En algún lugar de tu lista de donantes, hay un colaborador que aparece dos veces.
Quizás donaron desde un correo electrónico del trabajo un año y un correo personal al siguiente. Quizás cambiaron de proveedor de correo electrónico entre donaciones. O quizás trasladaste a tus donantes desde otro plugin, y la lista antigua ya los contenía dos veces.
Cada donación se sigue registrando y cada recibo se sigue enviando. Pero tu recuento de donantes es mayor que el número de personas que realmente conoces. Y un colaborador leal que ha donado 4.000 € a lo largo de 9 años parece 2 personas que donaron 2.000 € cada una.
Muchos de vosotros pedisteis una forma fácil de limpiar esto, ¡así que construimos una! Desde el plugin Charitable Pro 1.8.19.1, puedes encontrar registros de donantes duplicados y fusionarlos directamente desde la pantalla de Donantes. Verás una vista previa antes de que algo cambie, y podrás deshacer cualquier fusión después.
Así es como se ve la fusión de donantes
Charitable te muestra grupos de registros que comparten un nombre. Cada registro muestra su dirección de correo electrónico, cuántas donaciones tiene y su total de por vida.
Nada se fusiona hasta que tú elijas fusionarlo.
Empecemos mostrándote cómo encontrar registros de donantes duplicados en Charitable.
Dónde encontrar el enlace Buscar duplicados
Para empezar, dirígete a Charitable » Donantes. Encima de la lista de donantes, junto a Filtrar y Exportar, ahora verás un enlace Encontrar duplicados.
Cuando haces clic en él, Charitable comprueba tus registros de donantes y te dice cuántos grupos de posibles duplicados ha encontrado.
Para qué puedes usar esto
- 📥 La semana después de una importación. Trasladar a tus donantes desde otro plugin es cuando la mayoría de los sitios terminan con duplicados. También es cuando son más difíciles de detectar, porque cada registro es nuevo para ti.
- ✉️ Antes de una campaña de fin de año. Una familia con 2 registros recibe 2 copias de la misma carta, a menudo con su nombre escrito de 2 maneras ligeramente diferentes. Fusionar primero significa que cada hogar recibe una carta.
- ⭐ Cuando un donante importante falta en tu lista de donantes principales. 2 registros de 2.000 € cada uno no aparecerán donde lo haría un registro de 4.000 €. El historial de donaciones dividido es la razón más común por la que un gran colaborador pasa desapercibido.
- 📊 Cuando tu junta directiva pregunta cuántos donantes tienes. Un recuento que incluye duplicados disminuirá más tarde cuando limpies tus datos. Es más fácil informar el número real desde el principio.
Charitable Empareja Donantes Duplicados por Nombre, No por Correo Electrónico
Esta parte sorprende a la gente, así que lo explicaremos claramente.
Charitable agrupa los registros por nombre. Compara el nombre y los apellidos juntos e ignora las mayúsculas, los espacios y la puntuación. Así que Maria Gonzalez, maria gonzalez y Maria Gonzalez cuentan como el mismo nombre.
Los registros sin nombre se omiten.
Si 2 registros tienen el mismo nombre y diferentes direcciones de correo electrónico, Charitable los muestra como un grupo. Esa es la duplicación que la gente suele crear, porque tener 2 direcciones de correo electrónico es la razón más común por la que un donante termina con 2 registros.
Si 2 registros tienen la misma dirección de correo electrónico y nombres diferentes, Charitable no los agrupará. Así que si alguien está en tu lista como "Bob Smith" y "Robert Smith", no verás ese par, porque los nombres no coinciden.
Cada Grupo de Donantes Duplicados Muestra Qué Tan Seguro es el Emparejamiento
2 personas diferentes realmente pueden compartir un nombre. Es por eso que cada grupo lleva una insignia.
| Insignia | Lo que significa |
|---|---|
| POSIBLEMENTE LA MISMA PERSONA | Algo más allá del nombre coincide. Los registros comparten un dominio de correo electrónico, una dirección o un número de teléfono, o tienen direcciones de correo electrónico muy similares. |
| SOLO COINCIDENCIA DE NOMBRE | Los registros no tienen nada en común excepto el nombre. |
Debajo de cada insignia, Charitable muestra la razón en palabras sencillas, como "Mismo dominio de correo electrónico (ejemplo.org)" o "Nada en común excepto el nombre".
Piensa en SOLO EMPAREJAMIENTO DE NOMBRES como una pregunta para que respondas. En una lista de 4.000 donantes, algunos de esos grupos serán 2 personas diferentes.
Cómo fusionar donantes duplicados en 3 pasos
No hay nada que configurar ni activar. Una vez que estés en el plugin Charitable Pro 1.8.19.1, el enlace Encontrar Duplicados ya está en tu pantalla de Donantes.
Cada fusión sigue los mismos 3 pasos, en el mismo orden, cada vez.
Paso 1: Elige Qué Registro Conservar
Cada fila tiene un botón Conservar y muestra el correo electrónico, el número de donaciones y el total de ese registro. Haz clic en Conservar en el registro que deseas que permanezca.
No perderás ninguna donación ni dirección de correo electrónico, elijas el registro que elijas. Pero el registro que conservas proporciona el nombre, la dirección, el número de teléfono y el consentimiento de marketing a partir de ahora. Por lo tanto, generalmente es mejor conservar el más completo o el utilizado más recientemente.
Paso 2: Previsualiza la Fusión
A continuación, haz clic en Previsualizar para ver exactamente lo que hará la fusión.
La previsualización muestra el donante que conservas, el número combinado de donaciones y el total combinado. También enumera las direcciones de correo electrónico que se añadirán como correos electrónicos secundarios, además de cualquier conflicto entre los 2 registros.
Si haces clic en Previsualizar antes de elegir un registro para conservar, verás "Elige primero qué registro conservar." Eso es solo un recordatorio del orden.
Lee la documentación completa sobre Fusión de Donantes Duplicados Aquí »
Paso 3: Marca el Grupo y Aplica
Finalmente, marca Fusionar este grupo y haz clic en Aplicar Fusiones Seleccionadas. Puedes marcar varios grupos y aplicarlos todos a la vez.
No hay un botón de "fusionar todo". Lo omitimos a propósito, y explicamos por qué más abajo.
La Segunda Dirección de Correo Electrónico Permanece Buscable
Cuando 2 registros se convierten en uno, las direcciones de correo electrónico del otro registro se guardan en el registro que conservaste como correos electrónicos secundarios. Cada dirección se guarda por sí sola y aún puedes buscarla.
Así que si un donante te escribe desde la dirección que fusionaste, puedes buscar esa dirección y encontrarlo de inmediato.
Charitable Señala Conflictos de Fusión de Donantes y Deja la Decisión en Tus Manos
A veces los 2 registros discrepan sobre algo importante. Cuando eso sucede, la previsualización te lo dice y tú decides qué hacer.
| Qué está marcado | Qué sucede |
|---|---|
| Ambos registros están vinculados a un usuario de WordPress. | El registro que conservas mantiene su propio usuario. La otra cuenta de usuario nunca se elimina. |
| Un usuario vinculado tiene una membresía o inicio de sesión. | La membresía permanece. Una fusión nunca elimina una membresía. |
| El consentimiento de marketing es diferente. | El registro que conservas mantiene su propia configuración de consentimiento. |
| Las direcciones de facturación son diferentes. | El registro que conservas mantiene su propia dirección. La otra dirección se guarda en la instantánea. |
| Los números de teléfono son diferentes. | La vista previa te indica que son diferentes. |
Estas son las 2 cosas que la mayoría de la gente quiere saber antes de hacer clic en nada. Fusionar nunca elimina una cuenta de usuario de WordPress ni una membresía, y puedes deshacer cada fusión.
Puedes deshacer cualquier fusión de donantes
Antes de que se ejecute cada fusión, Charitable guarda una instantánea completa del registro que se está fusionando. La instantánea es lo suficientemente detallada como para restaurar ese registro exactamente como estaba, hasta los campos que estaban vacíos.
Charitable mantiene un registro de cada fusión, y puedes deshacer cada una por separado. Si intentas deshacer una fusión que ya ha sido deshecha, Charitable te lo indica.
Tus datos de donantes permanecen en tu propia base de datos de WordPress todo el tiempo. Ningún servicio externo ve tu lista de donantes.
Ejemplo: Limpieza de donantes duplicados después de una importación
Digamos que una organización benéfica traslada 4.000 donantes de otro plugin. Después, el recuento de donantes es mayor que el número de personas que saben que tienen. Aquí te explicamos cómo lo solucionarían.
- Exporta tus donantes primero. Ve a Donantes » Exportar y guarda el CSV. Puedes deshacer fusiones una a una, pero un CSV de antes de empezar es la forma más rápida de ver cómo era un registro la semana pasada.
- Decide tu regla antes de empezar. “Fusionar solo si los historiales de donaciones no se solapan en el tiempo” es una regla que puedes aplicar de la misma manera a los 200 grupos. “Fusionar si parece bien” no lo es, porque juzgarás el grupo 180 de forma diferente al grupo 4.
- Abre Encontrar duplicados y comprueba el recuento. Si el número es grande, divide el trabajo en unos días. Cometerás menos errores de esa manera.
- Empieza con los grupos POSIBLEMENTE LA MISMA PERSONA. Tienen pruebas adicionales más allá del nombre, por lo que son más rápidos de juzgar.
- Aplica varias fusiones a la vez. Marca algunos grupos, luego haz clic en Aplicar fusiones seleccionadas una vez.
- Tómate tu tiempo con los grupos SOLO COINCIDENCIA DE NOMBRE. Abre cada registro y compara el historial de donaciones. 2 regalos de diferentes ciudades con 5 años de diferencia son probablemente de 2 personas. 2 regalos de la misma cantidad con una semana de diferencia son probablemente de una persona.
- Deja cualquier grupo sobre el que no estés seguro. Un duplicado no fusionado solo hace que tu lista esté un poco desordenada. Fusionar 2 personas diferentes significa deshacer y posiblemente una disculpa, así que en caso de duda, déjalo.
Los donantes fusionados aparecen en todas partes donde ya trabajas
Encontrar duplicados se encuentra en la pantalla de Donantes, junto a las herramientas de Filtrar y Exportar que ya utilizas. Una vez que fusionas un grupo, tus exportaciones, filtros y etiquetas ven el registro fusionado de inmediato.
Hay una cosa que comprobar después de una fusión. Las etiquetas de donante permanecen en el registro al que se añadieron, por lo que las etiquetas del registro que se fusionó no se mueven. Si usas etiquetas para agrupar a tus donantes, echa un vistazo rápido a las etiquetas del registro conservado después.
Por qué cada organización termina con donantes duplicados
Los registros de donantes duplicados no significan que alguien cometiera un error. Ocurren debido a la forma en que las personas donan, y casi todas las organizaciones con una lista de donantes en crecimiento tienen algunos.
La mayoría de las personas tienen más de una dirección de correo electrónico, a menudo una de trabajo, una personal y otra que comparten con la familia. La que usan depende de dónde estaban cuando vieron tu solicitud.
Las direcciones de correo electrónico también dejan de funcionar. Alguien cambia de trabajo o de proveedor, y la dirección que te dio en 2019 ya no existe. Cuando vuelve a darla en 2024 desde una nueva dirección, un formulario de donación no tiene forma de saber que es la misma persona.
Las importaciones copian exactamente lo que hay en el sistema antiguo. Si tenía 2 filas para una persona, tu nueva lista también las tendrá. Y si tu sitio de Charitable ya tenía a esa persona, ahora tendrás 3.
Los hogares son otro caso común. 2 personas con el mismo apellido y dirección pueden ser un o dos donantes, y la respuesta correcta depende de cómo quieras agradecerles.
Luego está la simple escritura. Una letra mayúscula aquí, un espacio extra allá o una inicial intermedia una vez y no la siguiente es todo lo que se necesita.
Nada de esto se puede detener en el formulario de donación, y tampoco querrías que lo fuera. Un formulario que rechazara un regalo porque sospechaba un duplicado te costaría donaciones. Es mejor aceptar cada regalo y ordenar los registros más tarde, que es para lo que sirve Encontrar duplicados.
Qué hacen los donantes duplicados a tus números
Los duplicados cambian 3 números sobre los que probablemente informas, y hacen que tu recaudación de fondos parezca más débil de lo que realmente es.
Tu recuento de donantes es demasiado alto, porque algunas personas se cuentan dos veces. Ese número bajará más tarde cuando lo limpies, lo cual es difícil de explicar.
Tu donación promedio es demasiado baja, porque el total recaudado se divide entre demasiados donantes. Si usas tu donación promedio para establecer importes sugeridos, es posible que estés pidiendo menos de lo que tus donantes darían.
La proporción de donantes que vuelven a donar también parece demasiado baja. Alguien que donó en 2023 desde una dirección y en 2024 desde otra parece 2 donantes únicos, no un donante que regresó. Los financiadores a menudo preguntan sobre este número.
Fusionar no cambia cuánto recaudaste. Significa que tus registros pueden mostrarte qué donantes siguen donando año tras año.
Por qué no hay fusión masiva de donantes
Podríamos haber añadido un botón que fusionara todos los grupos a la vez. Elegimos no hacerlo.
Las insignias explican por qué. Charitable muestra PERSONA POSIBLEMENTE IGUAL y SOLO COINCIDENCIA DE NOMBRE porque no puede saber con certeza si 2 registros son la misma persona. Un nombre compartido es una pista, y solo tú puedes confirmarlo.
Una fusión masiva trataría cada pista como una certeza en cientos de registros. Podrías deshacer cada fusión, pero deshacer cientos de ellas a mano llevaría mucho tiempo.
Así que cada fusión requiere que elijas un registro, marques el grupo y apliques. Lleva un poco más de tiempo y te mantiene en control de tu lista de donantes.
Para agencias y desarrolladores
Ganchos y filtros de fusión de donantes
// After a merge completes.
do_action( 'charitable_donors_merged', $survivor_id, $loser_id, $record );
// After a merge is undone.
do_action( 'charitable_donor_merge_undone', $survivor, $loser, $merge_id );
// Which donor meta keys a merge fills in on the survivor when the
// survivor's own value is empty.
apply_filters(
'charitable_donor_merge_fillable_meta_keys',
array( 'addresses', 'phone', 'company', 'title', 'first_name', 'last_name' )
);Lleva tu propio campo personalizado a través de una fusión
add_filter(
'charitable_donor_merge_fillable_meta_keys',
function ( $keys ) {
$keys[] = 'my_crm_reference';
return $keys;
}
);Copia fusiones de donantes a un CRM externo
add_action(
'charitable_donors_merged',
function ( $survivor_id, $loser_id, $record ) {
$survivor = charitable_get_donor( $survivor_id );
if ( ! $survivor ) {
return;
}
my_crm_merge_contacts( $survivor->get_email(), $record['snapshot']['email'] ?? '' );
},
10,
3
);Cómo se almacenan los datos de fusión de donantes
Los correos electrónicos secundarios se almacenan como metadatos del donante bajo secondary_email, con una fila por dirección. Eso es lo que mantiene cada uno buscable por sí solo. La dirección principal del donante superviviente nunca se copia en esa lista.
Los conflictos vuelven como una matriz de indicadores. Cada indicador tiene un código, una gravedad de alta, advertencia o info, y un mensaje legible.
Los indicadores son solo informativos. Nada en la ruta de fusión resuelve un conflicto por sí solo.
Preguntas frecuentes sobre la fusión de donantes duplicados
¿La fusión elimina algo?
La fusión nunca elimina una cuenta de usuario de WordPress ni una membresía. Charitable guarda una instantánea del registro que fusionas antes de que se ejecute la fusión, para que puedas recuperarlo.
¿Puedo deshacer una fusión de donantes?
Sí, puedes deshacer cada fusión por separado. Una fusión que ya se ha deshecho no se puede deshacer una segunda vez.
¿Qué pasa con la segunda dirección de correo electrónico?
Se guarda en el registro que conservaste como correo electrónico secundario y aún puedes buscarlo.
¿Charitable fusionará donantes automáticamente?
No. Cada fusión requiere que elijas un registro, marques el grupo y hagas clic en aplicar. No hay fusión masiva ni fusión programada.
¿Por qué dice que no se encontraron duplicados cuando sé que tengo algunos?
Charitable compara por nombre, por lo que los pares con nombres diferentes y correos electrónicos diferentes, como "Bob" y "Robert", no se muestran. Edita un registro para que los nombres coincidan y se agruparán la próxima vez que revises.
¿Por qué un grupo muestra 0 donaciones y $0.00?
Esos son 2 registros de donantes reales sin donaciones completadas, generalmente de una importación o un formulario de donación que nunca se completó. Puedes fusionarlos de forma segura, simplemente no hay nada que combinar.
¿Por qué el total de por vida todavía parece bajo después de la fusión?
Los totales de por vida solo cuentan las donaciones aprobadas. Las donaciones pendientes, fallidas y reembolsadas no se cuentan como dinero recibido.
¿Puedo fusionar donantes con la versión gratuita de Charitable?
La versión gratuita de Charitable no incluye la pantalla de Donantes. La gestión de donantes, incluida la fusión, forma parte del plugin Charitable Pro, en el plan Básico y superiores.
Empieza a fusionar donantes duplicados hoy mismo
Si ya tienes el plugin Charitable Pro, actualiza a la versión 1.8.19.1. Luego ve a Charitable » Donantes y haz clic en Buscar duplicados.
Incluso si no fusionas nada hoy, echa un vistazo al número que encuentra. ¡La mayoría de la gente se sorprende un poco!
¿Todavía no tienes un Plan de Pago de Charitable?
La gestión de donantes en el plugin Charitable Pro te muestra todo sobre cada seguidor en un solo lugar, no solo una lista de transacciones. Obtienes registros de donantes con totales de por vida, etiquetas, exportaciones filtradas y ahora fusión de duplicados para mantener tu lista precisa.
Ver los planes de Charitable »
¿Ya usas la versión gratuita de Charitable? Tus campañas, donaciones e historial de donantes se transfieren cuando actualizas, por lo que no hay nada que mover.
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