Jeden Januar stehen gemeinnützige Administratoren vor der gleichen Aufgabe: Sie müssen Spendenbelege für das ganze Jahr an jeden Spender verteilen, bevor die Steuersaison beginnt. Bisher bedeutete dies, Tabellenkalkulationen zu exportieren, einzelne E-Mails zu schreiben oder Spender anzuweisen, ihre eigenen Belege herunterzuladen.

Mit Annual Receipts 2.0.0 übernimmt Charitable Pro den gesamten Prozess für Sie mit einem geführten Assistenten, intelligenter Stapelverarbeitung und einer vollständigen Audit-Trail.

Warum automatisierte Jahresbelege für die Spenderbindung wichtig sind

Jahresbelege sind mehr als ein Steuerdokument. Sie sind ein Kontaktpunkt, der die Spender an die Wirkung erinnert, die sie erzielt haben. Ein zeitnaher, professioneller Beleg stärkt das Vertrauen und erleichtert es den Spendern, ihre steuerliche Abzugsfähigkeit geltend zu machen. Wenn Belege verspätet oder gar nicht ankommen, bemerken die Spender dies. Die Automatisierung dieses Prozesses bedeutet, dass jeder Spender seinen Beleg pünktlich und jedes Jahr erhält, ohne manuellen Aufwand Ihrerseits.

Senden Sie Belege an Hunderte von Spendern, ohne WordPress zu verlassen

Der neue Massenversand-Assistent befindet sich direkt in Ihren Einstellungen für Jahresbelege. Wählen Sie ein Geschäftsjahr, überprüfen Sie Ihre Spenderliste und senden Sie. Der Assistent führt Sie durch drei Schritte: Konfigurieren, Überprüfen und Senden.

📧 Ein-Klick-Jahresendversand: Wählen Sie ein Jahr, klicken Sie auf Senden, und jeder berechtigte Spender erhält eine personalisierte E-Mail mit einem Link zu seinem Jahresbeleg.

🎯 Kampagnenausschluss: Verschieben Sie Veranstaltungsanmeldungen, Merchandise-Artikel oder nicht abzugsfähige Kampagnen in die Ausschlussliste, damit diese Spenden niemals auf Belegen erscheinen.

🔍 Testlaufmodus: Simulieren Sie den gesamten Versand, ohne eine einzige E-Mail zu versenden. Sehen Sie genau, wer einen Beleg erhalten würde, wer übersprungen wird und warum, bevor Sie sich festlegen.

Sehen Sie es in Aktion

Entwickelt für reale E-Mail-Infrastrukturen

Nicht jede gemeinnützige Organisation betreibt einen dedizierten E-Mail-Server. Charitable erkennt Ihre SMTP-Konfiguration und passt sich automatisch an.

⚡ SMTP-fähige Stapelverarbeitung: Das System erkennt WP Mail SMTP, FluentSMTP und Post SMTP und passt dann die Stapelgrößen und Verzögerungen an, um die Limits Ihres Anbieters einzuhalten.

🛡️ Tägliche Limit-Schutz: Verwenden Sie Gmail oder einen anderen Anbieter mit einem Tageslimit? Charitable pausiert den Versand automatisch und setzt ihn am nächsten Tag fort. Keine E-Mails gehen verloren, keine Anbieter-Sperrungen.

✅ Pre-Flight-Systemprüfungen: Bevor Sie eine einzige E-Mail senden, überprüft der Assistent Ihre E-Mail-Konfiguration, die Cron-Verfügbarkeit, den Protokollierungsstatus und die Spenderanzahl. Probleme werden mit direkten Links zur Behebung gekennzeichnet.

Jeder Versand hinterlässt eine vollständige Audit-Trail

Gemeinnützige Organisationen benötigen Aufzeichnungen. Jeder gesendete, übersprungene oder fehlgeschlagene Beleg wird an zwei Stellen protokolliert: in Ihrem systemweiten Protokoll unter Tools und im Profil des einzelnen Spenders.

📋 Systemprotokoll: Filtern Sie nach „Jahresbelege“ unter Tools > Protokolle, um jedes Sendeereignis mit Spendernamen, Daten und Gründen für Überspringungen oder Fehler anzuzeigen.

👤 Spendertagebuch: Auf der Registerkarte „Logs“ jedes Spenders wird genau angezeigt, wann seine Quittung per E-Mail gesendet wurde und der Gesamtspendenbetrag. Kein Raten, kein Durchsuchen von E-Mails.

📊 Sendeverlauf: Eine Verlaufstabelle verfolgt, wie viele Quittungen für jedes Jahr gesendet wurden, mit einer Ein-Klick-Option zum Löschen und erneuten Senden.

Sichere Quittungslinks, keine Anmeldung erforderlich

Jede E-Mail enthält einen eindeutigen, sicheren Link, mit dem Spender ihre Jahresquittung anzeigen können, ohne sich anmelden zu müssen. Links verwenden HMAC-Authentifizierung und verfallen nach 30 Tagen. Spender klicken auf den Link, sehen ihre Quittung und können eine PDF-Datei drucken oder herunterladen, alles ohne ein Konto zu erstellen.

Spendenart-Labels auf jeder Quittung

Quittungen zeigen jetzt an, ob jede Spende einmalig oder wiederkehrend war. Dieses kleine Detail hilft Spendern und ihren Buchhaltern, die Art jedes Beitrags auf einen Blick zu verstehen.

Für Agenturen und Entwickler

Hooks, Filter und vollständige Anpassung

Das Spendenart-Label kann über charitable_annual_receipt_donation_type_label gefiltert werden. Kampagnenausschlüsse werden auf SQL-Ebene über den charitable_query_where -Filter angewendet. Das Ablaufdatum des Quittungstokens kann über charitable_annual_receipt_token_expiry gefiltert werden.

Vorlagenüberschreibungen

Quittungsvorlagen (annual-receipt.php und pdf.php) können in Ihrem Theme unter charitable/charitable-annual-receipts/ überschrieben werden.

Erste Schritte mit dem Massenversand von Jahresquittungen

Aktualisieren Sie Ihr Annual Receipts Addon auf Version 2.0.0, aktivieren Sie die E-Mail für Jahresquittungen in Einstellungen > E-Mails und gehen Sie zu Erweitert > Jahresquittungen, um Ihre erste Charge zu senden.

Lesen Sie die Dokumentation zum Massenversand von Jahresquittungen →

Erfahren Sie, wie Sie Jahresabrechnungen einrichten →

Funktionen in Jahresabrechnungen, die Sie kennen sollten

Neben der Massenversandfunktion verfügt unsere Funktion für Jahresabrechnungen über leistungsstarke Elemente, die Sie vielleicht nicht kennen.

→ Zuerst können Sie Ihre Seite für Jahresabrechnungen im WordPress-Editor im Handumdrehen erstellen und dabei eine Live-Vorschau genießen, damit Sie sehen können, wie eine Jahresabrechnung für Ihre Spender aussieht. Erstellen Sie einfach eine neue Seite, fügen Sie den Block für Jahresabrechnungen hinzu und passen Sie die Einstellungen nach Ihren Bedürfnissen an.

→ Wenn Sie ein Block-Theme mit aktivierter vollständiger Website-Bearbeitung verwenden, können Sie auch die Ränder der Jahresabrechnung anpassen.

→ Ein Vorteil des Blocks für Jahresabrechnungen ist, dass Sie auch dessen Design an Ihre Bedürfnisse anpassen können, indem Sie die Farbe des Textes und den Hintergrund der Jahresabrechnung anpassen. Sie können sogar interessante Hintergrundverläufe einrichten, um Ihre Jahresabrechnung wirklich hervorzuheben.

→ Sie können das Datum des Geschäftsjahresendes ändern. Das Datum, das das Ende des Geschäftsjahres markiert, ist von Land zu Land unterschiedlich. Jahresabrechnungen verwenden standardmäßig den 31. Dezember als letzten Tag des Geschäftsjahres, aber Sie können dies leicht genug ändern.

1. Gehen Sie in Ihrem WordPress-Dashboard zu Charitable » Einstellungen » Erweiterungen.
2. Im Abschnitt „Jahresbelege“ finden Sie die Einstellung „Ende des Geschäftsjahres“. Legen Sie Tag und Monat entsprechend dem Stichtag Ihres Landes fest.
3. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

→ Wenn Sie den Block-Editor nicht verwenden, können Sie trotzdem eine Seite für Jahresabrechnungen mit dem Shortcode [charitable_annual_receipt] erstellen. Er unterstützt die meisten Einstellungen, die auch vom Block unterstützt werden, verfügt jedoch nicht über dieselben Optionen zur Stil-Anpassung.

→ Außerdem können Ihre Spender ihre Jahresabrechnung drucken und herunterladen!

Ihre Spender können sicher auf ihren Jahresbeleg auf Ihrer Website zugreifen. Von dort aus genügt ein einziger Klick, um ihren Beleg herunterzuladen oder eine druckbare Version zu erhalten.

Sehen Sie sich unseren Leitfaden zum Einstieg in Jahresabrechnungen » an

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Charitable ermöglicht Spendenformulare für Tausende von gemeinnützigen Organisationen auf WordPress mit über 1 Million Downloads. Der Massenversand von Jahresquittungen ist in jeder Charitable Pro-Lizenz enthalten.

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David Bisset Projektmanager

David ist seit 2022 Projektmanager von Charitable. David arbeitet mit mehreren gemeinnützigen Organisationen (eine wird von seiner Frau betrieben) zusammen, während er gleichzeitig Funktionen, Support und Marketing für Charitable verwaltet und entwickelt. Ist seit 2006 mit WordPress beschäftigt und war Hauptorganisator mehrerer Konferenzen, Veranstaltungen und Treffen.

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