Prérequis : 

• Charitable Pro 1.8.16+
• Ambassadeurs Caritatifs 3.4.0+

La plupart des programmes de collecte de fonds entre pairs ne sont pas des événements ponctuels – ils reviennent chaque année. Le même marathon, le même gala, la même journée de dons. Le problème est que « revenir » signifie généralement recommencer à zéro : reconstruire la campagne, recruter à nouveau les collecteurs de fonds de l'année précédente à partir de zéro, et perdre silencieusement les donateurs mensuels qui étaient associés à des pages qui n'existent plus.

Les Saisons d'Ambassadeurs règlent ce problème. Elles vous permettent de relancer la même campagne année après année tout en conservant l'élan que vous avez déjà construit. Lorsqu'une saison se termine, vos collecteurs de fonds et équipes participants peuvent continuer dans la nouvelle saison en un clic. Leur page est conservée – histoire, photo et objectif, selon votre choix – leur adresse web reste la même, leurs donateurs récurrents les suivent, et la page de l'année précédente est archivée en lecture seule afin que son historique ne soit jamais perdu.

Quand l'utiliser

• Un événement annuel. Un 5 km, un gala ou une journée de dons annuelle qui se déroule chaque année au même moment du calendrier avec une liste familière de collecteurs de fonds.
• Une campagne avec des donateurs mensuels. Lorsque les supporters effectuent des dons récurrents via la page d'un collecteur de fonds, vous ne voulez pas que ces dons soient perdus lorsque la campagne est réinitialisée. Les Saisons les déplacent automatiquement vers la nouvelle saison.
• Une structure d'équipe récurrente. Des équipes d'entreprise, des classes scolaires ou des groupes de sections qui reviennent chaque année et souhaitent conserver leur classement et leurs membres au lieu de tout reconstruire.

Pourquoi cela est important pour votre organisation à but non lucratif

Le levier le plus important en matière de collecte de fonds entre pairs n'est pas l'acquisition de nouveaux collecteurs de fonds – c'est la rétention de ceux que vous avez déjà. Un collecteur de fonds qui a mené une campagne pour vous l'année dernière connaît déjà votre cause, a déjà un réseau prêt à donner, et a déjà collecté de l'argent une fois. Le faire revenir pour une deuxième année vaut plusieurs nouveaux contacts à froid, et cela ne vous coûte presque rien.

Mais la rétention est là où la plupart des programmes fuient silencieusement. Le schéma typique ressemble à ceci : l'événement se termine, la campagne devient dormante, et onze mois plus tard, quelqu'un crée une toute nouvelle campagne pour l'année suivante. Les collecteurs de fonds de l'année dernière reçoivent un e-mail générique « nous sommes de retour ! », atterrissent sur une page vierge et doivent tout recréer de mémoire. De manière prévisible, la plupart d'entre eux ne le font pas. Ceux qui le font reviennent avec moins d'enthousiasme qu'ils n'en avaient, car la friction leur a rappelé la quantité de travail que cela représente.

Les Saisons éliminent complètement cette friction. Au lieu de demander à un collecteur de fonds participant de recommencer, vous lui envoyez une simple invitation « continuer ». Un clic, et sa page est de retour – l'histoire qu'il a écrite, la photo qu'il a choisie, son objectif – prête à accepter des dons sous le même lien qu'il a partagé l'année dernière. La différence psychologique est énorme : continuer quelque chose que l'on a déjà construit donne l'impression d'une victoire, tandis que reconstruire à partir de zéro donne l'impression d'une corvée.

La pièce du donateur mensuel est tout aussi importante, et c'est la partie que la plupart des plateformes font mal. Lorsqu'un sympathisant met en place un don récurrent via la page d'un collecteur de fonds, cette relation est précieuse et fragile. Si la page disparaît à la fin de la saison, le don échoue ou est orphelin, et vous avez perdu un donateur que vous avez travaillé dur pour gagner. Seasons traite ces donateurs récurrents comme des clients de première classe : lorsqu'un collecteur de fonds continue, ses donateurs mensuels sont automatiquement transférés vers la page de la nouvelle saison. Lorsqu'un collecteur de fonds ne revient pas, vous décidez à l'avance de ce qu'il advient de ses donateurs, de sorte qu'aucun don récurrent ne passe à travers les mailles du filet.

Quelques conseils pratiques pour tirer le meilleur parti de Seasons :

• Définissez vos paramètres de report par défaut une fois, avant d'ouvrir la saison. Décidez de ce qui est reporté (histoire, photo, objectif) et de ce qu'il advient des donateurs qui ne reviennent pas, lorsque vous êtes calme et que vous planifiez, pas dans la précipitation de la semaine de lancement.
• Donnez aux collecteurs de fonds une vraie date limite. L'e-mail de rappel fait son meilleur travail lorsqu'il y a une date de « continuation avant le » réelle. Une saison avec une clôture ouverte a tendance à dériver ; une saison avec une date limite crée la petite urgence qui incite les gens à cliquer.
• Commencez par le résultat de l'année dernière. Lorsque vous invitez un collecteur de fonds à continuer, rappelez-lui ce qu'il a accompli (« Vous avez collecté 2 400 $ l'année dernière pour 38 enfants »). Continuer un succès est un oui beaucoup plus facile que de commencer une page vierge.
• Fermez la saison délibérément, pas silencieusement. Utilisez l'aperçu de clôture pour voir exactement qui continue et qui ne continue pas avant de l'appliquer. Cette liste est également votre liste de réengagement chaleureuse pour la prochaine fois.

Où le trouver

Admin WordPress > Charitable > Ambassadeurs > Autre > Saisons

Seasons se trouve dans le sous-onglet Autre des paramètres des Ambassadeurs. La première fois que vous y accédez, vous verrez une courte explication et une seule bascule. Tout le reste reste caché jusqu'à ce que vous activiez la fonctionnalité.

L'activer

Seasons est optionnel et actuellement marqué Bêta. Cliquez sur la bascule Activer Seasons et confirmez – l'activer pour la première fois crée une petite table de base de données personnalisée (charitable_ambassadors_season_state) qui suit l'état de report de chaque saison. Désactiver la fonctionnalité plus tard ne supprime pas vos campagnes ou vos dons.

Une fois activé, le reste des paramètres apparaît.

Paramètres de report par défaut

Sous Paramètres de report par défaut, trois bascules contrôlent ce qui est pré-rempli sur la page d'un collecteur de fonds lorsqu'il continue dans une nouvelle saison :

• Histoire – pré-remplir le texte de l'histoire du collecteur de fonds de la saison précédente.
• Photo – pré-remplir la photo d'en-tête du collecteur de fonds de la saison précédente.
• Objectif – pré-remplir l'objectif de collecte de fonds de la saison précédente.

Les trois sont activés par défaut. Un collecteur de fonds qui continue peut toujours modifier l'un de ces éléments avant de publier – le report signifie simplement qu'il commence à partir de l'année dernière au lieu de partir de zéro.

Donateurs non-revenants

Tous les collecteurs de fonds ne reviennent pas. Le paramètre Donateurs non-revenants décide de ce qui arrive à un donateur récurrent (mensuel) dont le collecteur de fonds ne continue pas dans la nouvelle saison. Vous avez trois choix :

• Déplacer les dons futurs vers la campagne parente (par défaut) – le don mensuel du donateur continue, maintenant crédité à la campagne parente au lieu de la page de collecte de fonds retirée. Le donateur continue de donner ; vous conservez les revenus.
• Laisser sur la page archivée – le don reste attaché à la page de collecte de fonds archivée de l'année dernière. Utile si vous souhaitez que le dossier historique reste parfaitement intact.
• Suspendre l'abonnement – le don récurrent est suspendu afin que rien ne soit facturé jusqu'à ce que vous ou le donateur ne le redémarriez. L'option la plus conservatrice.

Quel que soit votre choix ici, il sera appliqué à la clôture de la saison, et uniquement aux donateurs dont le collecteur de fonds n'est pas revenu.

Notifications

Les saisons peuvent envoyer jusqu'à quatre e-mails. Chacun est une bascule, vous pouvez donc désactiver n'importe lequel d'entre eux :

• E-mail de continuation de saison – une confirmation envoyée à un collecteur de fonds après qu'il ait confirmé qu'il continue.
• E-mail de rappel de saison – un coup de pouce aux collecteurs de fonds qui n'ont pas encore confirmé. Utilisez Délai de rappel (jours) pour définir combien de jours avant la date limite de la saison il est envoyé.
• Avis au donateur à la clôture – informe les donateurs récurrents lorsqu'une saison se termine et que leur collecteur de fonds n'a pas indiqué s'il allait continuer.
• E-mail de résumé de clôture admin – envoyé à vos administrateurs de site lorsqu'une saison se termine, listant qui a continué et qui n'a pas continué.

Configuration de la campagne de l'année prochaine

Chaque nouvelle saison est une campagne qui renvoie à la précédente. Sur l'écran de modification de la campagne, vous trouverez une boîte Saison :

• Activer les saisons pour cette campagne – inclure cette campagne spécifique dans la chaîne de saisons.
• Campagne prédécesseur – la saison précédente que cette campagne suit. C'est le lien qui permet aux collecteurs de fonds et aux donateurs de continuer.
• Libellé de saison – un nom court pour la saison (une année, un nom ou un numéro). Les collecteurs de fonds le voient dans leurs invites de continuation.
• Dates de saison – Ouverture et Clôture facultatives date/heure. Laissez-les vides pour ouvrir et fermer la saison manuellement.
• Champs de report – la version par campagne des valeurs par défaut de report ci-dessus.

Une fois la saison ouverte, les collecteurs de fonds éligibles de la campagne prédécesseur sont invités à continuer.

Ce que voient vos collecteurs de fonds

Un collecteur de fonds qui revient reçoit une invitation à continuer avec un lien personnel. Cliquer dessus l'amène à un court écran de confirmation qui montre ce qu'il a collecté la dernière fois et ce qui sera reporté. Il peut :

• Continuer – leur page est recréée dans la nouvelle saison avec les champs que vous avez choisis de reporter, sous la même adresse web. Leurs donateurs récurrents les suivent.
• Continuer plus tard – ils conservent l'invitation et peuvent y donner suite avant la date limite ; l'e-mail de rappel les relancera.
• Refuser – ils laissent leur page prendre fin à la fin de la saison.

L'ensemble du processus se fait en un clic pour le cas le plus courant. Rien n'est publié en leur nom sans leur confirmation.

Clôturer une saison

Lorsqu'une saison se termine, sa clôture est une étape examinée et délibérée – jamais une action groupée silencieuse. Depuis la campagne de la saison, vous trouverez un Aperçu de clôture de saison qui montre combien de collecteurs de fonds continuent, combien ne continuent pas, et combien de dons récurrents sont affectés, avant que quoi que ce soit ne se produise.

Lorsque les chiffres sont corrects, cliquez sur Appliquer la clôture de saison. Charitable archivera ensuite les pages des collecteurs de fonds qui ne reviennent pas en lecture seule et appliquera votre règle Donateurs ne revenant pas à leurs dons récurrents. Les collecteurs de fonds qui continuent ne sont pas affectés – ils sont déjà passés à la suite. Si vous l'avez activé, l'e-mail Résumé de clôture Admin atterrira dans votre boîte de réception avec le détail complet.

Un flux annuel typique

1. Planifier. Définissez vos Paramètres par défaut de report et votre politique de Donateurs ne revenant pas sous Ambassadeurs > Autre > Saisons.
2. Créer la campagne de l'année prochaine et pointez sa Campagne prédécesseur sur celle de l'année dernière. Donnez-lui une Étiquette de saison et, facultativement, des dates d'ouverture/clôture.
3. Ouvrir la saison. Les collecteurs de fonds qui reviennent reçoivent leur invitation à continuer ; des rappels sont envoyés à l'approche de la date limite.
4. Les collecteurs de fonds continuent en un clic – les pages et les donateurs mensuels sont reportés.
5. Clôturer la saison. Examinez l'aperçu, appliquez la clôture, et les pages de l'année dernière qui ne reviennent pas sont archivées proprement tandis que leurs donateurs sont gérés par votre règle.

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Référence du développeur

Exigences

Saisons nécessite Charitable Pro 1.8.16+ et Charitable Ambassadors 3.4.0+. L'activation de la fonctionnalité crée une table personnalisée {$wpdb->prefix}charitable_ambassadors_season_state ; la version du schéma est suivie dans l'option charitable_ambassadors_seasons_schema_version, et une piste d'audit légère est conservée dans l'option charitable_ambassadors_seasons_log.

Paramètres (options)

Tous les paramètres sont stockés sous charitable_settings['ambassadors'] et lus avec charitable_get_option( array( 'ambassadors', '<key>' ) ) :

Clé	Signification
seasons_enabled	Interrupteur principal.
seasons_carry_forward_story / _photo / _goal	Paramètres par défaut de report par champ (chacun est un interrupteur, activé par défaut).
seasons_nonreturning_policy	move_to_parent (par défaut), leave_on_archived, ou pause.
seasons_continue_email_enabled	Envoyer l'e-mail de confirmation de continuation.
seasons_reminder_email_enabled	Envoyer l'e-mail de rappel.
seasons_reminder_days	Jours avant la date limite pour envoyer le rappel.
seasons_donor_notice_enabled	Notifier les donateurs récurrents à la clôture.
seasons_admin_summary_enabled	Envoyer le récapitulatif de clôture aux administrateurs.

Le report défini pour une campagne spécifique est lu via Charitable_Ambassadors_Season::get_carry_forward(), qui renvoie le sous-ensemble activé de ['story','photo','goal'] (les métadonnées par campagne _ambassadors_season_carry_forwardremplacent les commutateurs globaux lorsqu'ils sont définis).

Actions

Déclenché pendant le cycle de vie de la saison pour que vous puissiez étendre le comportement :

• charitable_ambassadors_season_closed – après l'application d'une clôture de saison.
• charitable_ambassadors_fundraiser_continued – un collecteur de fonds a continué dans la nouvelle saison.
• charitable_ambassadors_fundraiser_declined – un collecteur de fonds a refusé de continuer.
• charitable_ambassadors_team_continued – une équipe a continué dans la nouvelle saison.
• charitable_ambassadors_recurring_moved – un don récurrent a été déplacé conformément à la politique de non-renouvellement.

Filtres

• charitable_ambassadors_season_close_chunk_size – taille du lot pour le traitement d'une clôture (par défaut 25).
• charitable_ambassadors_notifications_enabled – porte principale pour les notifications des Ambassadeurs, y compris les événements de saison.
• charitable_recurring_donations_page_url – l'URL utilisée pour lier un donateur à ses dons récurrents.

E-mails

Les quatre e-mails transactionnels sont enregistrés avec ces identifiants (remplacez leurs modèles à partir de your-theme/charitable/emails/) :

• season_continue – confirmation de continuation au collecteur de fonds.
• season_reminder – rappel aux collecteurs de fonds qui n'ont pas confirmé.
• season_donor_notice – avis aux donateurs récurrents à la clôture.
• season_admin_summary – récapitulatif de clôture aux administrateurs du site.

Notes sur le modèle de données

• Le lien de continuation de saison transporte un jeton à usage unique stocké dans les métadonnées de l'utilisateur ; il redirige le collecteur de fonds vers l'écran de confirmation mais n'est pas lui-même un portail d'autorisation – la publication de confirmation revérifie la propriété et l'éligibilité.
• La continuation d'une collecte de fonds clone en profondeur les données du constructeur du prédécesseur (campaign_settings_v2) vers la nouvelle page et les réécrit dans la nouvelle campagne ; la date de fin de la campagne parente est héritée afin que le "nombre de jours restants" reste cohérent dans toute la chaîne.