Un e-mail de remerciement pour un don peut être très facile à manquer. Cependant, ces lettres de remerciement apparemment simples aux donateurs sont davantage un moyen de fidéliser les donateurs. Lorsqu'elles sont bien faites, elles peuvent être très efficaces pour convertir les donateurs ponctuels en donateurs réguliers ou à vie. Bien que vous ayez une certaine flexibilité quant au contenu, vous devez optimiser votre message afin qu'il incite les destinataires à donner encore plus.

Maintenant, vous envoyez un e-mail de remerciement pour des raisons évidentes. Principalement, vous voulez que votre message exprime votre gratitude pour les dons reçus. Mais il peut faire plus. Vous pouvez l'utiliser pour inciter les lecteurs à faire encore plus pour votre cause et les campagnes qui leur tiennent à cœur.

Dans ce tutoriel, nous vous montrerons un certain nombre de meilleures pratiques pour rendre votre e-mail de remerciement de don plus efficace. Nous vous fournirons également des exemples et des modèles pour vous inspirer. Mais avant cela, jetons un coup d'œil rapide à l'infrastructure d'un e-mail de remerciement de don. 

L'infrastructure de votre e-mail de remerciement de don

Votre première tâche consiste à décider comment vous enverrez vos e-mails de remerciement. Il existe deux options : utiliser votre client de messagerie ou opter pour une application dédiée de marketing par e-mail. Voici un aperçu des deux :

• Votre client de messagerie. Il est familier, simple et ne nécessite pas beaucoup de configuration. Il s'agit généralement de copier/coller un modèle et de l'envoyer chaque fois que vous recevez un don. Comme vous pouvez le constater, si vous traitez un volume élevé de dons – comme devrait le faire une organisation à but non lucratif prospère – vous trouverez que c'est une solution inapplicable. Cependant, vous pouvez y configurer une automatisation limitée. Cela peut vous faire gagner un temps et des efforts considérables.
• Logiciel de marketing par e-mail. Alternativement, vous pouvez utiliser une application dédiée de communication/marketing par e-mail telle que MailChimp, MailPoet, ActiveCampaign, et plus encore. Ces applications incluent toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour envoyer de beaux e-mails de remerciement automatisés.

Il existe en fait une troisième option !

Avec le plugin Charitable, vous pouvez envoyer des reçus par e-mail instantanés à vos donateurs. Avec une certaine personnalisation, vous pouvez également les adapter pour qu'ils servent de notification par e-mail de remerciement. C'est génial, non !

En général, chaque e-mail de remerciement de don que vous envoyez doit avoir le même modèle et le même format. Par exemple : Votre modèle doit être marqué. Cela signifie que vous devez rendre votre e-mail cohérent avec les couleurs de votre marque, vos choix typographiques, votre copie, votre voix et votre ton. 

Vous devez également utiliser des images dans votre modèle car les images aident les lecteurs à mieux se connecter. C'est mieux lorsque vous utilisez des visuels réels — des clichés *in situ* de votre travail, les bénéficiaires auxquels un don sera destiné, et plus encore.

Passons maintenant à la partie rédactionnelle — le cœur de votre e-mail de remerciement de don.

Rédaction de votre e-mail de remerciement de don

Votre ligne d’objet est la première chose que le lecteur verra après avoir reçu votre e-mail de don, vous voudrez donc vous assurer qu’il peut attirer l’attention. L’objectif est d’inciter le lecteur à ouvrir l’e-mail en premier lieu. Les e-mails dans le secteur à but non lucratif n’ont qu’un taux d’ouverture de 25 %, vous devrez donc maximiser vos chances.

Il existe différentes approches que vous pouvez adopter, mais gardez ces conseils à l’esprit :

• Incluez une touche personnelle (plus à ce sujet dans une minute).
• Gardez la ligne d’objet courte mais informative.
• N’en révélez pas trop, mais offrez suffisamment pour aider le lecteur à comprendre de quoi parle l’e-mail.

Les ‘mots puissants’ peuvent aider à susciter la curiosité dans les lignes d’objet. Considérez les exemples suivants qui combinent tous ces éléments :

{name}, merci ! Découvrez l’impact de votre don.

Découvrez comment votre généreux don aide ceux qui en ont besoin à {city}.

Pendant que nous y sommes, nous devrions parler davantage de la personnalisation – c’est un concept que vous voudrez utiliser souvent dans le secteur à but non lucratif.

L’importance de la personnalisation

Les livres et cours de Dale Carnegie enseignent très bien un aspect de la connexion sociale… que les gens aiment entendre leur propre nom. C’est presque leur chose préférée. Il n’est donc pas étonnant que l’une des tactiques de personnalisation d’e-mails les plus courantes consiste à utiliser le nom du destinataire. 

Maintenant, il n’y a rien de mal à dire « Bonjour ! » ou « Cher donateur ! » dans la salutation lors de l’ouverture d’un e-mail (ou dans la ligne d’objet). Mais inclure un nom rend l’e-mail plus personnel. Si vous combinez cela avec un langage informel ou d’affaires informel, vous pouvez écrire sur un ton conversationnel :

…{name}, nous devons vous dire à quel point nous apprécions votre récent don à notre campagne actuelle…

…qu’allez-vous faire, {name} ? Les habitants de {country} ont besoin de médicaments vitaux, et votre contribution peut aider à sauver des vies…

Cependant, afin d’inclure un nom personnalisé, vous devez le demander. Ce n’est pas un problème en théorie, bien que des études montrent que plus un formulaire comporte de champs à remplir, moins les gens le rempliront. 

Rédiger votre e-mail de remerciement

La majeure partie du travail de votre e-mail de remerciement pour un don ira à la rédaction de ce texte. Après tout, un e-mail de remerciement pour un don ne serait pas grand-chose sans ce « merci ! ». Il y a trois aspects clés pour bien faire cela :

• Incluez une appréciation sincère pour le don ou l’intérêt que vous avez reçu pour votre campagne.
• Indiquez comment le don (ou le don potentiel) aidera ceux qui en ont besoin.
• Utilisez un ton informel – ou du moins conversationnel.

Nous vous suggérons également de garder votre e-mail court, bien que cela dépende de votre campagne, de votre organisation à but non lucratif, de la nature du don et du montant du don. Pour un cas réel qui coche toutes ces cases, consultez ce classique Charity: Water mail :

Ceci est un excellent modèle de remerciement pour vos propres e-mails. Remarquez comment il utilise également la preuve sociale. 

Voici un exemple de lettre de remerciement basée sur celle-ci (en utilisant un refuge pour animaux comme cause) :

Autres inclusions

Grâce à votre généreux don, nous sommes un pas de plus vers notre objectif de {campaign goal}. Nous ne pourrions pas y arriver sans votre soutien. Alors, de la part de nous tous chez {nonprofit}, merci.

Vous êtes l'un des {number} donateurs qui aident les animaux à trouver de nouveaux foyers. Jusqu'à présent, votre soutien a déjà permis de réhabiliter {X} animaux. Votre don donne à notre équipe les ressources nécessaires pour évaluer les futurs foyers permanents de nos amis à quatre pattes et leur fournir une assistance médicale.

Encore une fois, merci pour votre soutien !

Vous remarquerez que nous avons inclus le nombre de donateurs, ce qui est essentiel pour créer un sentiment de communauté et de collaboration. D'ailleurs, il y a d'autres choses que vous pouvez faire pour aider à faire connaître votre cause.

Demander aux donateurs de promouvoir votre campagne

Si vous faites l'effort d'envoyer un e-mail de remerciement pour un don, il est logique d'essayer d'obtenir un peu de publicité supplémentaire. Votre e-mail est une bonne occasion de demander au lecteur de promouvoir votre cause/campagne. Il y a deux avantages principaux :

1. Vous pouvez encourager les dons de la part des amis et des contacts sur les réseaux sociaux d'un lecteur.

2. Ceux qui ne peuvent pas fournir de soutien monétaire peuvent toujours aider en faisant connaître votre cause via les réseaux sociaux. Cela peut être un élément simple de votre modèle d'e-mail. Par exemple :

Pendant que nous y sommes, nous apprécierions que vous parliez de notre campagne actuelle sur Facebook et Instagram.

Assurez-vous de parler à d'autres de la façon dont vous nous avez aidés. Faites-nous une mention sociale sur Facebook, Twitter et Instagram !

Chacun de ces messages devrait inclure des liens vers les canaux de médias sociaux pertinents. Utiliser cela comme un 'P.S.' peut aussi fonctionner.

Autres inclusions

Il y a quelques autres éléments que vous voudrez inclure dans votre modèle d'e-mail qui ne sont pas des « caractéristiques phares », mais qui peuvent vous aider à mieux vous connecter avec les destinataires. Par exemple :

• Incluez vos coordonnées, telles qu'une adresse e-mail, un numéro de téléphone et une adresse enregistrée. Cela aide le lecteur à vous contacter s'il en a besoin. C'est bien dans votre pied de page ou à la fin du corps de l'e-mail.
• Assurez-vous d'inclure un reçu pour le don s'il est pertinent et nécessaire. Ceci est pour les archives du donateur et sert de rappel de la raison pour laquelle il reçoit l'e-mail.

Le plugin Charitable vous permet d'envoyer des reçus après chaque don que vous recevez. C'est parfait, car vous pouvez personnaliser le contenu pour qu'il serve également de message de remerciement, sans travail supplémentaire.

Terminer votre e-mail

Une fois que vous avez une ligne d'objet, un corps de texte approprié et certains des autres éléments que nous venons de couvrir, vous pouvez terminer votre e-mail.

Dans certains cas, l'identité de l'expéditeur est anonyme, comme avec Charity: Water. Cependant, pour la plupart des organisations à but non lucratif, vous voudrez inclure un membre du personnel occupant un poste de direction ou une personne spécifique qui traite avec le public pour signer votre e-mail.

Il n'est pas nécessaire que ce soit une formule de clôture complexe. Ceci est suffisant :

Merci encore pour votre soutien,

Jane Faversham, Directrice générale, HollyPals Pet Sanctuary

Tant que la signature comprend une salutation, un nom, un titre de poste et le nom de votre organisation, vous ferez suffisamment pour rappeler au lecteur qui vous êtes.

Assurez-vous également que l'adresse e-mail à partir de laquelle vous envoyez provient d'une boîte de réception surveillée. Cela signifie que vous voudrez renoncer à [email protected] ou [email protected] et configurer plutôt une boîte de réception dédiée pour l'expéditeur.

Envoyez votre e-mail de remerciement pour le don

Une fois votre modèle prêt, vous pouvez commencer à l'envoyer. Bien que nous ne puissions pas vous dire comment envoyer votre e-mail (car chaque plateforme est différente), nous pouvons vous donner une ou deux astuces sur la façon de configurer les choses. Voici ce que vous devriez retenir :

• Assurez-vous de configurer votre modèle d'e-mail afin qu'il s'envoie après chaque don.
• Il devrait y avoir un moyen de personnaliser le modèle et de le remplir automatiquement à partir de votre liste de contacts. Cependant, n'oubliez d'utiliser uniquement des espaces réservés pour lesquels vous avez des informations, sinon les destinataires verront des balises étranges.
• Vous pouvez envisager de configurer plusieurs modèles d'e-mail à envoyer à vos différents segments d'audience. Ce concept dépasse le cadre de cet article, mais c'est un excellent moyen de personnaliser les e-mails.

Les fonctionnalités de notification par e-mail de Charitable peuvent vous aider ici. Avec Charitable, vous pouvez ajouter du contenu spécifique à la campagne à vos e-mails de reçu de don. Cela transforme un e-mail transactionnel générique en un e-mail de notification de remerciement complet et personnalisé !

Comment Charitable peut vous aider à dire « Merci » à vos donateurs

Charitable est une solution complète pour les organisations à but non lucratif pour les sites Web WordPress. Le plugin de don WordPress Charitable vous offre toutes les fonctionnalités de base dont vous avez besoin pour accepter et traiter les dons sur votre site.

Charitable offre à votre site Web d'organisation à but non lucratif toutes les fonctionnalités dont il a besoin pour alimenter ses opérations quotidiennes :

• Vous disposez d'un moyen rapide et simple de mettre en œuvre une infrastructure de dons complexe et puissante sur votre site Web WordPress.
• Chaque formulaire de don est compatible avec les réglementations de confidentialité du monde entier, y compris le RGPD.
• Vous pouvez gérer les donateurs en utilisant la familiarité de l'écran d'administration de WordPress.

Vous trouverez également un certain nombre de mises à niveau premium pour améliorer l'expérience. Par exemple, vous pouvez connecter votre plateforme de marketing par e-mail préférée à Charitable. De plus, vous pouvez également la connecter à votre compte Easy Digital Downloads. Vous bénéficiez également de la prise en charge d'un certain nombre de passerelles de paiement. Les extensions permettent également la mise en œuvre de la réduction des frais, des dons automatiques et récurrents, de la fonctionnalité de financement participatif et de la possibilité de configurer un réseau de collecte de fonds pair-à-pair. Combinés, tous ces éléments pourraient vous permettre d'envoyer plus d'e-mails de remerciement que jamais, car vos dons vont monter en flèche !

La plupart des fonctionnalités du plugin Charitable sont incluses dans les plans Essentials ou Growth. À partir de 119 $ par an, vous pouvez développer votre propre collecte de fonds en ligne sans tiers ni intermédiaire. Les plans supérieurs vous permettent également d'activer Charitable sur plusieurs sites.

Conclusion

Envoyer un e-mail de remerciement pour un don est un excellent moyen de se connecter et d'engager à la fois les donateurs occasionnels et ceux qui donnent régulièrement. Vous pouvez même envoyer des e-mails de remerciement aux personnes qui s'abonnent à votre cause, même si elles ne sont pas encore donateurs.

Mais comme vous venez de le voir, les messages de remerciement doivent faire plus que simplement bien se lire et sembler sincères.  Les lettres de remerciement pour les organisations à but non lucratif ne devraient pas seulement aider vos donateurs à se sentir plus connectés à votre organisation et à contribuer davantage, mais aussi les encourager à vous trouver de nouveaux donateurs en vous aidant à toucher plus de monde. Espérons que les conseils que vous venez de lire sont tout ce dont vous avez besoin pour faire passer vos lettres de remerciement de donateurs de bonnes à excellentes. Pour plus d'exemples de lettres, consultez certains de ceux-ci.

Si vous utilisez le plugin de dons WordPress Charitable, vous pouvez simplement activer les reçus par e-mail qui servent également de notifications de remerciement. Vous pouvez rendre les fonctionnalités d'e-mail de Charitable 10 fois plus puissantes avec notre extension Newsletter Connect. Selon la plateforme de marketing par e-mail que vous utilisez, cela peut débloquer plusieurs fonctionnalités supplémentaires. 

Et, bien sûr, avec cette fonctionnalité, vous bénéficiez de toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour soutenir votre organisation à but non lucratif. Vous pouvez utiliser une passerelle de paiement de votre choix. Charitable prend en charge Stripe, Braintree, Authorize.Net, et plus encore. Vous pouvez même configurer et accepter des dons automatiques et récurrents pour vos campagnes. Il est également possible d'offrir un allègement des frais et un soutien pour le Gift Aid.

Si l'idée de ce que Charitable peut faire pour vous vous plaît, consultez les plans disponibles et créez un compte. Chaque achat est accompagné d'une garantie de remboursement de 30 jours, sans poser de questions.