¿Te cuesta hacer un seguimiento de tus donantes y registros de donaciones?
Hace poco vi una consulta de una organización sin ánimo de lucro preguntando sobre cómo hacer un seguimiento de los donantes en Google Sheets y cómo hacerlo. Yo lo he hecho y nunca más lo volveré a hacer. Llevaba mucho tiempo y era muy difícil encontrar los datos que necesitas.
A menudo me pasaba horas revisando hojas de cálculo intentando recordar quién donó a la última campaña o dedicaba horas a crear manualmente informes de donantes para la reunión de tu junta. Gestionar la información de los donantes no debería parecer la resolución de un rompecabezas al que le faltan piezas.
Como administrador de una organización sin ánimo de lucro, necesitas respuestas rápidas a preguntas importantes: ¿Quiénes son tus seguidores más leales? ¿Cuándo fue la última vez que alguien donó? ¿Cuánto han contribuido a lo largo del tiempo? Tener esta información a tu alcance no es solo conveniente, es esencial para construir relaciones más sólidas con los donantes y tomar decisiones informadas sobre tu estrategia de recaudación de fondos.
¿Las buenas noticias? No necesitas software caro ni experiencia técnica para hacer un seguimiento eficaz del historial de donantes. Con el plugin de WordPress adecuado, puedes ver cada donación, identificar patrones de donación y generar informes profesionales en solo unos pocos clics.
En esta guía, te explicaré exactamente cómo configurar un sistema completo de seguimiento de donantes utilizando Charitable. Aprenderás a:
- Ver perfiles completos de donantes con historial de donaciones
- Filtrar y buscar donaciones por fecha, importe o campaña
- Generar informes de donantes para tu equipo y junta
- Exportar datos de donaciones para tu software de contabilidad
- Identificar a tus principales donantes y seguir las tendencias de donación
Empecemos.
1. Por qué debes dejar de usar hojas de cálculo para el seguimiento de donantes
Cuando empiezas a aceptar donaciones, una simple hoja de cálculo parece la opción obvia. Es gratis, ya sabes cómo usarla y funciona... hasta que deja de hacerlo.
La cosa es esta: yo he estado ahí. En los primeros días de la organización de recaudaciones de fondos en línea, hacía un seguimiento de todo en hojas de cálculo. Y déjame decirte, fue una pesadilla que solo empeoró a medida que crecíamos.
El coste real del seguimiento con hojas de cálculo
Piensa en cuánto tiempo dedicas a:
- Introducir manualmente cada donación (y comprobar si hay errores tipográficos)
- Crear hojas separadas para diferentes campañas
- Crear fórmulas que se rompen cuando alguien añade una columna
- Buscar en filas para encontrar el historial de un donante
- Copiar y pegar datos para crear informes para la junta
Eso sin contar el estrés de preguntarse si tus datos son precisos o si has borrado accidentalmente algo importante.
Qué sucede cuando creces
¿El problema mayor? Las hojas de cálculo no escalan. Cuando tienes 50 donantes, quizás sea manejable. ¿Pero qué pasa con 500? ¿O 5.000?
De repente, te enfrentas a:
- Múltiples versiones circulando ("Informe_Final_v3_REALMENTE_FINAL.xlsx")
- Miembros del equipo que no pueden acceder al archivo cuando lo necesitan
- Ninguna forma de segmentar rápidamente a los donantes o detectar tendencias
- Cero automatización para recibos o correos de agradecimiento
El riesgo de seguridad del que nadie habla
Aquí hay algo que la mayoría de la gente no considera: los datos de los donantes son sensibles. Nombres, correos electrónicos, direcciones, montos de donación: esta es información que debe protegerse.
¿Hojas de cálculo almacenadas en la computadora de alguien o en una carpeta básica en la nube? Eso es una brecha de datos esperando a suceder.
Hay una mejor manera
La solución no son hojas de cálculo más complejas ni software empresarial costoso. Es usar una herramienta diseñada específicamente para organizaciones sin fines de lucro que se integra directamente en su sitio web de WordPress.
Ahí es donde entra un sistema de gestión de donantes adecuado. ¿Y la mejor parte? Puede configurarlo hoy mismo y empezar a ahorrar horas cada semana.
O déjame mostrarte exactamente cómo hacerlo.
Resolviendo sus problemas de seguimiento de donantes con Charitable
Antes de entrar en el cómo, permítame explicarle rápidamente qué es Charitable y por qué es la solución perfecta para sus necesidades de seguimiento de donantes.
Charitable es un plugin de donaciones para WordPress que transforma su sitio web en una plataforma completa de recaudación de fondos con un sistema de gestión de donantes incorporado. Todo en un solo lugar, puede aceptar donaciones, administrar donantes y rastrear cada contribución sin los dolores de cabeza de las hojas de cálculo.
Lo que hace que Charitable sea diferente es que crea automáticamente una base de datos completa de donantes directamente dentro de su panel de WordPress. Cada vez que alguien dona a través de su sitio web, su información se captura y organiza al instante, sin necesidad de entrada manual.
Obtiene perfiles de donantes detallados, historiales de donaciones completos y potentes herramientas de informes que llevarían horas crear en una hoja de cálculo. Puede ver informes de cada campaña, quiénes son sus principales donantes, quién donó el año pasado pero no este año, y mucho más.
Además, se encarga de todas las cosas técnicas, como el procesamiento seguro de pagos, los recibos de impuestos automatizados y las notificaciones por correo electrónico a los donantes.
¿La mejor parte? No necesita ninguna experiencia técnica para usarlo. Si puede usar WordPress, puede usar Charitable.
Funciona con las principales pasarelas de pago, se integra con sus herramientas de marketing por correo electrónico favoritas y crece con su organización, ya sea que tenga 50 donantes o 50.000. Y a diferencia del costoso software de gestión de donantes que cuesta cientos al mes, Charitable es asequible para organizaciones sin fines de lucro de cualquier tamaño.
Vea cómo Charitable eleva sus esfuerzos de recaudación de fondos »
Ahora que sabe lo que Charitable puede hacer por usted, permítame mostrarle exactamente cómo acceder y utilizar su nuevo sistema de seguimiento de donantes. Confíe en mí, una vez que vea lo fácil que es, se preguntará por qué no hizo el cambio antes.
Cómo acceder a su base de datos completa de donantes en WordPress
Una vez que tenga Charitable instalado, puede lanzar rápidamente campañas de donaciones utilizando plantillas predefinidas y un constructor de arrastrar y soltar.
A medida que llegan las donaciones, cada transacción se rastrea y se crea un registro. Además, si el donante es nuevo, también se crea automáticamente un perfil de donante. Si el donante ya existe, su perfil se actualiza con los nuevos datos.
Acceder ahora a tu base de datos de donantes lleva literalmente dos segundos. Simplemente inicia sesión en tu panel de WordPress y haz clic en Charitable » Donors en el menú de administración. Eso es todo: ahora estás viendo a cada donante de tu base de datos, todo organizado y listo para usar.
Lo primero que notarás es lo limpio que se ve todo. Se acabaron las miradas fijas a celdas de hojas de cálculo diminutas o el desplazamiento interminable para encontrar información. Cada registro de donante te muestra su nombre, dirección de correo electrónico, donaciones totales de por vida, cuántas veces ha donado y cuándo se unió. Todo está ahí en un formato fácil de escanear que realmente tiene sentido.
Aquí es donde se pone realmente bueno: todo se actualiza automáticamente. Cuando alguien dona a través de tu sitio web, se añade instantáneamente a esta base de datos con toda su información capturada perfectamente.
Sin errores tipográficos, sin entrada manual, sin olvidar añadir a alguien. Simplemente sucede en segundo plano mientras te concentras en cosas más importantes.
¿Notas esos pequeños iconos junto al nombre de cada donante? El lápiz te permite editar su perfil, el sobre les envía un correo electrónico y la papelera te permite eliminar registros obsoletos. Todo lo que necesitas está a un clic de distancia, sin cambiar de programa ni abrir varias ventanas.
¿Quieres encontrar un donante específico? Simplemente usa el cuadro de búsqueda en la parte superior. ¿Buscas a todos los que donaron el mes pasado? Pulsa el botón de filtro. ¿Necesitas exportar todo para tu contable? También hay un botón para eso.
El verdadero poder aquí es tener todo centralizado. También puedes añadir manualmente registros de donaciones y perfiles de donantes.
Así que cuando el presidente de tu junta te llame preguntando por las tendencias de los donantes, tendrás respuestas en segundos. Cuando necesites comprobar si alguien ya ha donado este año, estará ahí mismo. Esto no es solo una lista: es tu centro de mando completo de donantes.
Más información sobre la Base de Datos de Donantes »
Cómo ver y gestionar registros de donaciones individuales
A veces necesitas ver cada donación que entra, no solo resúmenes de donantes. Quizás estés conciliando cuentas, comprobando un pago específico o actualizando registros para tu informe mensual. Aquí te explicamos cómo acceder y gestionar donaciones individuales con solo unos pocos clics.
Dirígete a Charitable » Donations en tu panel de WordPress. Aquí es donde reside cada donación; piénsalo como tu historial de transacciones, pero mucho más potente.
Verás una lista completa que muestra el nombre del donante, correo electrónico, cantidad donada, a qué campaña donó, la fecha y el estado del pago. Todo está codificado por colores para que puedas identificar instantáneamente pagos completados, transacciones pendientes o reembolsos.
Digamos que necesitas actualizar un registro de donación. Quizás llegó un cheque y necesitas marcarlo como pagado, o necesitas añadir una nota sobre una solicitud especial. Simplemente pasa el ratón sobre cualquier donación y haz clic en "Editar" o en el icono del lápiz.
En el interior, puede actualizar el estado del pago, activar notificaciones por correo electrónico, enviar copias de recibos o descargar recibos en PDF. Cada cambio que realice se rastrea en el registro de donaciones con marcas de tiempo, por lo que siempre tendrá un registro de auditoría claro.
Aquí tienes una función que te ahorrará horas: el botón "Añadir donación". Cuando alguien da efectivo en un evento, envía un cheque o dona a través de otra plataforma, puedes añadir manualmente esa donación para mantenerlo todo en un solo lugar.
Simplemente haz clic en el botón, selecciona un donante existente o añade uno nuevo, elige la campaña, introduce el importe y guarda. Ahora esa donación fuera de línea forma parte de tus registros completos y se incluye en todos tus informes.
La mejor parte de tener todas las donaciones en un solo lugar son las ideas instantáneas que obtienes. Puedes filtrar rápidamente por rango de fechas, campañas específicas o estado del pago.
No más juntar información de diferentes fuentes o mantener hojas de cálculo separadas para diferentes tipos de donaciones.
Aprende a usar los registros de donaciones »
Cómo crear perfiles de donantes detallados que realmente ayudan
Cada donante en tu base de datos tiene su propia página de perfil, y aquí es donde ocurre la magia. Haz clic en el nombre de cualquier donante de tu página principal de donantes, y verás por qué esto supera a las hojas de cálculo cada vez.
En la parte superior, obtienes una instantánea: su foto, nombre completo, correo electrónico, fecha de incorporación, donaciones de por vida y contribuciones de este año. No se necesitan cálculos, todo está hecho por ti. Estos datos se extraen de la información que el donante ha proporcionado en el formulario de donación, así como de su gravatar público asociado a su correo electrónico.
El perfil comienza con la información básica que esperarías: nombre, correo electrónico, teléfono, dirección. Pero aquí es donde Charitable se vuelve inteligente. Puedes añadir campos personalizados para cualquier cosa específica de tu organización. ¿Necesitas rastrear horas de voluntariado? Añade un campo.
¿Quieres anotar sus intereses o su conexión con tu causa? ¿El cónyuge de un miembro de la junta? Simplemente añade tus propios campos personalizados. Incluso puedes añadir etiquetas como "donante importante" o "donante mensual" para segmentar rápidamente tu base de datos más adelante.
Desplázate hacia abajo y encontrarás pestañas que cuentan la historia completa del donante.
- La pestaña Donaciones muestra cada contribución que han hecho: fechas, importes, campañas y estado del pago. Puedes descargar recibos, editar registros o exportar su historial de donaciones completo.
- La pestaña Campañas muestra qué recaudaciones de fondos han apoyado, lo que te ayuda a comprender qué motiva sus donaciones.
- Si han dejado comentarios en las páginas de campaña, también los verás, lo que te dará una idea de su pasión por tu causa.
¿Quieres algo más avanzado?
Añade sus perfiles de redes sociales para hacer un seguimiento de los simpatizantes que comparten tu contenido.
Utiliza la sección Notas para registrar detalles importantes como "Prefiere llamadas telefónicas" o "Su hija se benefició de nuestro programa".
El Registro de Actividad te muestra cada cambio realizado en su perfil, perfecto para la rendición de cuentas cuando varios miembros del personal acceden a los registros de los donantes.
La belleza de estos perfiles es que crecen con tu relación. Empieza con información de contacto básica, luego añade detalles a medida que aprendes más sobre cada donante.
En poco tiempo, tendrás perfiles completos que te ayudarán a conectar con los donantes a nivel personal. Cuando sea el momento de contactar, conocerás su historial de donaciones, intereses y preferencias: todo lo que necesitas para que la administración sea significativa.
Por cierto, si usas el plugin Charitable Pro, puedes habilitar un portal para donantes para tus donantes. Ellos podrán iniciar sesión y gestionar/actualizar sus perfiles, descargar recibos, ajustar donaciones recurrentes y más. Echa un vistazo a cómo funciona el panel de donantes »
Cómo encontrar cualquier donante o donación en segundos
¿Recuerdas la última vez que pasaste 20 minutos buscando en hojas de cálculo para encontrar a ese donante que dio 500 $ en diciembre pasado? ¿O cuando necesitaste una lista de tus donantes recurrentes mensuales y tuviste que contarlos manualmente? Esos días han terminado. Déjame mostrarte cómo encontrar cualquier cosa en tu base de datos de donantes en literalmente segundos.
La función de búsqueda en Charitable es ridículamente simple pero increíblemente potente. En la parte superior de tu base de datos de donantes, hay un cuadro de búsqueda.
Escribe un nombre, correo electrónico o incluso parte de una dirección de correo electrónico, y ¡zas! - resultados instantáneos. No más CTRL+F a través de múltiples hojas de cálculo o preguntándote si escribiste mal el nombre de alguien. La búsqueda es lo suficientemente inteligente como para encontrar coincidencias parciales, por lo que incluso si solo recuerdas que el correo electrónico de alguien tenía "smith", lo encontrarás.
Pero aquí es donde se pone realmente bueno: las opciones de filtro. Haz clic en el botón Filtro y podrás segmentar y analizar tus datos como necesites.
¿Quieres ver a todos los que donaron el mes pasado? Selecciona el rango de fechas y listo. ¿Necesitas una lista de donantes que contribuyeron a tu campaña navideña? Elige esa campaña en el menú desplegable. ¡Filtra también por términos de búsqueda y favoritos!
Si vas a la pestaña Donaciones, también puedes buscar y filtrar aquí.
Las pestañas de solo visualización en la parte superior te permiten ver instantáneamente solo las transacciones pagadas, pendientes, fallidas o reembolsadas, sin tener que desplazarte por todo para encontrar lo que necesitas.
¿Mi función favorita para ahorrar tiempo? Puedes guardar vistas filtradas marcándolas en tu navegador. Configura filtros para tus búsquedas más comunes, como "donaciones de este mes" o "donantes importantes", y marca esas páginas. La próxima vez que necesites esa información, estará a un clic de distancia.
Cómo generar informes profesionales de donantes (sin complicaciones)
Seamos sinceros: crear informes de donantes solía ser la peor parte de mi mes. Horas copiando datos, haciendo gráficos, comprobando números y formateando todo para que pareciera profesional. Si todavía haces esto manualmente, te voy a ahorrar mucho tiempo y frustración.
En Charitable, los informes de recaudación de fondos y donaciones se generan solos. Simplemente navega a tu panel y verás informes visuales con gráficos interactivos que realmente tienen sentido.
Donaciones totales, reembolsos, principales donantes, métodos de pago utilizados: todo está ahí en un formato que puedes entender de un vistazo. No más intentar recordar fórmulas de Excel o averiguar cómo hacer un gráfico circular. El sistema rastrea todo automáticamente y lo presenta de una manera que está lista para compartir con tu junta o equipo.
¿Necesitas profundizar? Los informes te muestran exactamente qué campañas están teniendo éxito y cuáles necesitan trabajo. Puedes ver las tendencias de donaciones a lo largo del tiempo, detectar tus períodos de donación pico e identificar qué métodos de pago prefieren tus donantes.
Por ejemplo, puedes ver los informes Lybunt y Sybunt.
- LYBUNT (Last Year But Unfortunately Not This Year - Donante del año pasado pero lamentablemente no de este año) muestra a los donantes que hicieron una donación el año pasado pero que aún no han donado en el año actual.
- SYBUNT (Some Year But Unfortunately Not This - Donante de algún año pero lamentablemente no de este) muestra a los donantes que han donado en algún momento del pasado pero que no han donado en el año actual.
Ve estos informes en acción:
Esto no son solo datos por el simple hecho de tener datos: es información procesable que te ayuda a tomar mejores decisiones de recaudación de fondos. Cuando notas que el 70% de tus donaciones provienen de PayPal, sabes que debes asegurarte de que esa opción sea prominente. Cuando ves que las donaciones aumentan cada diciembre, puedes planificar en consecuencia.
Aquí tienes todos los informes a los que tienes acceso y exactamente cómo usarlos:
• Resumen de recaudación de fondos – Ve el total de donaciones, reembolsos e ingresos netos de un vistazo. Perfecto para reuniones de junta y actualizaciones mensuales.
• Informe de Principales Donantes – Identifica al instante a tus donantes VIP ordenados por donaciones totales. Úsalo para la captación y los programas de reconocimiento de donantes importantes.
• Donantes Recurrentes vs. Donantes Únicos – Sepa exactamente quién dona mensualmente y quién donó una vez. Dirígete a los donantes únicos para campañas de donaciones recurrentes.
• Informe de Métodos de Pago – Ve qué opciones de pago generan la mayor cantidad de donaciones. Si el 70% usa PayPal, asegúrate de que sea prominente.
• Rendimiento de Campañas – Rastrea qué recaudaciones de fondos alcanzaron los objetivos y cuáles necesitan ayuda. Duplica lo que funciona, arregla lo que no.
• Actividad Día a Día – Detecta patrones de donaciones y momentos de mayor donación. Programa las solicitudes cuando los donantes sean más propensos a donar.
• Información sobre Donantes – Ve el tamaño promedio de las donaciones, la frecuencia y las tasas de retención. Úsalo para establecer objetivos realistas y pronosticar.
• Cronología de Actividad – Monitoriza transacciones fallidas, nuevos donantes y reembolsos en tiempo real. Detecta y soluciona problemas antes de que se conviertan en un problema.
• Comparación Año tras Año – Identifica donantes inactivos y tendencias de crecimiento. Perfecto para campañas de reactivación y planificación estratégica.
La función de exportación es lo que realmente ahorra tiempo. Cada informe se puede exportar como un archivo CSV con un solo clic. ¿Reunión de junta mañana? Exporte el resumen de sus donantes. ¿El contable necesita las cifras trimestrales? Exporte las donaciones filtradas por fecha. ¿Quiere enviar un agradecimiento especial a todos los que donaron más de 500 $ este año? Exporte ese segmento específico de donantes.
Puede filtrar por rangos de fechas, campañas, importes de donaciones o tipos de donantes antes de exportar, para obtener exactamente los datos que necesita sin ningún trabajo de limpieza.
¿Tiempo de impuestos? Exporte todas las donaciones del año. Lo que antes llevaba horas ahora lleva segundos, y sabe que las cifras son precisas porque se extraen directamente de su base de datos en tiempo real.
Si ha estado añadiendo donaciones manuales en la base de datos Charitable, estos informes incluyen todo: regalos en línea, cheques, donaciones en efectivo, todo en un solo lugar. No más combinar varias hojas de cálculo ni preguntarse si faltan datos. Un sistema, informes completos, información real que puede utilizar para recaudar más dinero. Hablemos más de ello.
Cómo añadir donaciones manuales y mantener todo centralizado
Aquí hay una pregunta que me hacen todo el tiempo: «¿Qué pasa con las donaciones que no vienen a través del sitio web?» Sabe de qué hablo: cheques que llegan por correo, efectivo de eventos de recaudación de fondos, transferencias bancarias de donantes importantes o donaciones realizadas a través de recaudaciones de fondos en Facebook. Si no puede rastrear estas en su sistema, todavía está atascado con hojas de cálculo. Buenas noticias: Charitable resolvió este problema de manera brillante.
Añadir donaciones manuales es muy sencillo. Vaya a Charitable » Donaciones y haga clic en el botón verde “Añadir donación” .
Se abre un nuevo formulario de donaciones donde puede introducir todos los detalles. Seleccione un donante existente de su base de datos o cree uno nuevo allí mismo.
Elija para qué campaña es (o fondo general), introduzca el importe, añada la fecha en que se recibió y marque el estado del pago como completado. Guarde y esa donación fuera de línea ahora forma parte de sus registros completos.
Esta función por sí sola me ha ahorrado horas de trabajo. Cuando llegan cinco cheques después de su campaña de correo directo, añádalos todos en unos dos minutos. ¿Efectivo de la subasta silenciosa? ¿Ese donante que prefiere transferir dinero directamente? Añádalo.
Cada donación vive en un solo lugar, lo que significa que sus informes son realmente precisos. No más mantener hojas de cálculo separadas para regalos en línea y fuera de línea, no más cálculos manuales para obtener los resultados completos de la campaña.
La parte inteligente es que estas donaciones manuales funcionan exactamente como las en línea. Aparecen en los perfiles de los donantes, cuentan para los totales de donaciones de por vida y se muestran en todos sus informes. Incluso puede añadir notas para recordarse detalles importantes, como «Cheque n.º 1234» o «Efectivo de los patrocinadores de la mesa en la gala».
Si necesita emitir un recibo más tarde, también puede hacerlo: el sistema genera los mismos recibos profesionales en PDF para las donaciones manuales.
¿Listo para cambiar a un mejor proceso de gestión de donaciones?
Aquí tienes mi consejo profesional: acostúmbrate a añadir las donaciones manuales el día que llegan. No dejes que se acumulen. Lleva 30 segundos por donación, y tu yo futuro te lo agradecerá cuando llegue la hora de los informes. Además, tener totales precisos en tiempo real significa que puedes tomar mejores decisiones sobre tus campañas.
Cuando puedes ver que tu envío directo trajo 5.000 $ en cheques junto con los 3.000 $ en donaciones en línea, conoces el verdadero ROI de esa campaña.
Teniendo esto en cuenta, quiero cubrir los errores que querrás evitar al gestionar tu base de datos de donantes.
Errores a evitar al gestionar tu base de datos de donantes
Después de años gestionando datos de donantes (y cometiendo casi todos los errores posibles que se me ocurren), he aprendido lo que no hay que hacer. Estos errores parecen pequeños, pero pueden crear enormes dolores de cabeza en el futuro. Aquí te explico cómo evitar las trampas que confunden a la mayoría de las organizaciones sin ánimo de lucro.
¿El mayor error que veo? No añadir donaciones manuales con regularidad.
Es tentador pensar «ya añadiré esos cheques más tarde» o «actualizaré las donaciones en efectivo después del evento». No hagas esto. Cuando dejas que las donaciones manuales se acumulen, pierdes la noción de lo que se ha introducido y lo que no. Tus informes se vuelven inútiles porque no reflejan la realidad.
Establece una regla: cada donación se añade en un plazo de 24 horas. Ponte un recordatorio diario si es necesario. Esos cinco minutos al día te ahorran horas de limpieza más tarde.
Otro error costoso es ignorar los perfiles de donantes duplicados. Cuando John Smith dona con «[email protected]» y más tarde con «[email protected]», Charitable crea dos perfiles. Si no los fusionas, subestimarás la lealtad y el valor de vida del donante.
Comprueba si hay duplicados mensualmente; busca nombres o direcciones similares. Cuando los encuentres, conserva el perfil con más donaciones y actualízalo con cualquier información que falte del duplicado antes de eliminarlo.
Aquí tienes uno que me afectó al principio: no usar etiquetas y campos personalizados desde el principio. Seis meses después, me di cuenta de que necesitaba rastrear los contactos de los miembros de la junta, quiénes preferían las llamadas telefónicas y quiénes asistieron a qué eventos. Volver atrás para añadir esta información a cientos de perfiles fue una pesadilla.
Empieza con un sistema de etiquetas desde el primer día. Etiquetas comunes como «contacto de la junta», «donante mensual», «asistente al evento» y «donante importante» te facilitarán mucho la vida cuando necesites segmentar tu base de datos.
¿El peor error? No hacer copias de seguridad de tus datos con regularidad. Sí, Charitable almacena todo de forma segura, pero aun así deberías hacer una copia de seguridad de todo tu sitio web, incluida tu base de datos de donantes. Puedes usar un plugin de copias de seguridad para esto. Recomiendo guardar una copia en tu ordenador y en almacenamiento en la nube.
Si alguna vez necesitas cambiar de sistema, analizar datos sin conexión o proporcionar registros para una auditoría, tendrás todo listo. Además, tener esa copia de seguridad te da tranquilidad.
Un último error que parece inofensivo pero no lo es: ser inconsistente con la entrada de datos. Decide ahora si usarás “C/” o “Calle”, si incluirás nombres intermedios, cómo formatearás los números de teléfono. Anota estas reglas y cúmplelas. Los datos consistentes son datos que se pueden buscar.
Cuando el presidente de tu junta directiva pida todos los donantes de “Calle Principal”, no querrás perderte a la mitad porque algunos están listados como “C/ Principal”.
Has llegado hasta aquí, lo que me dice que te tomas en serio la solución de tu situación de seguimiento de donantes. Bien. Porque cada día que esperas es otro día de hojas de cálculo dispersas, información faltante y tiempo perdido que podría dedicarse a tu misión real.
La verdad es que cambiar de hojas de cálculo a un sistema real de gestión de donantes no se trata solo de ahorrar tiempo (aunque ahorrarás muchísimo). Se trata de respetar a tus donantes lo suficiente como para mantener registros precisos de su generosidad.
Se trata de tener la confianza para responder instantáneamente cualquier pregunta sobre tu recaudación de fondos. Se trata de tomar decisiones basadas en datos reales, no en suposiciones.
El camino a seguir es simple. Primero, instala Charitable en tu sitio de WordPress si aún no lo has hecho. Lleva minutos, no horas.
Charitable ofrece tanto una versión gratuita (lite) como un plugin premium. Ve la diferencia entre Charitable lite y pro aquí »
Lanza hermosas campañas de recaudación de fondos en tu sitio. ¿Necesitas ayuda? Empieza aquí »
Tercero, agrega gradualmente tus datos históricos de donaciones cuando tengas unos minutos libres. No necesitas hacerlo todo a la vez.
En un mes, te preguntarás cómo te las arreglabas sin él. ¿Esos informes de la junta que solían llevar horas? Llevarán minutos. ¿Encontrar a ese donante que llamó con una pregunta? Segundos. ¿Saber exactamente cuánto has recaudado este trimestre? Está ahí mismo en tu panel.
La mejor parte es que este no es un software empresarial complicado que requiere capacitación y un manual. Si puedes usar WordPress, puedes usar Charitable. Y a diferencia de esas costosas plataformas de gestión de donantes, no romperás tu presupuesto para obtener herramientas de nivel profesional.
Así que aquí tienes mi desafío: deja de leer sobre ello y empieza a hacerlo. Tu yo futuro (y tus donantes) te lo agradecerán.
Configura tu sistema de seguimiento de donantes hoy mismo y el próximo mes, cuando estés generando informes con un solo clic en lugar de copiar y pegar de hojas de cálculo, recuerda este momento en que decidiste trabajar de forma más inteligente, no más dura.
¿Listo para transformar tu seguimiento de donantes? Empieza con Charitable hoy y únete a miles de organizaciones sin fines de lucro que ya han hecho el cambio.
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