Prêt à envoyer à votre congrégation un reçu de don qui semble réellement provenir de votre église, avec votre logo, vos couleurs, etc., au lieu d'un simple e-mail texte ?

Avec Charitable, cela signifie télécharger une image, écrire un court message de remerciement et choisir les détails du donateur qui s'affichent. Pas de logiciel de conception, pas de lutte avec un modèle PDF, et la plupart des églises l'ont configuré correctement en moins de 15 minutes.

Voici exactement ce qu'il faut configurer, ce qui doit figurer sur le reçu final, et quelques détails spécifiques à l'église que vous devriez régler avant que votre premier dixième ou offrande ne soit traité.

Ce que contient ce guide ?

Que faut-il inclure sur un reçu de don pour une église

Aux États-Unis, l'IRS exige un accusé de réception écrit pour tout don unique de 250 $ ou plus, et cette règle s'applique aux églises exactement de la même manière qu'à toute autre organisation à but non lucratif.

J'utilise les États-Unis comme exemple ici car c'est le système que la plupart de nos lecteurs connaissent, mais la même idée de base se retrouve presque partout : les autorités fiscales veulent une preuve qu'un don a bien eu lieu avant que quiconque ne le réclame.

Si votre église est en dehors des États-Unis, une brève conversation avec un conseiller fiscal local vous indiquera ce qu'attend votre propre pays. Quoi qu'il en soit, un reçu est la preuve qu'un membre apporte un dixième ou une offrande au moment de la déclaration de revenus, où que votre église soit située.

Un reçu de don pour une église doit comporter un ensemble spécifique de détails, pas seulement une ligne « merci pour votre don », qu'il s'agisse d'une offrande unique ou d'une partie d'une dîme récurrente. Voici ce qu'il devrait généralement inclure :

• Le nom légal et l'adresse de votre église : le nom sous lequel votre église est enregistrée, pas seulement le nom sur l'enseigne extérieure.
• Votre numéro d'identification fiscale (EIN), si vous en avez un : les églises n'ont pas à demander le statut d'exonération fiscale comme les autres organisations à but non lucratif, mais la plupart ont quand même un EIN pour les opérations bancaires et la paie.
• Le nom et l'adresse du donateur : tels qu'ils apparaissent dans vos registres, afin qu'ils correspondent à ce qu'il utilisera sur sa propre déclaration.
• La date et le montant du don : et s'il a été réparti sur plusieurs fonds, dîmes, fonds de construction, missions, chacun doit être détaillé séparément plutôt que regroupé en un seul chiffre.
• Une déclaration de déductibilité fiscale : confirmation qu'aucun bien ou service n'a été fourni en échange du don, ou une description de ce qui a été fourni, si un membre a donné par le biais d'un dîner de collecte de fonds, par exemple.

Voici une règle américaine, car elle surprend beaucoup d'églises : si un don était accompagné de quelque chose de valeur réelle, un billet pour un banquet, un article lors d'une vente aux enchères silencieuse, et que le don dépassait 75 $, l'IRS veut que cette valeur soit divulguée sur le reçu, pas seulement une note indiquant que quelque chose a été donné.

D'autres pays gèrent cela un peu différemment, donc si votre église organise quelque chose de similaire, un conseiller fiscal local pourra vous dire ce qui s'applique là où vous êtes. Cela n'apparaît pas sur une offrande typique du dimanche, mais cela compte dès que votre église organise une collecte de fonds avec un repas ou une tombola.

C'est le contenu. Voici à quoi cela ressemble réellement une fois qu'il est personnalisé et assemblé en un véritable document.

À quoi ressemble un reçu personnalisé terminé

Voici un exemple de reçu créé pour une église fictive, Faith & Love Ministry, montrant tout ce qui a été présenté dans la dernière section, réuni en un seul document personnalisé.

Une barre colorée en haut porte le message de remerciement, avec le logo de l'église, un numéro de don et un badge de statut complété juste en dessous. En dessous se trouve une courte note dans les propres mots de l'église, suivie du nom et de l'adresse du donateur exactement tels qu'enregistrés.

Le milieu de la page détaille chaque fonds touché par le don, Campagne d'exemple, Fonds d'éducation, Fonds de secours, chacun avec sa propre ligne, de sorte qu'un membre qui a donné à trois choses différentes en une seule visite reçoive toujours un aperçu clair et détaillé plutôt qu'un total confus.

Un message de clôture se trouve dans le pied de page, le même genre de phrase qu'un pasteur pourrait réellement dire depuis la chaire.

Rien dans cette mise en page n'est codé en dur. Chaque élément, le logo, la couleur de la barre, le libellé, les champs du donateur qui s'affichent, provient d'une page de paramètres que vous remplissez une fois. Voici comment cette page fonctionne.

Créez et expédiez automatiquement des reçus personnalisés avec Charitable

Charitable est la meilleure solution pour envoyer des reçus personnalisés aux donateurs d'églises et je vais vous dire pourquoi. C'est un plugin WordPress simple mais puissant que vous pouvez utiliser pour lancer des campagnes de collecte de fonds en quelques minutes.

Cela inclut les campagnes pour les dîmes, les dons ponctuels et le financement des missions – tout arrive au même endroit sur votre propre site, au lieu d'être réparti sur le processeur de paiement qui gère chaque fonds.

Cela compte pour un reçu spécifiquement : la marque, les noms des fonds, les champs du donateur, tout provient d'une seule page de paramètres qui s'applique à chaque don, de sorte que vous n'avez pas à reconstruire un reçu à la main chaque fois que quelqu'un fait un don.

Vous obtenez des modèles prêts à l'emploi, une personnalisation facile, plusieurs passerelles de paiement, des rapports de collecte de fonds et une gestion complète des enregistrements de dons et des détails des donateurs. Voir la liste complète des fonctionnalités »

Charitable propose une version gratuite (Lite) ainsi qu'une version payante (Pro).

Charitable Lite est idéal pour commencer si vous avez un budget nul. Il envoie déjà automatiquement un reçu par e-mail après chaque don, de sorte qu'aucun membre ne se demande jamais si son offrande a été traitée. C'est simple et fonctionnel, et il n'y a aucun coût pour le faire fonctionner dès aujourd'hui.

Le reçu personnalisé, avec logo et couleurs, est disponible dans Charitable Pro. Vous pouvez choisir parmi quatre plans à partir de 69 $ par an et tous incluent des reçus PDF.

Voici ce qu'il vous donne réellement une fois que les reçus PDF sont activés.

• Votre logo dans l'en-tête : pour que chaque reçu soit instantanément reconnaissable comme provenant de votre église, et non d'une notification de paiement générique.
• Vos propres coordonnées et formulation : le nom, l'adresse de votre église et un court message que vous écrivez une fois, apparaissant automatiquement sur chaque reçu.
• Contrôle des champs du donateur affichés : limitez-vous à un nom et une adresse, ou incluez un préfixe, un numéro de téléphone, et plus encore, à votre discrétion.
• Une couleur de marque sur la barre de remerciement : faites correspondre les couleurs de votre église, et la couleur du texte s'ajuste automatiquement pour rester lisible.
• Un message de pied de page personnalisable : une ligne de gratitude finale ou un rappel de mission qui s'affiche en bas de chaque reçu.
• Un code QR optionnel : lien direct vers une page de dons ou une campagne à partir du reçu imprimé ou téléchargé lui-même.
• Copies d'e-mails en libre-service : laissez un donateur télécharger une copie ou saisir n'importe quelle adresse e-mail et s'envoyer une nouvelle copie, sans avoir besoin de contacter votre bureau.

Chaque plan payant est assorti d'une garantie de remboursement de 14 jours, il n'y a donc aucun risque à configurer cela et à le tester avec un vrai don avant de vous engager. Les reçus PDF sont inclus dans tous les plans Charitable Pro.

Si vous hésitez encore à passer de Lite à Pro, la comparaison Lite vs Pro présente exactement ce qui change à chaque niveau. Passons maintenant aux paramètres.

Comment envoyer des reçus de dons personnalisés (sans code)

Rien de tout cela ne touche à une ligne de code. Chaque paramètre se trouve sur une seule page, donc une fois que vous savez où il se trouve, le reste consiste simplement à remplir les blancs.

Étape 1 : Ouvrez les reçus PDF et permettez aux donateurs d'envoyer des reçus par e-mail

Allez dans Charitable » Paramètres » Avancé » Reçus PDF. Près du haut, vous verrez Permettre aux donateurs d'envoyer des reçus par e-mail. Activez-le.

Il ajoute un petit formulaire directement sur la page du reçu où un donateur peut taper n'importe quelle adresse e-mail et s'envoyer une copie fraîche, pratique pour un membre qui souhaite transmettre son historique de dons à un conjoint ou à un préparateur de déclarations fiscales sans envoyer d'e-mail à votre bureau.

Sur le frontend, un donateur verrait une option comme celle-ci.

Ils peuvent télécharger leur reçu immédiatement. Ou entrer une adresse e-mail pour envoyer le reçu.

Étape 2 : Téléchargez votre logo

Ajoutons maintenant votre image de marque.

Faites défiler vers le bas jusqu'à Logo et téléchargez le logo de votre église. Il s'affiche dans l'en-tête de chaque reçu à partir de maintenant.

Il y a aussi un bouton Aperçu du reçu sur cette page, mais il ne reflétera pas vos modifications avant que vous n'ayez enregistré, alors attendez avant de cliquer dessus jusqu'à la fin.

Étape 3 : Saisissez vos coordonnées et renommez vos étiquettes

Juste en dessous du logo, la boîte Coordonnées est un petit éditeur de texte enrichi. C'est le nom, l'adresse et le numéro de téléphone de votre église, plus une courte phrase d'introduction, le tout affiché ensemble dans l'en-tête du reçu. Écrivez-le comme vous voudriez qu'un membre le lise, pas comme une clause de non-responsabilité légale.

Juste en dessous se trouvent quatre champs d'étiquette : « Numéro de don », « Campagne », « Don à » et « Vos dons ». Ce ne sont que les mots qui apparaissent sur le reçu, et vous pouvez renommer n'importe lequel d'entre eux.

C'est un endroit vraiment utile pour une église en particulier : si votre congrégation parle de « Dîmes » ou d'« Offrandes » plutôt que de « Campagnes », changez l'étiquette Campagne pour qu'elle corresponde. Un reçu qui utilise le langage réel de votre église semble beaucoup plus intentionnel qu'un utilisant des termes génériques de plateforme de dons.

Étape 4 : Choisissez les détails du donateur qui apparaissent

La section Détails du donateur est une série de cases à cocher : Préfixe, Prénom, Deuxième prénom, Nom, Suffixe, E-mail, Titre, Société, Téléphone, Anniversaire, Langue principale, et Consentement de contact. Cochez uniquement ce que vous souhaitez réellement imprimer.

La plupart des églises s'en sortent bien avec le Préfixe, le Prénom, le Nom, l'E-mail et le Téléphone, le même ensemble montré cochés dans la capture d'écran ci-dessus. La Société et l'Anniversaire ajoutent rarement quelque chose pour un donateur individuel et peuvent être laissés de côté en toute sécurité.

Étape 5 : Définissez la couleur de votre marque et le message de pied de page

La Couleur d'arrière-plan de la barre définit la couleur de cette barre de remerciement en haut du reçu. Vous pouvez choisir n'importe quelle couleur qui correspond à l'image de marque de votre église, à votre site Web, à votre bulletin, à votre panneau extérieur, et Charitable ajuste automatiquement la couleur du texte pour qu'il reste lisible, quelle que soit la clarté ou l'obscurité.

Juste en dessous du sélecteur de couleur se trouve le Contenu du pied de page, une autre boîte de texte enrichi pour le message de clôture que vous souhaitez en bas de chaque reçu. C'est un bon endroit pour une phrase de gratitude ou un bref rappel de ce que soutiennent les dons de l'église, quelque chose de plus proche de ce qu'un pasteur dirait réellement à voix haute que du langage de reçu standard.

Étape 6 : Ajoutez un message de remerciement et décidez du code QR

Afficher le code QR ajoute un code scannable au reçu qui renvoie directement à une campagne de votre choix. C'est une belle touche si vous voulez qu'un reçu imprimé ou téléchargé serve également de rappel discret vers votre page de dons, sans être insistant à ce sujet.

Juste en dessous, Message de remerciement est la ligne affichée en haut du reçu, à l'intérieur de cette barre colorée. Il prend en charge quelques balises de fusion, {site_name}, {donor_name} et {first_name}, vous pouvez donc le personnaliser sans avoir à taper le nom d'un donateur à la main. Quelque chose comme « Merci, {first_name} ! » est beaucoup plus chaleureux qu'un message générique par défaut.

Étape 7 : Enregistrez, puis prévisualisez avec un don réel

Faites défiler jusqu'en bas et cliquez sur Enregistrer les modifications. Remontez maintenant et cliquez sur Aperçu du reçu PDF. Vérifiez que votre logo est net à cette taille, que la couleur de votre barre est lisible et que vos coordonnées et votre message de pied de page s'affichent comme vous le souhaitiez, avant qu'un seul membre n'en voie un.

Erreurs courantes à éviter

Utiliser le nom sur l'enseigne au lieu du nom légal. « Grace Church » est peut-être ce que tout le monde appelle l'église, mais si votre entité légale est « Grace Community Church of Springfield, Inc. », c'est ce nom qui doit figurer sur un document fiscal. Gardez les deux si vous le souhaitez, le nom informel dans la salutation, le nom légal dans les coordonnées.

Regrouper plusieurs fonds en un seul chiffre. Un membre qui a donné au fonds général, au fonds de construction et aux missions lors de la même visite mérite de voir les trois ventilés, et non un total combiné dont il doit vous croire sur parole. La disposition détaillée le fait déjà correctement tant que vos fonds sont effectivement configurés comme des campagnes distinctes dans Charitable.

Oublier la divulgation du quid pro quo. Si un don de plus de 75 $ s'accompagnait de quelque chose de valeur, un billet de banquet, un objet d'enchère, cette valeur doit être divulguée sur le reçu, pas seulement un vague « merci d'avoir assisté ». Omettre cela est l'une des erreurs de reçu les plus courantes pour les églises qui organisent des événements de collecte de fonds.

Activer tous les champs de détails du donateur. Cocher chaque case dans Détails du donateur ne rend pas un reçu plus officiel, cela le rend simplement plus encombré, et certains champs (Anniversaire, Langue principale) sont le genre de choses qu'un membre pourrait ne pas s'attendre à voir imprimées sur un document de don. Gardez-le à ce qui appartient réellement.

Ne jamais prévisualiser avant le premier vrai don. Un logo qui semble correct en tant que fichier carré peut être étrangement recadré une fois placé dans l'en-tête d'un reçu. Utilisez toujours le bouton Aperçu du reçu après avoir enregistré, et vérifiez-le avec un véritable don test si vous le pouvez, avant que votre congrégation ne voie la chose réelle.

Aucun de ces éléments ne prend plus de quelques minutes à corriger une fois que vous savez les rechercher, et il est beaucoup plus facile de repérer un fonds incorrect ou un logo recadré maintenant que d'en entendre parler par un membre en avril.

Conseils avancés pour les reçus de dons d'église

Obtenir un reçu techniquement correct est la base. Un reçu est également l'une des communications les plus ouvertes aux donateurs qu'une église envoie toute l'année.

Faites correspondre la couleur de votre barre et votre logo à ce que votre congrégation voit déjà ailleurs, votre site Web, votre bulletin, vos médias sociaux. Un reçu qui semble appartenir à la même église que tout le reste semble beaucoup plus intentionnel qu'un reçu qui semble provenir d'un processeur de paiement générique.

Utilisez le message du pied de page pour dire quelque chose de vrai sur votre église spécifiquement, pas une phrase générique qui pourrait appartenir à n'importe quel organisme à but non lucratif. « Votre dîme nous aide à nourrir 40 familles par mois grâce au garde-manger de Springfield » fait plus pour un donateur que « Merci pour votre généreux soutien ».

Si votre église gère plusieurs fonds distincts (général, construction, missions, bienfaisance), prenez le temps de renommer les étiquettes des champs du reçu pour qu'elles correspondent à la façon dont votre congrégation parle réellement des dons. Un reçu qui indique « Dîme » et « Fonds de construction » au lieu d'un langage générique de « Campagne » donne l'impression que quelqu'un qui comprend les dons de l'église l'a conçu, car c'est le cas.

Pointez le code QR vers quelque chose qui vaut la peine d'être scanné, pas seulement vers votre page d'accueil. Un lien direct vers votre page de dons en ligne, ou vers un fonds spécifique pour lequel votre église collecte activement des fonds, permet d'utiliser davantage un code déjà imprimé sur un document que les membres sont susceptibles de conserver.

Si différents fonds nécessitent plus qu'une simple ligne d'article distincte, une page de reçu entièrement personnalisée par campagne est également possible dans Charitable.

Gardez à l'esprit qu'il s'agit d'un reçu par don, et non d'un relevé annuel. Si les membres demandent régulièrement un seul document couvrant toute leur année de dons au lieu d'un dossier de reçus individuels, il s'agit d'une fonctionnalité distincte Reçus Annuels conçue exactement pour cela.

Et n'oubliez pas vos donateurs par enveloppe. Un membre qui dépose un chèque dans l'offrande au lieu de donner en ligne a toujours besoin d'un reçu, et cela n'aura l'air correct que si ce don est enregistré manuellement dans Charitable plutôt que suivi sur une feuille de calcul séparée quelque part.

FAQ sur les reçus de dons d'église personnalisés

Les églises doivent-elles réellement envoyer des reçus de dons ?

Aux États-Unis, oui. Pour tout don unique de 250 $ ou plus, l'IRS exige la même reconnaissance écrite d'une église que de tout autre organisme à but non lucratif, et être automatiquement exonéré d'impôts ne vous dispense pas de cette obligation. Si votre église se trouve ailleurs, un conseiller fiscal local peut vous expliquer ce qu'attend votre propre pays.

Charitable Lite inclut-il des reçus PDF personnalisés ?

Lite envoie un reçu automatisé en texte brut après chaque don, ce qui couvre l'exigence légale de base. La version PDF personnalisée avec logo et couleurs fait partie de la fonctionnalité PDF Donor Receipts de Charitable, incluse à partir du plan Basic.

Puis-je renommer les champs pour qu'ils correspondent à la façon dont notre église parle des dons ?

Oui. Les étiquettes Numéro de don, Campagne, Don à, et Vos dons sont toutes modifiables, vous pouvez donc renommer Campagne en Dîme, Offrande, ou tout autre terme que votre congrégation utilise réellement.

Que se passe-t-il si un membre donne à plusieurs fonds dans un seul don ?

Tant que ces fonds existent en tant que campagnes distinctes dans Charitable, le reçu détaille chacun d'eux avec sa propre ligne et son propre montant, plutôt que de combiner le tout en un seul total.

Devons-nous inclure un identifiant fiscal si nous ne sommes pas officiellement enregistrés comme exonérés d'impôts ?

Aux États-Unis, les églises n'ont pas à demander le statut 501(c)(3) pour être exonérées d'impôts, mais si la vôtre a un EIN pour les opérations bancaires ou la paie, incluez-le quand même. Cela donne aux donateurs un document supplémentaire que leur préparateur fiscal pourrait demander. En dehors des États-Unis, utilisez le numéro fiscal ou d'enregistrement que votre autorité locale reconnaît, et un conseiller fiscal pourra vous indiquer le bon si vous n'êtes pas sûr.

Les membres peuvent-ils obtenir leur propre copie sans contacter le bureau de l'église ?

Oui, une fois que vous activez l’option « Permettre aux donateurs d’envoyer des reçus par e-mail ». Un formulaire apparaît sur la page du reçu, leur permettant d’envoyer une copie à n’importe quelle adresse e-mail, sans aucune demande à votre équipe.

Que se passe-t-il si un don était accompagné d'un billet de dîner ou d'un article d'enchère ?

Aux États-Unis, si le don était supérieur à 75 $ et que le donateur a reçu quelque chose de valeur réelle en retour, l’IRS exige que cette valeur soit divulguée sur le reçu, et pas seulement un simple merci général. Seul le montant supérieur à cette valeur est réellement déductible des impôts. Le seuil et la règle elle-même varient selon les pays.

Est-ce la même chose qu'un relevé annuel de dons ?

Non. Il s’agit d’un reçu envoyé après chaque don individuel. Un document annuel récapitulant tout ce qu’un membre a donné au cours de l’année est une fonctionnalité distincte, « Reçus Annuels », destinée à accompagner celui-ci, et non à le remplacer.

Votre congrégation fait déjà confiance à votre église pour ses dons. Un reçu qui semble réellement provenir de vous, et non d’un outil de paiement générique, est une petite chose qui renforce discrètement cette confiance à chaque don.

Configurez-le une fois, et chaque don à partir de maintenant portera automatiquement le nom de votre église, vos couleurs et vos propres mots. Commencez dès aujourd’hui avec Charitable »

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Melinda Bartley

Je suis rédacteur principal chez Charitable, avec plus de 15 ans d'expérience dans la création de contenu, le marketing numérique et le SEO. Au-delà de mon rôle professionnel, je suis co-fondateur et administrateur d'une organisation à but non lucratif dédiée au sauvetage et au bien-être des animaux. Tout au long de ma carrière, j'ai aidé à créer plus de 17 blogs – dont beaucoup à partir de zéro, les transformant en plateformes marketing réussies qui génèrent du trafic, améliorent la visibilité de la marque et génèrent des revenus.

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