classer vos documents de fin d'année, les données ne sont pas seulement là. Elles sont organisées, présentées dans des mises en page professionnelles, et prêtes à être exportées et envoyées.
Charitable vous donne également la flexibilité d'organiser le type de collecte de fonds que votre organisation effectue réellement. Voici quelques fonctionnalités avancées :
- Campagnes multiples
- Profils des donateurs
- Gestion des dons
- Reçus annuels
- Tableau de bord des donateurs
- Collecte de fonds pair-à-pair
- Dons récurrents
- Options de réduction des frais
- Récupération des dons
- Champs de formulaire personnalisés pour collecter les informations dont vous avez besoin
- Passerelles de paiement qui fonctionnent dans votre pays
Il est conçu pour gérer la complexité réelle de la collecte de fonds pour les organisations à but non lucratif, pas seulement sa version la plus simple possible.
Et comme Charitable fonctionne sur WordPress, vos données restent sur votre propre site Web. Vous n'êtes pas enfermé dans une plateforme propriétaire, ne payez pas de frais de plateforme sur chaque don, ou ne cédez pas le contrôle de vos relations avec les donateurs à un tiers.
Ce à quoi vous choisissez réellement
Lorsque vous choisissez un plugin de formulaire de don plutôt qu'une plateforme comme Charitable, vous ne choisissez pas seulement des outils plus simples. Vous choisissez un plafond.
Les formulaires de don simples sont rapides à configurer et faciles à comprendre. C'est un atout précieux au tout début. Mais ils ne grandissent pas avec vous. Chaque nouveau besoin, qu'il s'agisse d'un reçu fiscal, d'un rapport de donateur ou d'une campagne de dons récurrents, devient un processus manuel que vous devez résoudre par vous-même.
Charitable demande un peu plus de configuration au départ car il fait plus. Mais chaque heure que vous investissez au début vous rapporte de nombreuses heures que vous ne passerez pas à effectuer un travail manuel plus tard. Plus important encore, il vous donne les bases pour développer réellement votre base de donateurs, fidéliser vos donateurs actuels et mener des campagnes qui se complètent au lieu de repartir de zéro à chaque fois.
Vous ne choisissez pas seulement entre deux plugins. Vous choisissez entre une opération de collecte de fonds qui évolue et une qui reste petite.
Commencer avec Charitable
Si vous utilisez toujours un formulaire de don basique pour votre organisation à but non lucratif, le moment est venu de changer. Non pas parce que votre configuration actuelle est défectueuse, mais parce que vous méritez des outils qui soutiennent réellement le travail que vous faites.
Charitable vous offre des formulaires de don, la gestion des donateurs, des rapports de campagne, des reçus automatiques et la flexibilité de croissance. Tout ce dont vous avez besoin pour gérer une véritable opération de collecte de fonds, sans le travail manuel lié à l'assemblage d'outils qui n'étaient pas censés fonctionner ensemble.
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