Wenn Spender Ihrer gemeinnützigen Organisation ihr hart verdientes Geld anvertrauen, möchten sie sicher sein, dass ihre Spenden gut eingesetzt werden. Anstatt das Gefühl zu haben, dass ihre Gelder „in einem schwarzen Loch verschwunden“ sind, können Sie den Spendern versichern, dass ihre Beiträge einen echten, bedeutsamen Unterschied machen, indem Sie Spenderberichte für Ihre Organisation erstellen.

Um zu erfahren, was Spender-Wirkungsberichte sind und was ein qualitativ hochwertiger Bericht enthalten sollte, lesen Sie unseren vollständigen Leitfaden zu Spender-Wirkungsberichten unten.

Wir werden besprechen, wie oft Sie einen Spender-Wirkungsbericht herausgeben sollten, wie Sie Transparenz und Rechenschaftspflicht gegenüber den besten Beitragszahlern Ihrer Organisation aufrechterhalten und wie Sie Ihre Spenderberichte am besten verbreiten, um maximale Wirkung zu erzielen.

Legen wir los!

Was ist ein Spender-Wirkungsbericht?

Ein Spender-Wirkungsbericht ist ein Dokument oder eine Zusammenfassungsseite, die von gemeinnützigen Organisationen erstellt wird und ihre Beitragszahler dankt und erklärt, wie ihre Spenden zur Förderung der Ziele und Zwecke der Organisation verwendet wurden.

Einige Spenderberichte, wie dieser von The Campaign for INSEAD, werden auf einer öffentlichen Webseite veröffentlicht, sodass ihre Spender schnell sehen können, wohin die Gelder im letzten Jahr verteilt wurden.

Sie enthielten einige relevante und spannende Spenderinformationen, wie zum Beispiel:

• Gesamtbetrag der Geschenke und Zusagen
• Rekordbetrag, der an einem einzigen Spendentag gesammelt wurde
• Anzahl der Spender, die über einen bestimmten Betrag beigetragen haben
• Das größte Geschenk, das jemals von Spendern erhalten wurde
• Kreis- und Balkendiagramme, die die Geschenkszuweisungen, ihre prozentualen Aufteilungen und die Höhe der jährlichen Geschenke und Spenden der letzten fünf Jahre zeigen

Um Ihren Spender-Wirkungsbericht für Ihre Leser ansprechend und interaktiv zu gestalten, sollten Sie dem Beispiel von INSEAD folgen und eine Vielzahl von spannenden Informationen und visuell dargestellten Daten einbeziehen.

Während die Veröffentlichung Ihres Spendenberichts auf einer speziellen Webseite eine Option ist, können Sie auch ein Dokument wie eine PDF-Datei erstellen, die Ihre Spender öffnen und anzeigen können.

Die UN-Flüchtlingshilfswerk (UNHCR) hat genau das getan und einen 16-seitigen Spender-Wirkungsbericht als leicht zugängliches Dokument auf ihrer Website veröffentlicht.

Ihr Bericht enthält einen jährlichen Überblick darüber, wohin die Beiträge monatlich geflossen sind, und enthält Abschnitte mit visualisierten Daten, die es den Lesern ermöglichen, die Auswirkungen ihrer Beiträge schnell zu verstehen.

Solange Ihre gemeinnützige Organisation klar darlegt, wohin die finanziellen Beiträge Ihrer Spender geflossen sind, wie sie verwendet wurden und welche Auswirkungen sie auf Ihre Ziele und Vision hatten, werden Sie eine engere Beziehung zu Ihren Spendern aufbauen und Rechenschaftspflicht und Transparenz fördern.

Wie oft sollten Sie Spenderberichte herausgeben?

Abhängig vom Umfang und Tempo Ihrer Organisation möchten Sie möglicherweise Spenderberichte vierteljährlich oder jährlich herausgeben.

Vierteljährliche Berichte ermöglichen es Ihnen, häufiger mit Ihren Spendern in Kontakt zu bleiben, damit diese auf dem Laufenden bleiben und genau verstehen, wohin ihre Gelder fließen.

Jahresberichte eignen sich hervorragend, um große Spendenbeträge über die Zeit zusammenzufassen und enthalten in der Regel eine beträchtliche Menge an Informationen und Details.

Es liegt an Ihrer Organisation zu entscheiden, ob ein vierteljährlicher oder jährlicher Bericht Ihre Spender am meisten zufriedenstellt.

Wenn Sie Ihre Spender nach der von ihnen bevorzugten Berichterstattungshäufigkeit fragen, hilft Ihnen dies, die richtige Entscheidung zu treffen und sicherzustellen, dass die Gedanken und Ansichten aller gehört und verstanden werden.

Warum Spender-Wirkungsberichte veröffentlichen?

Organisationen veröffentlichen Spenderberichte, um ihren großzügigen Beitragszahlern genau zu sagen, wie ihre Spenden verwendet werden. Dies trägt erheblich zur Spenderbindung bei und spielt eine wichtige Rolle im Spender-Management.

Wenn jemand Ihrer gemeinnützigen Sache engagiert und verpflichtet ist, möchte er wissen, wie seine Gelder die Vision Ihrer Organisation zum Leben erwecken.

Wenn Sie nicht regelmäßig die positiven Auswirkungen mitteilen, die Sie dank Ihrer Spender erzielen können, werden sie sich nicht so stark mit Ihrer Organisation verbunden fühlen und sind möglicherweise weniger geneigt, in Zukunft beizutragen.

Bei Spenderberichten geht es darum, mit Ihren treuesten Beitragszahlern in Kontakt zu treten und ihnen zu zeigen, dass ihre Gelder einen enormen Unterschied machen.

Transparenz und Rechenschaftspflicht

Wenn Ihre Spender zu Ihrer Organisation beitragen, möchten sie wissen, dass sie Ihnen vertrauen können, ihre Gelder auf eine Weise zu verwenden, die Ihre Ziele und Visionen vorantreibt.

Spenderberichte fördern Transparenz und Rechenschaftspflicht, indem sie die Zahlen allen Ihren Beitragszahlern offenlegen. Sobald sie sehen, dass Sie offen über Ihre Mittelverteilung sind und diese auf eine Weise verwenden, die sie schätzen und unterstützen, wird das Vertrauen Ihrer Spender in Ihre gemeinnützige Organisation wachsen und gedeihen.

Teilen Sie die Wirkung, zu der Spender beitragen

Spender möchten sehen, wie ihre Gelder und Beiträge aktiv einen Unterschied in der Welt bewirken.

Wenn Ihre Organisation es ihnen nicht zeigt, wer dann?

Nur Sie können Ihre Spender ermutigen und stärken, indem Sie ihnen all die unglaublichen Wege zeigen, wie ihre Gelder verwendet werden.

Spenderbindung aufrechterhalten

Gemeinnützige Organisationen müssen ihre Beziehungen zu ihren treuesten und großzügigsten Spendern kontinuierlich pflegen und ausbauen.

Dies kann durch eine regelmäßige Kommunikation, die Information über wichtige Ereignisse oder Änderungen und die Darstellung, wie sie durch Ihre Spenderberichte einen Unterschied bewirken, erreicht werden.

Was sollten Ihre Spenderberichte enthalten?

Wenn Ihre Organisation einen hochwertigen Spender-Wirkungsbericht erstellen möchte, gibt es mehrere Schlüsselelemente, die Sie einbeziehen sollten.

Auf einer übergeordneten Ebene ist das Ziel Ihres Spender-Wirkungsberichts:

1. Ihre Spender zu danken und ihre Spenden und Großzügigkeit wertzuschätzen
2. Ihnen genau zu zeigen, wohin ihre Gelder verteilt und wie sie verwendet wurden
3. Die Wirkung ihrer Gelder zu veranschaulichen, indem Bilder, Videos und positive Geschichten über Ihre Initiativen gezeigt werden

Gliederung des Spender-Wirkungsberichts

Anhand von Beispielen aus professionell veröffentlichten Spender-Wirkungsberichten, wie denen von INSEAD und dem UNHCR, können wir mehrere gemeinsame Elemente extrahieren, die in jedem dieser Spenderberichte enthalten sind.

• Einleitung – Bedanken Sie sich bei Ihren Spendern und fügen Sie eine kurze Nachricht oder einen Beitrag Ihrer Wertschätzung hinzu.
• Wer gehört zur Führungsetage Ihrer gemeinnützigen Organisation – Vorstandsmitglieder, Mitarbeiter?
• Jährlicher/Vierteljährlicher Überblick – Zeigen Sie Ihren Spendern, was Sie im Berichtszeitraum Ihres Spenderberichts erreicht haben. Achten Sie darauf, alle Details einzubeziehen, um ihn persönlicher und nachvollziehbarer zu gestalten.
• Zahlen zeigen (Anzahl der Spender, Spendenbeträge) – Teilen Sie alle finanziellen Details über die Mittelverwendung und Spendenaktionen Ihrer Organisation. Sprechen Sie darüber, wie viel Sie an Geschenken und Zusagen gesammelt haben, die größten erhaltenen Geschenke, wie viele Spender beigetragen haben und alle anderen relevanten finanziellen Details, die Ihre Spender schätzen könnten.
  Für Non-Profits, die WordPress verwenden, bietet Charitable eine kostengünstige Möglichkeit, Online-Spenden zu sammeln. Wenn Ihre Organisation zeigen möchte, wie gut Sie Spendergelder verwenden, erwägen Sie, Charitable in Ihrer nächsten Spendenkampagne zu nutzen. Alle Pläne basieren auf einer festen Jahresgebühr ohne Transaktionsgebühren!
• Daten visualisieren – Zeigen Sie Ihren Spendern mithilfe von Tortendiagrammen, Balkendiagrammen oder anderen visuellen Mitteln, wie ihre Gelder zugewiesen wurden, wofür sie verwendet wurden und wie Ihre Spenden in den letzten Jahren gewachsen sind.
• Top-Spender auflisten – Erstellen Sie eine Liste mit allen Ihren Hauptspendern und deren Informationen.
• Einnahmen und Ausgaben – Wenn es um die Kommunikation mit Ihren treuesten Spendern geht, möchten diese keine Geheimnisse. Wenn Ihre Organisation mehrere große Ausgaben hatte, teilen Sie mit, wofür sie verwendet wurden. Wenn Sie etwas verbessert oder aufgerüstet haben, halten Sie sich nicht zurück mit der Begründung, die Ihre Handlungen veranlasst hat, und allen zukünftigen Vorteilen, die sie bieten werden.
• Wirkungsgeschichten & Testimonials von Begünstigten teilen – Sammeln Sie persönliche Geschichten, Interviews und Gespräche mit den Personen, die Ihre Organisation dank der Großzügigkeit Ihrer Spender beeinflussen konnte. Teilen Sie diese Geschichten direkt mit Ihren Spendern und lassen Sie sie die wahre Wirkung ihrer Beiträge sehen.
• Geben Sie ihnen die Möglichkeit, erneut zu spenden – Ermutigen Sie Ihre Spender am Ende Ihres Spenderberichts, erneut zu spenden und weiterhin gemeinsam mit Ihrer Organisation etwas zu bewirken. Fügen Sie einen Call-to-Action (CTA) hinzu, der es ihnen ermöglicht, einfach zu spenden.

Indem Sie diese Elemente in Ihre Spender-Wirkungsberichte aufnehmen, können Sie sicherstellen, dass Sie qualitativ hochwertige Berichte liefern, die Ihre großzügigen Spender schätzen und sie dazu inspirieren, weiterhin an Ihre Organisation zu spenden.

Verbreitung Ihrer Spenderberichte

Es gibt viele Möglichkeiten, Ihre Spender-Wirkungsberichte an Ihre Beitragszahler zu verteilen, sodass sie Ihren Bericht über mehrere Kanäle lesen und ansehen können.

Der häufigste Weg, Ihren Spenderbericht zu teilen, ist die Veröffentlichung einer Kopie auf Ihrer Website und die Einbindung prominenter Links zu Ihrem Spenderbericht von angrenzenden Seiten.

Wenn Sie eine E-Mail-Liste Ihrer aktuellen Spender haben, senden Sie eine E-Mail-Aktion mit Ihrem Spender-Wirkungsbericht. Wenn jemand den Bericht auf Ihrer Website verpasst, kann er ihn schnell in seinem E-Mail-Posteingang einsehen.

Verteilen Sie Ihren Bericht über die Social-Media-Kanäle Ihrer Organisation. Machen Sie mehrere Beiträge, die Ihren Spendenbericht bewerben und Ihren Followern mitteilen, wie und wo sie ihn lesen können.

Durch die Nutzung gängiger Vertriebskanäle wie der Website Ihrer gemeinnützigen Organisation, einer E-Mail-Liste und sozialen Medien können Sie sicherstellen, dass Ihr Spender-Wirkungsbericht so viele Menschen wie möglich erreicht.

Best Practices für Spender-Wirkungsberichte

Um das Beste aus Ihrem Spender-Wirkungsbericht herauszuholen, sollten Sie bei der Erstellung Ihrer Berichte einige „Best Practices“ befolgen.

Für maximale Beteiligung und Wirkung stellen Sie sicher, dass Ihre Organisation:

• Spart nicht an Design und Formatierung. Ein Bericht, der schwer zu lesen oder nicht visuell ansprechend ist, kann potenzielle Leser und Spender abschrecken.
• Enthält alle relevanten Zahlen und Datenpunkte. Auch wenn es Zeit kostet, alle Ihre Finanzdaten und die genauen Zahlen zu allem, was Ihre Organisation getan hat, aufzuspüren, werden Ihre Spender die Mühe zu schätzen wissen und Ihrer Organisation mehr vertrauen.
• Ermutigt Ihre Spender zu weiteren Beiträgen. Indem Sie eine Handlungsaufforderung in Ihren Spender-Wirkungsbericht aufnehmen, ermöglichen Sie Ihren treuesten Spendern, weitere Beiträge zu leisten.

 

Nutzen Sie Charitable, um Ihre Online-Spendenaktionen zu verstärken

Spender-Wirkungsberichte sind ein wichtiges Instrument, um gute Beziehungen zu Ihren bestehenden Spendern zu pflegen und Spenden von neuen und wiederkehrenden Spendern gleichermaßen zu gewinnen.

Charitable ist eine großartige Möglichkeit, Ihre Spendenaktionen zu verstärken, wenn Ihre gemeinnützige Organisation WordPress auf ihrer Website verwendet.

Organisationen, die derzeit die Pläne Essentials und Growth von Charitable nutzen, haben Zugang zu mehreren Online-Spendenleistungen, wie zum Beispiel:

• Zahlungsgateway-Kompatibilität (Akzeptieren Sie Kreditkarten, PayPal, Google Pay, Apple Pay und mehr)
• Newsletter-Verbindung (Sammeln Sie die E-Mails Ihrer treuesten Spender, um ihnen Ihre Wirkungsberichte zu senden und zukünftige Spenden zu fördern)
• Wiederkehrende Spenden erhalten (Lassen Sie Ihre Spender wiederkehrende Zahlungen einrichten, um Ihre Organisation kontinuierlich zu unterstützen)

Charitable enthält Berichte über Spendenaktionen und Spendenhistorien, sodass Sie die Daten schnell sortieren und relevante Informationen in Ihre Spender-Wirkungsberichte aufnehmen können.

Wenn Sie möchten, dass Ihre gemeinnützige Organisation mehr Spenden sammelt und die Spendenhistorie für die Erstellung Ihrer Wirkungsberichte einfacher abrufbar ist, melden Sie sich noch heute für die Pläne Essentials oder Growth von Charitable an.