¿Listo para enviar a tu congregación un recibo de donación que realmente parezca que vino de tu iglesia, completo con tu logo, colores y todo, en lugar de un correo electrónico de texto plano?
Con Charitable, eso significa subir una imagen, escribir un breve mensaje de agradecimiento y elegir qué detalles del donante aparecen. Sin software de diseño, sin luchar con una plantilla PDF, y la mayoría de las iglesias lo tienen listo en menos de 15 minutos.
Aquí te explicamos exactamente qué configurar, qué pertenece al recibo finalizado y algunos detalles específicos de la iglesia que deberías tener en cuenta antes de que pasen tus primeros diezmos u ofrendas.
¿Qué hay en esta guía?
- Qué incluir en un recibo de donación de iglesia
- Cómo se ve un recibo de marca terminado
- Crear y enviar recibos de marca automáticamente con Charitable
- Cómo enviar recibos de donación de marca (sin código)
- Errores comunes a evitar
- Consejos avanzados para recibos de donación de iglesias
- Preguntas frecuentes sobre recibos de donación de iglesias de marca
Qué incluir en un recibo de donación de iglesia
En los EE. UU., el IRS requiere un acuse de recibo por escrito para cualquier donación individual de $250 o más, y esa regla se aplica a las iglesias exactamente de la misma manera que a cualquier otra organización sin fines de lucro.
Uso los EE. UU. como ejemplo aquí, ya que es el sistema que la mayoría de nuestros lectores conocen, pero la misma idea básica aparece en casi todas partes: las autoridades fiscales quieren pruebas de que un regalo realmente ocurrió antes de que alguien lo reclame.
Si tu iglesia está fuera de los EE. UU., una conversación rápida con un asesor fiscal local te dirá lo que espera tu país. De cualquier manera, un recibo es cómo un miembro prueba un diezmo u ofrenda en la época de impuestos, sin importar dónde se encuentre tu iglesia.
Un recibo de donación de iglesia adecuado necesita un conjunto específico de detalles, no solo una línea de "gracias por tu donación", ya sea que la donación haya sido única o parte de un diezmo recurrente. Aquí tienes lo que generalmente debería incluir:
- Nombre y dirección legal de tu iglesia: el nombre bajo el cual está registrada tu iglesia, no solo el nombre en el letrero exterior.
- Su número de identificación fiscal (EIN), si tiene uno: las iglesias no tienen que solicitar el estatus de exentas de impuestos de la misma manera que otras organizaciones sin fines de lucro, pero la mayoría aún conserva un EIN para operaciones bancarias y nóminas.
- El nombre y la dirección del donante: tal como aparecen en sus registros, para que coincidan con los que utilizarán en su propia declaración.
- La fecha y el monto de la donación: y si se dividió en más de un fondo, diezmo, fondo de construcción, misiones, cada uno desglosado por separado en lugar de agruparlo en un solo número.
- Una declaración de deducibilidad fiscal: confirmación de que no se proporcionaron bienes ni servicios a cambio de la donación, o una descripción de lo que se proporcionó, si un miembro donó a través de algo como una cena benéfica.
Aquí hay una regla de EE. UU., ya que sorprende a muchas iglesias: si una donación vino con algo de valor real adjunto, una entrada para un banquete, un artículo en una subasta silenciosa, y la donación fue superior a $75, el IRS quiere que ese valor se divulgue en el recibo, no solo una nota de que se dio algo.
Otros países manejan esto de manera un poco diferente, por lo que si su iglesia administra algo similar, un asesor fiscal local puede decirle qué se aplica donde usted se encuentra. No surge en una ofrenda dominical típica, pero importa en el momento en que su iglesia organiza una recaudación de fondos con una comida o una rifa adjunta.
Ese es el contenido. Así es como se ve realmente una vez que está personalizado y ensamblado en un documento real.
Cómo se ve un recibo de marca terminado
Aquí hay un recibo de muestra creado para una iglesia ficticia, Faith & Love Ministry, que muestra todo lo de la última sección reunido en un documento personalizado.
Una barra de color en la parte superior lleva el mensaje de agradecimiento, con el logotipo de la iglesia, un número de donación y una insignia de estado completado justo debajo. Debajo hay una breve nota en palabras de la iglesia, seguida del nombre y la dirección del donante exactamente como se registraron.
La parte central de la página detalla cada fondo que tocó la donación, Campaña de Muestra, Fondo de Educación, Fondo de Ayuda, cada uno con su propia línea, para que un miembro que donó a tres cosas diferentes en una sola visita aún reciba un desglose limpio y detallado en lugar de un total confuso.
Un mensaje de cierre se encuentra en el pie de página, el mismo tipo de frase que un pastor podría decir desde el púlpito.
Nada de ese diseño está codificado. Cada parte de él, el logotipo, el color de la barra, la redacción, qué campos de donante aparecen, proviene de una página de configuración que usted completa una vez. Así es como funciona esa página.
Crear y enviar recibos de marca automáticamente con Charitable
Charitable es la mejor solución para enviar recibos personalizados a los donantes de la iglesia y le diré por qué. Es un plugin de WordPress simple pero potente que puede usar para lanzar campañas de recaudación de fondos en minutos.
Esto incluye campañas para diezmos, ofrendas únicas y financiación de misiones; todo aterriza en el mismo lugar en su propio sitio, en lugar de dividirse entre el procesador de pagos que esté manejando cada fondo.
Eso es importante para un recibo específicamente: la marca, los nombres de los fondos, los campos del donante, todo proviene de una página de configuración que se aplica a cada donación, por lo que no estás reconstruyendo un recibo a mano cada vez que alguien dona.
Obtienes plantillas listas para usar, personalización sencilla, múltiples pasarelas de pago, informes de recaudación de fondos y gestión completa del backend de los registros de donaciones y los detalles de los donantes. Ver lista completa de características »
Charitable tiene una versión gratuita (Lite) y una versión de pago (Pro).
Charitable Lite es ideal para empezar si tienes presupuesto cero. Ya envía un recibo por correo electrónico automáticamente después de cada donación, por lo que ningún miembro se queda preguntándose si su ofrenda se procesó. Es simple y funcional, y no cuesta nada ponerlo en marcha hoy.
El recibo con marca, logotipo y color está disponible en Charitable Pro. Puedes elegir entre cuatro planes a partir de $69 al año y todos incluyen recibos en PDF.
Aquí tienes lo que realmente te da una vez que los recibos en PDF están activados.
- Tu logotipo en el encabezado: para que cada recibo sea instantáneamente reconocible como proveniente de tu iglesia, no una notificación de pago genérica.
- Tus propios datos de contacto y redacción: el nombre de tu iglesia, la dirección y un breve mensaje que escribes una vez, que aparece automáticamente en cada recibo.
- Control sobre qué campos de donante se muestran: limítate a un nombre y dirección, o incluye un prefijo, número de teléfono y más, tú decides.
- Un color de marca en la barra de agradecimiento: combina con los colores de tu iglesia, y el color del texto se ajusta automáticamente para que se mantenga legible.
- Un mensaje de pie de página personalizable: una línea de agradecimiento o un recordatorio de misión que aparece en la parte inferior de cada recibo.
- Un código QR opcional: enlaza directamente a una página de donaciones o campaña desde el recibo impreso o descargado.
- Copias de correo electrónico de autoservicio: permite a un donante descargar una copia o escribir cualquier dirección de correo electrónico y enviarse una copia nueva, sin necesidad de contactar a tu oficina.
Cada plan de pago viene con una garantía de devolución de dinero de 14 días, por lo que no hay riesgo en configurarlo y probarlo con una donación real antes de comprometerte. Los recibos en PDF están incluidos en todos los planes de Charitable Pro.
Si todavía estás decidiendo si pasar de Lite a Pro, la comparación Lite vs Pro detalla exactamente qué cambia en cada nivel. Ahora hagamos clic en la configuración.
Cómo enviar recibos de donación de marca (sin código)
Nada de esto toca una línea de código. Cada configuración se encuentra en una sola página, por lo que una vez que sepas dónde está, el resto es solo rellenar los espacios en blanco.
Paso 1: Abrir recibos PDF y permitir que los donantes envíen recibos por correo electrónico
Ve a Charitable » Configuración » Avanzado » Recibos en PDF. Cerca de la parte superior, verás Permitir a los donantes enviar recibos por correo electrónico. Actívalo.
Añade un pequeño formulario justo en la página del recibo donde un donante puede escribir cualquier dirección de correo electrónico y enviarse una copia nueva, útil para un miembro que quiera reenviar su registro de donaciones a un cónyuge o un preparador de impuestos sin tener que enviar un correo a tu oficina.
En el frontend, un donante vería una opción como esta.
Pueden descargar su recibo inmediatamente. O introducir una dirección de correo electrónico para enviar el recibo.
Paso 2: Subir tu logo
Ahora añadamos tu marca.
Desplázate hacia abajo hasta Logo y sube el logo de tu iglesia. Aparecerá en la cabecera de cada recibo a partir de ahora.
También hay un botón Vista previa del recibo en esta página, pero no reflejará tus cambios hasta después de haber guardado, así que deja de hacer clic en él hasta el final.
Paso 3: Escribir tus datos de contacto y renombrar tus etiquetas
Justo debajo del logo, el cuadro Detalles de contacto es un pequeño editor de texto enriquecido. Este es el nombre, la dirección y el número de teléfono de tu iglesia, además de una breve línea de apertura, todo mostrado junto en la cabecera del recibo. Escríbelo como querrías que un miembro lo leyera, no como un descargo de responsabilidad legal.
Justo debajo de eso hay cuatro campos de etiqueta: "Número de donación", "Campaña", "Donación a" y "Tus donaciones". Estas son solo las palabras que aparecen en el recibo, y puedes renombrar cualquiera de ellas.
Este es un lugar genuinamente útil para una iglesia específicamente: si tu congregación habla de "Diezmos" u "Ofrendas" en lugar de "Campañas", cambia la etiqueta de Campaña para que coincida. Un recibo que habla el idioma real de tu iglesia se lee como mucho más intencional que uno que usa términos genéricos de plataforma de donaciones.
Paso 4: Elegir qué detalles del donante aparecen
La sección Detalles del donante es una fila de casillas de verificación: Prefijo, Nombre, Segundo nombre, Apellido, Sufijo, Correo electrónico, Título, Empresa, Teléfono, Cumpleaños, Idioma principal y Consentimiento de contacto. Marca solo lo que realmente quieres que se imprima.
La mayoría de las iglesias se apañan bien con Prefijo, Nombre, Apellido, Correo electrónico y Teléfono, el mismo conjunto que se muestra marcado en la captura de pantalla anterior. Empresa y Cumpleaños rara vez añaden algo para un donante individual y es seguro dejarlos fuera.
Paso 5: Establecer el color de tu marca y el mensaje del pie de página
El Color de fondo de la barra establece el color de esa barra de agradecimiento en la parte superior del recibo. Puedes elegir lo que coincida con la marca de tu iglesia, tu sitio web, tu boletín, tu letrero exterior, y Charitable ajusta el color del texto automáticamente para que siga siendo legible sin importar cuán claro u oscuro sea.
Justo debajo del selector de color está Contenido del pie de página, otro cuadro de texto enriquecido para cualquier mensaje de cierre que desees en la parte inferior de cada recibo. Este es un buen lugar para una línea de gratitud o un breve recordatorio de lo que apoya la donación de la iglesia, algo más cercano a lo que un pastor podría decir en voz alta que un lenguaje genérico de recibo.
Paso 6: Añadir un mensaje de agradecimiento y decidir sobre el código QR
Mostrar código QR añade un código escaneable al recibo que enlaza directamente a una campaña de tu elección. Es un buen detalle si quieres que un recibo impreso o descargado sirva también como un recordatorio discreto para volver a tu página de donaciones, sin ser insistente.
Justo debajo, Mensaje de agradecimiento es la línea que se muestra en la parte superior del recibo, dentro de esa barra de color. Admite algunas etiquetas de combinación, {site_name}, {donor_name} y {first_name}, para que puedas personalizarlo sin tener que escribir el nombre de un donante a mano. Algo como “¡Gracias, {first_name}!” suena mucho más cálido que el texto genérico predeterminado.
Paso 7: Guardar, luego previsualizar con una donación real
Desplázate hasta el final y haz clic en Guardar cambios. Ahora vuelve a subir y haz clic en Vista previa del recibo en PDF. Comprueba que tu logotipo se vea nítido a ese tamaño, que el color de tu barra sea legible y que tus datos de contacto y el mensaje del pie de página se lean como pretendías, antes de que un solo miembro vea uno.
Errores comunes a evitar
Usar el nombre del letrero en lugar del nombre legal. “Grace Church” podría ser como todos la llaman, pero si tu entidad legal es “Grace Community Church of Springfield, Inc.”, ese es el nombre que debe figurar en un documento fiscal. Puedes conservar ambos si quieres, el nombre informal en el saludo y el nombre legal en los datos de contacto.
Agrupar varios fondos en un solo número. Un miembro que donó al fondo general, al fondo de construcción y a misiones en la misma visita merece ver los tres desglosados, no un total combinado del que tiene que fiarse de tu palabra. El diseño detallado ya hace esto correctamente siempre que tus fondos estén configurados como campañas separadas en Charitable.
Omitir la divulgación de contraprestación (quid pro quo). Si una donación superior a 75 $ vino acompañada de algo de valor, una entrada para un banquete, un artículo de subasta, ese valor debe divulgarse en el recibo, no solo un vago “gracias por asistir”. Omitir esto es uno de los errores más comunes en los recibos de las iglesias que organizan eventos de recaudación de fondos.
Activar todos los campos de detalles del donante. Marcar todas las casillas en Detalles del donante no hace que un recibo sea más oficial, solo lo hace más desordenado, y algunos campos (Cumpleaños, Idioma principal) son del tipo de cosas que un miembro podría no esperar ver impresas en un documento de donación. Quédate con lo que realmente pertenece allí.
No previsualizar antes del primer regalo real. Un logotipo que se ve bien como archivo cuadrado puede recortarse de forma extraña una vez que se coloca en el encabezado de un recibo. Utiliza siempre el botón Vista previa del recibo después de guardar, y compruébalo con una donación de prueba real si puedes, antes de que tu congregación vea el resultado final.
Ninguno de estos tarda más de un par de minutos en corregirse una vez que sabes que debes buscarlos, y es mucho más fácil detectar un fondo incorrecto o un logotipo recortado ahora que oír hablar de ello a un miembro en abril.
Consejos avanzados para recibos de donación de iglesias
Obtener el recibo técnicamente correcto es lo básico. Un recibo es también una de las comunicaciones para donantes más abiertas que una iglesia envía durante todo el año.
Haz coincidir el color de tu barra y tu logo con lo que tu congregación ya ve en otros lugares, tu sitio web, tu boletín, tus redes sociales. Un recibo que parece pertenecer a la misma iglesia que todo lo demás se siente mucho más intencional que uno que parece provenir de un procesador de pagos genérico.
Usa el mensaje del pie de página para decir algo verdadero sobre tu iglesia específicamente, no una línea genérica que podría pertenecer a cualquier organización sin fines de lucro. "Tu diezmo nos ayuda a alimentar a 40 familias al mes a través de la Despensa de Springfield" hace más por un donante que "Gracias por tu generoso apoyo".
Si su iglesia administra varios fondos distintos (general, de construcción, misiones, beneficencia), tómese el tiempo de renombrar las etiquetas de los campos del recibo para que coincidan con la forma en que su congregación habla realmente de las donaciones. Un recibo que diga “Diezmo” y “Fondo de Construcción” en lugar de un lenguaje genérico de “Campaña” da la impresión de que alguien que entiende las donaciones de la iglesia lo creó, porque alguien lo hizo.
Apunte el código QR a algo que valga la pena escanear, no solo a su página de inicio. Un enlace directo a su página de donaciones en línea, o a un fondo específico para el que su iglesia está recaudando activamente, sacará más provecho de un código que ya está impreso en un documento que los miembros probablemente conservarán.
Si los diferentes fondos necesitan algo más que un simple elemento de línea diferente, también es posible en Charitable una página de recibo personalizada por campaña.
Tenga en cuenta que este es un recibo por donación individual, no un resumen anual. Si los miembros piden regularmente un solo documento que cubra todo su año de donaciones en lugar de una carpeta de recibos individuales, esa es una característica Recibos Anuales separada, creada exactamente para eso.
Y no se olvide de quienes donan con sobres. Un miembro que deja un cheque en la ofrenda en lugar de donar en línea todavía necesita un recibo, y solo se verá correcto si esa donación se registra manualmente en Charitable en lugar de ser rastreada en una hoja de cálculo separada en algún lugar.
Preguntas frecuentes sobre recibos de donación de iglesias de marca
¿Las iglesias realmente tienen que enviar recibos de donación?
En los EE. UU., sí. Para cualquier donación individual de $250 o más, el IRS requiere el mismo reconocimiento por escrito de una iglesia que de cualquier otra organización sin fines de lucro, y estar exento de impuestos automáticamente no lo exime de esto. Si su iglesia está en otro lugar, un asesor fiscal local puede guiarle sobre lo que espera su propio país.
¿Charitable Lite incluye recibos PDF de marca?
Lite envía un recibo automatizado de texto plano después de cada donación, lo que cubre el requisito legal básico. La versión en PDF con marca y logotipo a todo color es parte de la función de Recibos de Donantes en PDF de Charitable, incluida a partir del plan Básico.
¿Puedo renombrar los campos para que coincidan con cómo nuestra iglesia habla de las donaciones?
Sí. Las etiquetas Número de Donación, Campaña, Donar a y Sus Donaciones son todas editables, por lo que puede renombrar Campaña a Diezmo, Ofrenda o cualquier otro término que su congregación utilice realmente.
¿Qué pasa si un miembro dona a más de un fondo en una sola donación?
Mientras esos fondos existan como campañas separadas en Charitable, el recibo los detalla cada uno con su propia línea y monto, en lugar de combinar todo en un solo total.
¿Necesitamos incluir un número de identificación fiscal si no estamos registrados formalmente como exentos de impuestos?
En EE. UU., las iglesias no tienen que solicitar el estatus 501(c)(3) para estar exentas de impuestos, pero si la tuya tiene un EIN para banca o nóminas, inclúyelo de todos modos. Les da a los donantes una pieza más de documentación que su preparador de impuestos podría solicitar. Fuera de EE. UU., utiliza el número de identificación fiscal o de registro que reconozca tu autoridad local, y un asesor fiscal podrá indicarte el correcto si no estás seguro.
¿Pueden los miembros obtener su propia copia sin contactar a la oficina de la iglesia?
Sí, una vez que actives Permitir que los donantes envíen recibos por correo electrónico. Aparecerá un formulario en la página del recibo que les permitirá enviar una copia nueva a cualquier dirección de correo electrónico, sin necesidad de solicitarlo a tu equipo.
¿Qué sucede si un regalo vino con una entrada para la cena o un artículo de subasta adjunto?
En EE. UU., si el donativo superó los 75 $ y el donante recibió algo de valor real a cambio, el IRS quiere que ese valor se divulgue en el recibo, no solo un agradecimiento general, y solo la cantidad superior a ese valor cuenta realmente como deducible de impuestos. Tanto el umbral como la regla en sí varían según el país.
¿Es esto lo mismo que un estado de cuenta anual de donaciones?
No. Este es un recibo enviado después de cada donativo individual. Un documento anual que totaliza todo lo que un miembro donó durante todo el año es una función separada, Recibos Anuales, destinada a complementar este, no a reemplazarlo.
Tu congregación ya confía en tu iglesia con sus donativos. Un recibo que realmente parezca que proviene de ti, no de una herramienta de pago genérica, es algo pequeño que refuerza silenciosamente esa confianza cada vez que alguien dona.
Configúralo una vez y cada donativo a partir de ahora llevará el nombre de tu iglesia, tus colores y tus propias palabras, automáticamente. Empieza hoy con Charitable »
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