Mühen Sie sich, Ihre Spender und Spendenaufzeichnungen im Auge zu behalten?

Ich habe kürzlich eine Anfrage von einer gemeinnützigen Organisation gesehen, die sich nach der Verfolgung von Spendern in Google Tabellen und der Vorgehensweise erkundigte. Ich habe das gemacht und werde es nie wieder tun. Es war zeitaufwendig und so schwierig, die benötigten Daten zu finden.

Ich habe oft Tabellen durchforstet, um mich zu erinnern, wer für die letzte Kampagne gespendet hat, oder stundenlang manuell Spendenberichte für Ihr Kuratorium erstellt. Die Verwaltung von Spenderinformationen sollte sich nicht wie das Lösen eines Puzzles mit fehlenden Teilen anfühlen.

Als Administrator einer gemeinnützigen Organisation benötigen Sie schnelle Antworten auf wichtige Fragen: Wer sind Ihre treuesten Unterstützer? Wann hat jemand zuletzt gespendet? Wie viel haben sie im Laufe der Zeit beigetragen? Diese Informationen griffbereit zu haben, ist nicht nur praktisch, sondern unerlässlich, um stärkere Spenderbeziehungen aufzubauen und fundierte Entscheidungen über Ihre Fundraising-Strategie zu treffen.

Die gute Nachricht? Sie benötigen keine teure Software oder technisches Fachwissen, um die Spenderhistorie effektiv zu verfolgen. Mit dem richtigen WordPress-Plugin können Sie jede Spende einsehen, Spendenmuster erkennen und mit nur wenigen Klicks professionelle Berichte erstellen.

In diesem Leitfaden führe ich Sie durch die genaue Einrichtung eines umfassenden Spender-Tracking-Systems mit Charitable. Sie lernen, wie Sie:

• Vollständige Spenderprofile mit vollständiger Spendenhistorie anzeigen
• Spenden nach Datum, Betrag oder Kampagne filtern und suchen
• Spenderberichte für Ihr Team und Ihr Kuratorium erstellen
• Spendedaten für Ihre Buchhaltungssoftware exportieren
• Ihre Top-Spender identifizieren und Spendentrends verfolgen

Legen wir los.

1. Warum Sie die Verwendung von Tabellen für die Spenderverfolgung einstellen sollten

Wenn Sie zum ersten Mal Spenden annehmen, scheint eine einfache Tabelle die offensichtliche Wahl zu sein. Sie ist kostenlos, Sie wissen bereits, wie man sie benutzt, und sie funktioniert... bis sie es nicht mehr tut.

Die Sache ist: Ich war dort. In den frühen Tagen der Online-Fundraiser habe ich alles in Tabellen verfolgt. Und lassen Sie mich Ihnen sagen, es war ein Albtraum, der mit unserem Wachstum nur noch schlimmer wurde.

Die wahren Kosten der Tabellenverfolgung

Denken Sie darüber nach, wie viel Zeit Sie damit verbringen:

• Manuelles Eingeben jeder Spende (und doppelte Überprüfung auf Tippfehler)
• Erstellen separater Blätter für verschiedene Kampagnen
• Erstellen von Formeln, die fehlschlagen, wenn jemand eine Spalte hinzufügt
• Durchsuchen von Zeilen, um die Historie eines Spenders zu finden
• Kopieren und Einfügen von Daten zur Erstellung von Berichten für das Kuratorium

Das ist noch nicht einmal der Stress, sich zu fragen, ob Ihre Daten korrekt sind oder ob Sie versehentlich etwas Wichtiges gelöscht haben.

Was passiert, wenn Sie wachsen

Das größere Problem? Tabellen sind nicht skalierbar. Wenn Sie 50 Spender haben, ist das vielleicht überschaubar. Aber was ist mit 500? Oder 5.000?

Plötzlich haben Sie es zu tun mit:

• Mehreren herumschwirrenden Versionen ("Final_Report_v3_REALLY_FINAL.xlsx")
• Teammitgliedern, die nicht auf die Datei zugreifen können, wenn sie sie brauchen
• Keine Möglichkeit, Spender schnell zu segmentieren oder Trends zu erkennen
• Keine Automatisierung für Quittungen oder Dankes-E-Mails

Das Sicherheitsrisiko, über das niemand spricht

Hier ist etwas, das die meisten Leute nicht bedenken: Spenderdaten sind sensibel. Namen, E-Mail-Adressen, Spendenbeträge – das sind Informationen, die geschützt werden müssen.

Tabellenkalkulationen, die auf dem Computer von jemandem oder in einem einfachen Cloud-Ordner gespeichert sind? Das ist ein Datenleck, das nur darauf wartet, zu passieren.

Es gibt einen besseren Weg

Die Lösung sind keine komplexeren Tabellenkalkulationen oder teure Unternehmenssoftware. Es ist die Verwendung eines Tools, das speziell für gemeinnützige Organisationen entwickelt wurde und sich direkt in Ihre WordPress-Website integriert.

Hier kommt ein richtiges Spenderverwaltungssystem ins Spiel. Und das Beste daran? Sie können es noch heute einrichten und jede Woche Stunden sparen.

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Oder lassen Sie mich Ihnen genau zeigen, wie es geht.

Lösen Sie Ihre Probleme bei der Spenderverfolgung mit Charitable

Bevor wir uns dem „Wie“ widmen, lassen Sie mich kurz erklären, was Charitable ist und warum es die perfekte Lösung für Ihre Spenderverfolgungsbedürfnisse ist.

Charitable ist ein WordPress-Spendenshop-Plugin, das Ihre Website in eine vollständige Fundraising-Plattform mit einem integrierten Spenderverwaltungssystem verwandelt. Alles unter einem Dach können Sie Spenden annehmen, Spender verwalten und jeden Beitrag verfolgen, ohne die Kopfschmerzen von Tabellenkalkulationen.

Was Charitable anders macht, ist, dass es automatisch eine umfassende Spenderdatenbank direkt in Ihrem WordPress-Dashboard erstellt. Jedes Mal, wenn jemand über Ihre Website spendet, werden seine Informationen sofort erfasst und organisiert – keine manuelle Eingabe erforderlich.

Sie erhalten detaillierte Spenderprofile, vollständige Spendenhistorien und leistungsstarke Berichtswerkzeuge, deren Erstellung in einer Tabellenkalkulation Stunden dauern würde. Sie können Berichte für jede Kampagne sehen, wer Ihre Top-Spender sind, wer letztes Jahr gespendet hat, aber dieses Jahr nicht, und vieles mehr.

Außerdem kümmert es sich um all die technischen Dinge wie sichere Zahlungsabwicklung, automatisierte Spendenquittungen und E-Mail-Benachrichtigungen an Spender.

Das Beste daran? Sie benötigen keine technischen Kenntnisse, um es zu verwenden. Wenn Sie WordPress verwenden können, können Sie Charitable verwenden.

Es funktioniert mit allen wichtigen Zahlungs-Gateways, lässt sich in Ihre bevorzugten E-Mail-Marketing-Tools integrieren und wächst mit Ihrer Organisation, egal ob Sie 50 oder 50.000 Spender haben. Und im Gegensatz zu teurer Spenderverwaltungssoftware, die Hunderte pro Monat kostet, ist Charitable für gemeinnützige Organisationen jeder Größe erschwinglich.

Sehen Sie, wie Charitable Ihre Fundraising-Bemühungen verbessert »

Jetzt, da Sie wissen, was Charitable für Sie tun kann, lassen Sie mich Ihnen genau zeigen, wie Sie auf Ihr neues Spenderverfolgungssystem zugreifen und es verwenden. Vertrauen Sie mir, sobald Sie sehen, wie einfach das ist, werden Sie sich fragen, warum Sie nicht früher umgestiegen sind.

So greifen Sie in WordPress auf Ihre vollständige Spenderdatenbank zu

Sobald Sie Charitable installiert haben, können Sie mit vorgefertigten Vorlagen und einem Drag-and-Drop-Builder schnell Spendenkampagnen starten.

Während die Spenden eingehen, wird jede Transaktion verfolgt und ein Datensatz erstellt. Wenn der Spender neu ist, wird außerdem automatisch ein Spenderprofil erstellt. Wenn der Spender bereits existiert, wird sein Profil mit den neuen Daten aktualisiert.

Der Zugriff auf Ihre Spenderdatenbank dauert jetzt buchstäblich zwei Sekunden. Melden Sie sich einfach in Ihrem WordPress-Dashboard an und klicken Sie im Admin-Menü auf Charitable » Spender. Das war's – Sie sehen jetzt jeden einzelnen Spender in Ihrer Datenbank, alles organisiert und einsatzbereit.

Das erste, was Ihnen auffallen wird, ist, wie übersichtlich alles ist. Kein lästiges Starren auf winzige Tabellenzellen oder endloses Scrollen, um Informationen zu finden. Jeder Spenderdatensatz zeigt Ihnen seinen Namen, seine E-Mail-Adresse, die gesamten Spenden im Laufe der Zeit, wie oft er gespendet hat und wann er beigetreten ist. Alles ist da in einem leicht zu scannenden Format, das tatsächlich Sinn ergibt.

Hier wird es richtig gut – alles aktualisiert sich automatisch. Wenn jemand über Ihre Website spendet, wird er sofort zu dieser Datenbank hinzugefügt, wobei alle seine Informationen perfekt erfasst werden.

Keine Tippfehler, keine manuelle Eingabe, kein Vergessen, jemanden hinzuzufügen. Es geschieht einfach im Hintergrund, während Sie sich auf wichtigere Dinge konzentrieren.

Sehen Sie die kleinen Symbole neben dem Namen jedes Spenders? Der Stift ermöglicht es Ihnen, sein Profil zu bearbeiten, die Briefhülle sendet ihm eine E-Mail und der Papierkorb ermöglicht es Ihnen, veraltete Datensätze zu entfernen. Alles, was Sie brauchen, ist nur einen Klick entfernt, ohne zwischen Programmen wechseln oder mehrere Fenster öffnen zu müssen.

Möchten Sie einen bestimmten Spender finden? Benutzen Sie einfach das Suchfeld oben. Suchen Sie alle, die letzten Monat gespendet haben? Klicken Sie auf die Filter-Schaltfläche. Müssen Sie alles für Ihren Buchhalter exportieren? Dafür gibt es auch eine Schaltfläche.

Die wahre Stärke liegt darin, alles zentralisiert zu haben. Sie können auch manuell Spendenaufzeichnungen und Spenderprofile hinzufügen.

Wenn also Ihr Vorstandsvorsitzender nach Spender-Trends fragt, haben Sie in Sekundenschnelle Antworten. Wenn Sie überprüfen müssen, ob jemand dieses Jahr bereits gespendet hat, ist es sofort verfügbar. Dies ist nicht nur eine Liste – es ist Ihr vollständiges Spender-Kommandozentrum.

Erfahren Sie mehr über die Spenderdatenbank »

So zeigen Sie einzelne Spendenaufzeichnungen an und verwalten sie

Manchmal müssen Sie jede einzelne Spende sehen, die eingeht, nicht nur Spenderzusammenfassungen. Vielleicht gleichen Sie Konten ab, überprüfen eine bestimmte Zahlung oder aktualisieren Datensätze für Ihren Monatsbericht. Hier erfahren Sie, wie Sie einzelne Spenden mit nur wenigen Klicks aufrufen und verwalten.

Gehen Sie in Ihrem WordPress-Dashboard zu Charitable » Spenden. Hier befindet sich jede einzelne Spende – stellen Sie es sich als Ihre Transaktionshistorie vor, aber viel leistungsfähiger.

Sie sehen eine vollständige Liste mit dem Namen des Spenders, seiner E-Mail-Adresse, dem gespendeten Betrag, der Kampagne, zu der er gespendet hat, dem Datum und dem Zahlungsstatus. Alles ist farblich gekennzeichnet, sodass Sie sofort abgeschlossene Zahlungen, ausstehende Transaktionen oder Rückerstattungen erkennen können.

Nehmen wir an, Sie müssen eine Spendenaufzeichnung aktualisieren. Vielleicht ist ein Scheck eingegangen und Sie müssen ihn als bezahlt markieren, oder Sie müssen eine Notiz zu einer Sonderanfrage hinzufügen. Fahren Sie einfach mit der Maus über eine beliebige Spende und klicken Sie auf „Bearbeiten“ oder das Stiftsymbol.

Im Inneren können Sie den Zahlungsstatus aktualisieren, E-Mail-Benachrichtigungen auslösen, Kopien von Quittungen senden oder PDF-Quittungen herunterladen. Jede Änderung, die Sie vornehmen, wird mit Zeitstempeln im Spendenprotokoll verfolgt, sodass Sie immer eine klare Prüfungsspur haben.

Hier ist eine Funktion, die Ihnen Stunden ersparen wird: die Schaltfläche „Spende hinzufügen“. Wenn jemand bei einer Veranstaltung Bargeld gibt, einen Scheck sendet oder über eine andere Plattform spendet, können Sie diese Spende manuell hinzufügen, um alles an einem Ort zu halten.

Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche, wählen Sie einen bestehenden Spender aus oder fügen Sie einen neuen hinzu, wählen Sie die Kampagne, geben Sie den Betrag ein und speichern Sie. Jetzt ist diese Offline-Spende Teil Ihrer vollständigen Aufzeichnungen und in allen Ihren Berichten enthalten.

Das Beste daran, alle Spenden an einem Ort zu haben, sind die sofortigen Einblicke, die Sie erhalten. Sie können schnell nach Datumsbereich, bestimmten Kampagnen oder Zahlungsstatus filtern.

Kein Zusammensuchen von Informationen aus verschiedenen Quellen mehr oder Führen separater Tabellenkalkulationen für verschiedene Arten von Spenden.

Erfahren Sie, wie Sie Spendenaufzeichnungen verwenden »

So erstellen Sie detaillierte Spenderprofile, die wirklich helfen

Jeder Spender in Ihrer Datenbank erhält seine eigene Profilseite, und hier geschieht die Magie. Klicken Sie auf den Namen eines Spenders auf Ihrer Haupt-Spendenseite, und Sie werden sehen, warum dies Tabellenkalkulationen jedes Mal übertrifft.

Oben erhalten Sie eine sofortige Momentaufnahme – sein Foto, vollständiger Name, E-Mail, Beitrittsdatum, Spenden insgesamt und Beiträge dieses Jahres. Keine Berechnungen erforderlich, alles wird für Sie erledigt. Diese Daten werden aus den Informationen abgerufen, die der Spender im Spendenformular sowie aus seinem öffentlichen Gravatar, der mit seiner E-Mail-Adresse verknüpft ist, bereitgestellt hat.

Das Profil beginnt mit grundlegenden Informationen, die Sie erwarten würden – Name, E-Mail, Telefon, Adresse. Aber hier wird Charitable clever. Sie können benutzerdefinierte Felder für alles hinzufügen, was für Ihre Organisation spezifisch ist. Müssen Sie ehrenamtliche Stunden verfolgen? Fügen Sie ein Feld hinzu.

Möchten Sie seine Interessen oder seine Verbindung zu Ihrer Sache vermerken? Ehepartner eines Vorstandsmitglieds? Fügen Sie einfach Ihre eigenen benutzerdefinierten Felder hinzu. Sie können sogar Tags wie „Großspender“ oder „monatlicher Spender“ hinzufügen, um Ihre Datenbank später schnell zu segmentieren.

Scrollen Sie nach unten und Sie finden Registerkarten, die die vollständige Spendergeschichte erzählen.

• Die Registerkarte „Spenden“ zeigt jeden einzelnen Beitrag, den er geleistet hat – Daten, Beträge, Kampagnen und Zahlungsstatus. Sie können Quittungen herunterladen, Aufzeichnungen bearbeiten oder seine gesamte Spendenhistorie exportieren.
• Die Registerkarte „Kampagnen“ zeigt, welche Spendenaktionen er unterstützt hat, und hilft Ihnen zu verstehen, was seine Spenden motiviert.
• Wenn er Kommentare auf Kampagnenseiten hinterlassen hat, sehen Sie auch diese, was Ihnen Einblicke in seine Leidenschaft für Ihre Sache gibt.

Möchten Sie es wirklich fortgeschritten gestalten?

Fügen Sie seine Social-Media-Profile hinzu, um Unterstützer zu verfolgen, die Ihre Inhalte teilen.

Verwenden Sie den Abschnitt „Notizen“, um wichtige Details wie „Bevorzugt Anrufe“ oder „Tochter profitierte von unserem Programm“ zu vermerken.

Das Aktivitätsprotokoll zeigt Ihnen jede Änderung, die an seinem Profil vorgenommen wurde, perfekt für die Rechenschaftspflicht, wenn mehrere Mitarbeiter auf Spenderdaten zugreifen.

Das Schöne an diesen Profilen ist, dass sie mit Ihrer Beziehung wachsen. Beginnen Sie mit grundlegenden Kontaktinformationen und fügen Sie dann Details hinzu, wenn Sie mehr über jeden Spender erfahren.

Schon bald haben Sie detaillierte Profile, die Ihnen helfen, auf persönlicher Ebene mit Spendern in Kontakt zu treten. Wenn es an der Zeit ist, sich zu melden, kennen Sie deren Spendenhistorie, Interessen und Vorlieben – alles, was Sie brauchen, um die Betreuung sinnvoll zu gestalten.

Nebenbei bemerkt: Wenn Sie das Charitable Pro-Plugin verwenden, können Sie für Ihre Spender ein Spenderportal aktivieren. Diese können sich dann anmelden und ihre Profile verwalten/aktualisieren, Belege herunterladen, wiederkehrende Spenden anpassen und vieles mehr. Sehen Sie sich an, wie das Spender-Dashboard funktioniert »

So finden Sie jeden Spender oder jede Spende in Sekundenschnelle

Erinnern Sie sich an das letzte Mal, als Sie 20 Minuten lang Tabellen durchsucht haben, um diesen einen Spender zu finden, der letzten Dezember 500 US-Dollar gespendet hat? Oder als Sie eine Liste Ihrer monatlich wiederkehrenden Spender benötigten und diese manuell zählen mussten? Diese Zeiten sind vorbei. Ich zeige Ihnen, wie Sie buchstäblich in Sekundenschnelle alles in Ihrer Spenderdatenbank finden.

Die Suchfunktion in Charitable ist unglaublich einfach, aber unglaublich leistungsstark. Oben in Ihrer Spenderdatenbank befindet sich ein Suchfeld.

Geben Sie einen Namen, eine E-Mail-Adresse oder sogar einen Teil einer E-Mail-Adresse ein, und zack – sofortige Ergebnisse. Kein lästiges Suchen mehr mit STRG+F in mehreren Tabellen oder Rätseln, ob Sie den Namen jemanden falsch geschrieben haben. Die Suche ist intelligent genug, um Teilübereinstimmungen zu finden. Selbst wenn Sie sich nur daran erinnern, dass die E-Mail-Adresse von jemandem „smith“ enthielt, werden Sie ihn finden.

Aber hier wird es richtig gut – die Filteroptionen. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Filtern“ und Sie können Ihre Daten nach Belieben aufschlüsseln.

Möchten Sie alle sehen, die letzten Monat gespendet haben? Wählen Sie den Datumsbereich und fertig. Benötigen Sie eine Liste von Spendern, die für Ihre Weihnachtsaktion gespendet haben? Wählen Sie diese Aktion aus dem Dropdown-Menü. Filtern Sie auch nach Suchbegriffen und Favoriten!

Wenn Sie zum Tab „Spenden“ gehen, können Sie auch hier suchen und filtern.

Die schreibgeschützten Tabs oben lassen Sie sofort nur bezahlte, ausstehende, fehlgeschlagene oder zurückerstattete Transaktionen sehen – kein endloses Scrollen mehr, um das zu finden, was Sie brauchen.

Mein liebster Zeitsparer? Sie können gefilterte Ansichten speichern, indem Sie sie in Ihrem Browser als Lesezeichen speichern. Richten Sie Filter für Ihre häufigsten Suchen ein – wie „Spenden dieses Monats“ oder „Großspender“ – und speichern Sie diese Seiten als Lesezeichen. Wenn Sie diese Informationen das nächste Mal benötigen, sind sie nur einen Klick entfernt.

So erstellen Sie professionelle Spenderberichte (ohne Kopfzerbrechen)

Seien wir ehrlich – das Erstellen von Spenderberichten war früher der schlimmste Teil meines Monats. Stundenlanges Kopieren von Daten, Erstellen von Diagrammen, Überprüfen von Zahlen und Formatieren von allem, damit es professionell aussieht. Wenn Sie das immer noch manuell tun, werde ich Ihnen jetzt eine Menge Zeit und Frustration ersparen.

In Charitable generieren sich Fundraising- und Spendenberichte von selbst. Navigieren Sie einfach zu Ihrem Dashboard und Sie sehen visuelle Berichte mit interaktiven Grafiken, die tatsächlich Sinn ergeben.

Gesamtspenden, Rückerstattungen, Top-Spender, verwendete Zahlungsmethoden – alles ist da in einem Format, das Sie auf einen Blick verstehen. Kein mühsames Erinnern an Excel-Formeln oder das Erstellen von Tortendiagrammen mehr. Das System verfolgt alles automatisch und präsentiert es in einer Form, die Sie mit Ihrem Vorstand oder Team teilen können.

Müssen Sie tiefer graben? Die Berichte zeigen Ihnen genau, welche Kampagnen erfolgreich sind und welche Arbeit benötigen. Sie können Spendentrends im Laufe der Zeit sehen, Ihre Spitzen-Spendenperioden erkennen und identifizieren, welche Zahlungsmethoden Ihre Spender bevorzugen.

Zum Beispiel können Sie Lybunt- und Sybunt-Berichte sehen.

• LYBUNT (Last Year But Unfortunately Not This Year) zeigt Spender, die letztes Jahr gespendet haben, aber in diesem Jahr noch nicht gespendet haben.
• SYBUNT (Some Year But Unfortunately Not This) zeigt Spender, die irgendwann in der Vergangenheit gespendet haben, aber in diesem Jahr noch nicht gespendet haben.

Sehen Sie diese Berichte in Aktion:

Dies sind nicht nur Daten um der Daten willen – es sind umsetzbare Informationen, die Ihnen helfen, bessere Fundraising-Entscheidungen zu treffen. Wenn Sie feststellen, dass 70 % Ihrer Spenden über PayPal eingehen, wissen Sie, dass Sie diese Option hervorheben müssen. Wenn Sie sehen, dass die Spenden jeden Dezember ansteigen, können Sie entsprechend planen.

Hier sind alle Berichte, auf die Sie Zugriff haben, und wie Sie sie genau verwenden:

• Fundraising-Übersicht – Sehen Sie Gesamtspenden, Rückerstattungen und Nettoerlöse auf einen Blick. Perfekt für Vorstandssitzungen und monatliche Updates.

• Top-Spender-Bericht – Identifizieren Sie sofort Ihre VIP-Unterstützer, sortiert nach lebenslangen Spenden. Nutzen Sie dies für die Kontaktaufnahme mit Großspendern und Anerkennungsprogramme.

• Wiederkehrende vs. Einmalige Spender – Wissen Sie genau, wer monatlich spendet und wer einmalig gespendet hat. Zielen Sie auf einmalige Spender für Kampagnen für wiederkehrende Spenden ab.

• Bericht über Zahlungsmethoden – Sehen Sie, welche Zahlungsoptionen die meisten Spenden einbringen. Wenn 70 % PayPal nutzen, stellen Sie sicher, dass es hervorgehoben wird.

• Kampagnenleistung – Verfolgen Sie, welche Spendenaktionen Ziele erreichen und welche Hilfe benötigen. Setzen Sie auf das, was funktioniert, und beheben Sie, was nicht funktioniert.

• Tagesaktuelle Aktivität – Erkennen Sie Spendenmuster und Spitzen-Spendenzeiten. Planen Sie Spendenaufrufe, wenn Spender am wahrscheinlichsten spenden.

• Spender-Einblicke – Sehen Sie durchschnittliche Spendenhöhen, -häufigkeit und -bindungsraten. Nutzen Sie dies für realistische Zielsetzungen und Prognosen.

• Aktivitäts-Zeitachse – Überwachen Sie fehlgeschlagene Transaktionen, neue Spender und Rückerstattungen in Echtzeit. Erkennen und beheben Sie Probleme, bevor sie zu Schwierigkeiten werden.

• Jahresvergleich – Identifizieren Sie säumige Spender und Wachstumstrends. Perfekt für Re-Engagement-Kampagnen und strategische Planung.

Die Exportfunktion ist das, was wirklich Zeit spart. Jeder einzelne Bericht kann mit einem Klick als CSV-Datei exportiert werden. Vorstandssitzung morgen? Exportieren Sie Ihre Spenderzusammenfassung. Buchhalter benötigt Quartalszahlen? Exportieren Sie Spenden, gefiltert nach Datum. Möchten Sie sich bei allen bedanken, die dieses Jahr über 500 US-Dollar gespendet haben? Exportieren Sie dieses spezielle Spendersegment.

Sie können vor dem Export nach Datumsbereichen, Kampagnen, Spendenbeträgen oder Spendertypen filtern, sodass Sie genau die Daten erhalten, die Sie benötigen, ohne Nachbearbeitungsaufwand.

Steuerzeit? Exportieren Sie alle Spenden für das Jahr. Was früher Stunden dauerte, dauert jetzt Sekunden, und Sie wissen, dass die Zahlen korrekt sind, da sie direkt aus Ihrer Live-Datenbank stammen.

Wenn Sie bisher manuelle Spenden in der Charitable-Datenbank hinzugefügt haben, enthalten diese Berichte alles – Online-Geschenke, Schecks, Bargeldspenden, alles an einem Ort. Kein Zusammenführen mehrerer Tabellenkalkulationen mehr und kein Rätseln mehr, ob Daten fehlen. Ein System, vollständige Berichte, tatsächliche Einblicke, die Sie nutzen können, um mehr Geld zu sammeln. Lassen Sie uns das weiter besprechen.

So fügen Sie manuelle Spenden hinzu und halten alles zentralisiert

Hier ist eine Frage, die ich ständig bekomme: „Was ist mit Spenden, die nicht über die Website eingehen?“ Sie wissen, wovon ich spreche – Schecks, die per Post ankommen, Bargeld von Spendenveranstaltungen, Überweisungen von Großspendern oder Spenden, die über Facebook-Spendenaktionen getätigt werden. Wenn Sie diese nicht in Ihrem System verfolgen können, sind Sie immer noch auf Tabellenkalkulationen angewiesen. Gute Nachrichten: Charitable hat dieses Problem brillant gelöst.

Das Hinzufügen manueller Spenden ist kinderleicht. Gehen Sie zu Charitable » Spenden und klicken Sie auf die grüne Schaltfläche „Spende hinzufügen“ .

Ein neues Spendenformular öffnet sich, in dem Sie alle Details eingeben können. Wählen Sie einen vorhandenen Spender aus Ihrer Datenbank aus oder erstellen Sie direkt dort einen neuen.

Wählen Sie die Kampagne aus (oder den allgemeinen Fonds), geben Sie den Betrag ein, fügen Sie das Datum des Eingangs hinzu und setzen Sie den Zahlungsstatus auf „abgeschlossen“. Klicken Sie auf Speichern und diese Offline-Spende ist nun Teil Ihrer vollständigen Aufzeichnungen.

Allein diese Funktion hat mir Stunden Arbeit erspart. Wenn fünf Schecks nach Ihrer Direktmarketingkampagne eintreffen, fügen Sie sie alle in etwa zwei Minuten hinzu. Bargeld von der stillen Auktion? Der Spender, der es vorzieht, Geld direkt zu überweisen? Fügen Sie es hinzu.

Jede Spende befindet sich an einem Ort, was bedeutet, dass Ihre Berichte tatsächlich korrekt sind. Kein Führen separater Tabellenkalkulationen mehr für Online- und Offline-Geschenke, keine manuellen Berechnungen mehr, um die gesamten Kampagnenergebnisse zu ermitteln.

Das Geniale daran ist, dass diese manuellen Spenden genau wie Online-Spenden funktionieren. Sie erscheinen in Spenderprofilen, zählen zu den lebenslangen Gesamtspenden und werden in all Ihren Berichten angezeigt. Sie können sogar Notizen hinzufügen, um sich an wichtige Details zu erinnern, wie z. B. „Scheck Nr. 1234“ oder „Bargeld von Tischsponsoren bei der Gala“.

Wenn Sie später eine Quittung ausstellen müssen, können Sie das auch tun – das System generiert für manuelle Spenden die gleichen professionellen PDF-Quittungen.

Bereit, zu einem besseren Spendenmanagementprozess zu wechseln?

Hier ist mein Profi-Tipp: Machen Sie es sich zur Gewohnheit, manuelle Spenden am Tag ihres Eintreffens hinzuzufügen. Lassen Sie sie nicht liegen. Jede Spende dauert 30 Sekunden, und Ihr zukünftiges Ich wird es Ihnen zur Berichtszeit danken. Außerdem bedeutet eine genaue Echtzeit-Gesamtsumme, dass Sie bessere Entscheidungen über Ihre Kampagnen treffen können.

Wenn Sie sehen, dass Ihr Direktmailing-Stück 5.000 US-Dollar in Schecks neben den 3.000 US-Dollar an Online-Spenden eingebracht hat, kennen Sie den wahren ROI dieser Kampagne.

In diesem Sinne möchte ich auf Fehler eingehen, die Sie vermeiden sollten, wenn Sie Ihre Spenderdatenbank verwalten.

Fehler, die Sie bei der Verwaltung Ihrer Spenderdatenbank vermeiden sollten

Nach Jahren der Verwaltung von Spenderdaten (und nachdem ich praktisch jeden Fehler gemacht habe, der mir einfällt) habe ich gelernt, was man nicht tun sollte. Diese Fehler scheinen klein zu sein, können aber auf lange Sicht massive Kopfschmerzen verursachen. Hier erfahren Sie, wie Sie die Fallstricke vermeiden, die die meisten gemeinnützigen Organisationen stolpern lassen.

Der größte Fehler, den ich sehe? Manuelle Spenden nicht regelmäßig hinzufügen.

Es ist verlockend zu denken: „Ich füge diese Schecks später hinzu“ oder „Ich aktualisiere die Bargeldspenden nach der Veranstaltung.“ Tun Sie das nicht. Wenn Sie manuelle Spenden liegen lassen, verlieren Sie den Überblick, was eingegeben wurde und was nicht. Ihre Berichte werden nutzlos, weil sie die Realität nicht widerspiegeln.

Machen Sie es zur Regel: Jede Spende wird innerhalb von 24 Stunden hinzugefügt. Stellen Sie bei Bedarf eine tägliche Erinnerung ein. Diese fünf Minuten pro Tag sparen Ihnen später Stunden an Aufräumarbeiten.

Ein weiterer kostspieliger Fehler ist das Ignorieren von doppelten Spenderprofilen. Wenn John Smith mit „[email protected]“ und später mit „[email protected]“ spendet, erstellt Charitable zwei Profile. Wenn Sie diese nicht zusammenführen, unterschätzen Sie die Spenderloyalität und den Lebenszeitwert.

Prüfen Sie monatlich auf Duplikate – suchen Sie nach ähnlichen Namen oder Adressen. Wenn Sie sie entdecken, behalten Sie das Profil mit den meisten Spenden und aktualisieren Sie es mit allen fehlenden Informationen aus dem Duplikat, bevor Sie es löschen.

Hier ist einer, der mich am Anfang verbrannt hat: Tags und benutzerdefinierte Felder von Anfang an nicht verwenden. Sechs Monate später stellte ich fest, dass ich verfolgen musste, welche Spender Kontakte von Vorstandsmitgliedern waren, wer Telefonanrufe bevorzugte und wer an welchen Veranstaltungen teilgenommen hatte. Diese Informationen nachträglich zu Hunderten von Profilen hinzuzufügen, war ein Albtraum.

Beginnen Sie von Tag eins an mit einem Tagging-System. Gängige Tags wie „Vorstandskontakt“, „monatlicher Spender“, „Veranstaltungsteilnehmer“ und „Großspender“ werden Ihnen das Leben erheblich erleichtern, wenn Sie Ihre Datenbank segmentieren müssen.

Der schlimmste Fehler? Regelmäßig keine Sicherungskopien Ihrer Daten erstellen. Ja, Charitable speichert alles sicher, aber Sie sollten trotzdem Ihre gesamte Website sichern, einschließlich Ihrer Spenderdatenbank. Sie können ein Backup-Plugin dafür verwenden. Ich empfehle, entweder eine Kopie auf Ihrem Computer und in der Cloud zu speichern.

Wenn Sie jemals Systeme wechseln, Daten offline analysieren oder Aufzeichnungen für eine Prüfung bereitstellen müssen, haben Sie alles griffbereit. Außerdem gibt Ihnen dieses Backup Sicherheit.

Ein letzter Fehler, der harmlos erscheint, aber keiner ist: Inkonsistenz bei der Dateneingabe. Entscheiden Sie jetzt, ob Sie „St.“ oder „Street“ verwenden, ob Sie Vornamen einschließen, wie Sie Telefonnummern formatieren. Schreiben Sie diese Regeln auf und halten Sie sich daran. Konsistente Daten sind durchsuchbare Daten.

Wenn Ihr Vorstandsvorsitzender alle Spender von der „Main Street“ anfordert, möchten Sie nicht die Hälfte davon verpassen, weil einige als „Main St.“ aufgeführt sind.

Sie haben es bis hierher geschafft, was mir sagt, dass Sie es ernst meinen, Ihre Spenderverfolgungssituation zu verbessern. Gut. Denn jeder Tag, den Sie warten, ist ein weiterer Tag mit verstreuten Tabellenkalkulationen, fehlenden Informationen und verschwendeter Zeit, die Sie für Ihre eigentliche Mission hätten nutzen können.

Hier ist die Wahrheit: Der Wechsel von Tabellenkalkulationen zu einem echten Spenderverwaltungssystem dient nicht nur der Zeitersparnis (obwohl Sie jede Menge davon sparen werden). Es geht darum, Ihre Spender so zu respektieren, dass Sie genaue Aufzeichnungen über ihre Großzügigkeit führen.

Es geht darum, die Zuversicht zu haben, jede Frage zu Ihrer Spendenaktion sofort beantworten zu können. Es geht darum, Entscheidungen auf der Grundlage realer Daten zu treffen, nicht auf Vermutungen.

Der Weg nach vorn ist einfach. Zuerst installieren Sie Charitable auf Ihrer WordPress-Website, falls Sie dies noch nicht getan haben. Das dauert Minuten, nicht Stunden.

Charitable bietet sowohl eine kostenlose (Lite-)Version als auch ein Premium-Plugin. Sehen Sie hier den Unterschied zwischen Charitable Lite und Pro »

Starten Sie schöne Spendenkampagnen auf Ihrer Website. Benötigen Sie Hilfe? Starten Sie hier »

Drittens fügen Sie nach und nach Ihre historischen Spenderdaten hinzu, wenn Sie ein paar Minuten Zeit haben. Sie müssen nicht alles auf einmal erledigen.

Innerhalb eines Monats werden Sie sich fragen, wie Sie jemals ohne ausgekommen sind. Diese Vorstandsprotokolle, die früher Stunden dauerten? Sie werden Minuten dauern. Diesen Spender finden, der mit einer Frage angerufen hat? Sekunden. Genau wissen, wie viel Sie in diesem Quartal gesammelt haben? Es ist direkt auf Ihrem Dashboard.

Das Beste daran ist, dass dies keine komplizierte Unternehmenssoftware ist, die Schulungen und ein Handbuch erfordert. Wenn Sie WordPress verwenden können, können Sie Charitable verwenden. Und im Gegensatz zu diesen teuren Spenderverwaltungsplattformen werden Sie Ihr Budget nicht sprengen, um professionelle Werkzeuge zu erhalten.

Also hier ist meine Herausforderung an Sie: Hören Sie auf, darüber zu lesen, und fangen Sie an, es zu tun. Ihr zukünftiges Ich (und Ihre Spender) werden es Ihnen danken.

Richten Sie noch heute Ihr Spenderverfolgungssystem ein, und nächsten Monat, wenn Sie Berichte mit einem einzigen Klick erstellen, anstatt aus Tabellenkalkulationen zu kopieren und einzufügen, erinnern Sie sich an diesen Moment, als Sie beschlossen haben, intelligenter und nicht härter zu arbeiten.

Bereit, Ihre Spenderverfolgung zu transformieren? Starten Sie noch heute mit Charitable und schließen Sie sich Tausenden von gemeinnützigen Organisationen an, die den Wechsel bereits vollzogen haben.