Eine „Danke“-E-Mail für Spenden kann sehr leicht übersehen werden. Diese scheinbar einfachen Dankschreiben an Spender sind jedoch eher ein Mittel zur Spenderbindung. Richtig gemacht, können sie sehr effektiv darin sein, einmalige Spender zu wiederkehrenden Spendern oder lebenslangen Unterstützern zu machen. Obwohl Sie bei der Gestaltung des Inhalts einige Freiheiten haben, müssen Sie Ihre Nachricht optimieren, damit sie die Empfänger zu noch mehr Spenden inspiriert.

Nun senden Sie aus offensichtlichen Gründen eine „Danke“-E-Mail. Hauptsächlich möchten Sie mit Ihrer Nachricht Dankbarkeit für die erhaltenen Spenden ausdrücken. Aber sie kann mehr. Sie können sie tatsächlich nutzen, um Leser zu ermutigen, mehr für Ihre Anliegen und Kampagnen zu tun, die ihnen am Herzen liegen.

In diesem Tutorial zeigen wir Ihnen eine Reihe von Best Practices, um Ihr Spenden-„Danke“ effektiver zu gestalten. Wir geben Ihnen auch einige Beispiele und Vorlagen zur Inspiration. Aber vorher werfen wir einen kurzen Blick auf die Infrastruktur einer Spenden-„Danke“-E-Mail. 

Ihre Infrastruktur für Spenden-„Danke“-E-Mails

Ihre erste Aufgabe ist es zu entscheiden, wie Sie Ihre „Danke“-E-Mails versenden werden. Es gibt zwei Möglichkeiten: Nutzen Sie Ihren E-Mail-Client oder entscheiden Sie sich für eine spezielle E-Mail-Marketing-App. Hier ist eine Übersicht über beide:

• Ihr E-Mail-Client. Er ist vertraut, unkompliziert und erfordert wenig Einrichtung. Dies bedeutet normalerweise, dass Sie eine Vorlage kopieren/einfügen und jedes Mal senden, wenn Sie eine Spende erhalten. Wie Sie sich vorstellen können, ist dies keine praktikable Lösung, wenn Sie ein hohes Spendenaufkommen haben – wie es eine florierende gemeinnützige Organisation haben sollte. Sie können jedoch eine begrenzte Automatisierung dafür einrichten. Dies kann Ihnen erheblich Zeit und Mühe sparen.
• E-Mail-Marketing-Software. Alternativ können Sie eine spezielle E-Mail-Kommunikations-/Marketing-App wie MailChimp, MailPoet, ActiveCampaign und mehr verwenden. Diese Apps enthalten alle Funktionen, die Sie benötigen, um schöne und automatisierte Dankes-E-Mails zu versenden.

Es gibt tatsächlich noch eine dritte Option!

Mit dem Charitable-Plugin können Sie Ihren Spendern sofortige E-Mail-Belege zusenden. Mit einigen Anpassungen können Sie diese auch als Benachrichtigung per „Danke“-E-Mail verwenden. Wie cool ist das denn!

Im Allgemeinen sollte jede Spenden-„Danke“-E-Mail, die Sie versenden, die gleiche Vorlage und das gleiche Format haben. Zum Beispiel: Ihre Vorlage sollte gebrandet sein. Das bedeutet, Sie sollten Ihre E-Mail mit Ihren Markenfarben, Typografie, Texten, Stimme und Tonalität konsistent gestalten. 

Sie müssen auch Bilder in Ihrer Vorlage verwenden, da Bilder den Lesern helfen, eine bessere Verbindung aufzubauen. Am besten eignen sich echte Bilder – In-situ-Aufnahmen Ihrer Arbeit, der Begünstigten, denen eine Spende zugutekommt, und mehr.

Kommen wir nun zum Textteil – dem Herzstück Ihrer Spenden-„Danke“-E-Mail.

Verfassen Ihrer Spenden-„Danke“-E-Mail

Ihre Betreffzeile ist das Erste, was der Leser nach Erhalt Ihrer Spenden-E-Mail sieht. Stellen Sie also sicher, dass sie Aufmerksamkeit erregt. Das Ziel ist, dass der Leser die E-Mail überhaupt erst öffnet. E-Mails im Non-Profit-Bereich haben nur eine Öffnungsrate von 25 Prozent, daher müssen Sie Ihre Chancen maximieren.

Es gibt verschiedene Ansätze, die Sie verfolgen können, aber behalten Sie diese Hinweise im Hinterkopf:

• Fügen Sie eine persönliche Note hinzu (mehr dazu gleich).
• Halten Sie die Betreffzeile kurz, aber informativ.
• Verraten Sie nicht zu viel, aber geben Sie genug preis, damit der Leser versteht, worum es in der E-Mail geht.

„Power-Wörter“ können helfen, Neugier in den Betreffzeilen zu wecken. Betrachten Sie die folgenden Beispiele, die all diese Elemente kombinieren:

{name}, vielen Dank! Entdecken Sie die Wirkung Ihrer Spende.

Erfahren Sie, wie Ihre großzügige Spende den Bedürftigen in {city} hilft.

Wo wir gerade dabei sind, wir sollten noch etwas mehr über Personalisierung sprechen – ein Konzept, das Sie im Non-Profit-Bereich oft anwenden möchten.

Die Bedeutung der Personalisierung

Dale Carnegie’s Bücher und Kurse lehren einen Aspekt sozialer Verbindung wirklich gut… dass Menschen es lieben, ihren eigenen Namen zu hören. Es ist fast ihr Lieblingsthema. Es ist also kein Wunder, dass eine der häufigsten Taktiken zur Personalisierung von E-Mails die Verwendung des Namens des Empfängers ist. 

Nun, es ist nichts Falsches an einem einfachen „Hallo!“ oder „Sehr geehrter Spender!“ in der Anrede beim Öffnen einer E-Mail (oder in der Betreffzeile). Aber die Einbeziehung eines Namens macht die gesamte E-Mail persönlicher. Wenn Sie dies mit informeller oder geschäftlich informeller Sprache kombinieren, können Sie in einem gesprächigen Ton schreiben:

…{name}, wir müssen Ihnen sagen, wie sehr wir Ihre jüngste Spende für unsere aktuelle Kampagne schätzen…

…was wirst du tun, {name}? Einwohner von {country} benötigen lebensrettende Medikamente, und Ihr Beitrag kann helfen, Leben zu retten…

Um jedoch einen personalisierten Namen einzufügen, müssen Sie ihn erfragen. Das ist theoretisch kein Problem, obwohl Studien zeigen, dass je mehr Felder eine Person ausfüllen muss, desto weniger wird sie das Formular ausfüllen. 

Schreiben Ihrer „Danke“-E-Mail

Der Großteil Ihrer Arbeit an der „Danke“-Spenden-E-Mail wird in die Erstellung dieses Textes fließen. Schließlich wäre eine „Danke“-Spenden-E-Mail nicht viel ohne dieses „Danke!“ Es gibt drei Schlüsselaspekte, um dies richtig zu machen:

• Drücken Sie aufrichtige Wertschätzung für die Spende oder das Interesse aus, das Sie für Ihre Kampagne erhalten haben.
• Geben Sie an, wie die Spende (oder potenzielle Spende) den Bedürftigen helfen wird.
• Verwenden Sie einen informellen – oder zumindest einen gesprächigen – Ton.

Wir würden Ihnen auch vorschlagen, Ihre E-Mail kurz zu halten, obwohl dies von Ihrer Kampagne, Ihrer gemeinnützigen Organisation, der Art der Spende und der Höhe der Spende abhängt. Für einen realen Fall, der all diese Kriterien erfüllt, schauen Sie sich diese klassische Charity: Water-Mail an:

Dies ist eine großartige „Danke“-Vorlage für Ihre eigenen E-Mails. Beachten Sie, wie sie auch sozialen Beweis nutzt. 

Hier ist ein Beispiel für ein „Dankeschön“-Schreiben, das darauf basiert (mit einem Tierheim als Anlass):

Hallo {donor name},

Dank Ihrer großzügigen Spende sind wir unserem Ziel von {campaign goal} einen Schritt näher gekommen. Ohne Ihre Unterstützung könnten wir das nicht schaffen. Daher danken wir Ihnen im Namen von uns allen bei {nonprofit}.

Sie gehören zu den {number} Spendern, die Tieren helfen, ein neues Zuhause zu finden. Bisher hat Ihre Unterstützung bereits {X} Tieren geholfen, sich zu erholen. Ihre Spende gibt unserem Team die Ressourcen, potenzielle neue, dauerhafte Zuhause für unsere pelzigen Freunde zu überprüfen und ihnen medizinische Hilfe zukommen zu lassen.

Nochmals vielen Dank für Ihre Unterstützung!

Sie werden feststellen, dass wir die Anzahl der Spender angegeben haben, was für die Schaffung eines Gemeinschaftsgefühls und die Zusammenarbeit unerlässlich ist. Apropos, es gibt noch mehr, was Sie tun können, um Ihre Sache bekannt zu machen.

Spender bitten, bei der Bewerbung Ihrer Kampagne zu helfen

Wenn Sie sich die Mühe machen, eine „Dankeschön“-E-Mail an Spender zu senden, ist es sinnvoll, zusätzliche Publicity zu versuchen. Ihre E-Mail ist eine gute Gelegenheit, den Leser zu bitten, Ihre Sache/Kampagne zu bewerben. Es gibt zwei Hauptvorteile:

1. Sie können Spenden von Freunden und sozialen Kontakten eines Lesers anregen.

2. Diejenigen, die keine finanzielle Unterstützung leisten können, können dennoch helfen, indem sie Ihre Sache über soziale Medien bekannt machen. Dies kann ein einfacher Bestandteil Ihrer E-Mail-Vorlage sein. Zum Beispiel:

Während wir hier sind, würden wir uns freuen, wenn Sie über Facebook und Instagram von unserer aktuellen Spendenaktion erzählen.

Stellen Sie sicher, dass Sie andere darüber informieren, wie Sie uns geholfen haben. Geben Sie uns einen Social-Media-Aufruf auf Facebook, Twitter und Instagram!

Jeder dieser Beiträge sollte Links zu den entsprechenden Social-Media-Kanälen enthalten. Dies als „P.S.“ zu verwenden, kann auch funktionieren.

Andere Einbeziehungen

Es gibt noch ein paar andere Elemente, die Sie in Ihre E-Mail-Vorlage aufnehmen möchten, die keine „Hauptmerkmale“ sind, aber Ihnen helfen können, besser mit den Empfängern in Kontakt zu treten. Zum Beispiel:

• Fügen Sie Ihre Kontaktinformationen hinzu, wie z. B. eine E-Mail-Adresse, eine Telefonnummer und eine registrierte Adresse. Dies hilft dem Leser, Sie zu kontaktieren, wenn er dies benötigt. Es ist gut in Ihrer Fußzeile oder am Ende des E-Mail-Textes.
• Stellen Sie sicher, dass Sie eine Quittung beifügen, wenn dies relevant und notwendig ist. Dies dient den Unterlagen des Spenders und erinnert ihn daran, warum er die E-Mail erhält.

Das Charitable-Plugin ermöglicht es Ihnen, nach jeder erhaltenen Spende Quittungen zu versenden. Das ist perfekt, da Sie den Inhalt so anpassen können, dass er auch als „Dankeschön“-Nachricht dient, ohne zusätzliche Arbeit.

Beenden Ihrer E-Mail

Sobald Sie eine Betreffzeile, einen geeigneten Text und einige der anderen Elemente, die wir gerade besprochen haben, haben, können Sie Ihre E-Mail abschließen.

In einigen Fällen ist die Identität des Absenders anonym, wie bei Charity: Water. Für die meisten gemeinnützigen Organisationen möchten Sie jedoch, dass ein Mitarbeiter in einer Führungsposition oder eine bestimmte Person, die mit der Öffentlichkeit zu tun hat, Ihre E-Mail unterzeichnet.

Es muss keine komplizierte Abmeldung sein. Dies ist gut genug:

Nochmals vielen Dank für Ihre Unterstützung,

Jane Faversham, Geschäftsführerin, HollyPals Pet Sanctuary

Solange die Signatur einen Gruß, Namen, Berufsbezeichnung und den Namen Ihrer Organisation enthält, tun Sie genug, um den Leser daran zu erinnern, wer Sie sind.

Stellen Sie außerdem sicher, dass die E-Mail-Adresse, von der Sie senden, ein überwachtes Postfach ist. Das bedeutet, Sie möchten [email protected] oder [email protected] vermeiden und stattdessen ein dediziertes Postfach für den Absender einrichten.

Senden Sie Ihre Spenden-„Danke“-E-Mail

Sobald Ihre Vorlage fertig ist, können Sie mit dem Versenden beginnen. Wir können Ihnen zwar nicht sagen, wie Sie Ihre E-Mail versenden (da jede Plattform anders ist), aber wir können Ihnen ein oder zwei Tipps geben, wie Sie die Dinge einrichten. Hier ist, was Sie beachten sollten:

• Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre E-Mail-Vorlage so einrichten, dass sie nach jeder Spende gesendet wird.
• Es sollte eine Möglichkeit geben, die Vorlage zu personalisieren und sie aus Ihrer Kontaktliste automatisch auszufüllen. Denken Sie jedoch daran, nur Platzhalter zu verwenden, für die Sie Informationen haben, oder die Empfänger sehen seltsame Tags.
• Sie können erwägen, mehrere E-Mail-Vorlagen einzurichten, um sie an Ihre verschiedenen Zielgruppensegmente zu senden. Dieses Konzept liegt außerhalb des Rahmens des Artikels, ist aber eine großartige Möglichkeit, E-Mails anzupassen/zu personalisieren.

Die E-Mail-Benachrichtigungsfunktionen von Charitable können Ihnen hier helfen. Mit Charitable können Sie kampagnenspezifische Inhalte zu Ihren Spendenquittungs-E-Mails hinzufügen. Dies verwandelt eine generische Transaktions-E-Mail in eine vollwertige und personalisierte „Danke“-E-Mail-Benachrichtigung!

Wie Charitable Ihnen helfen kann, Ihren Spendern „Danke“ zu sagen

Charitable ist eine komplette Non-Profit-Lösung für WordPress-Websites. Das Charitable WordPress-Spenden-Plugin bietet Ihnen alle Kernfunktionen, die Sie benötigen, um Spenden auf Ihrer Website entgegenzunehmen und zu verarbeiten.

Charitable stattet die Website Ihrer gemeinnützigen Organisation mit allen Funktionen aus, die sie für ihren täglichen Betrieb benötigt:

• Sie haben eine schnelle, unkomplizierte Möglichkeit, eine komplexe und leistungsstarke Spendeninfrastruktur auf Ihrer WordPress-Website zu implementieren.
• Jedes Spendenformular ist mit den Datenschutzbestimmungen weltweit kompatibel, einschließlich der DSGVO.
• Sie können die Spenderverwaltung mit der Vertrautheit des WordPress-Admin-Bildschirms durchführen.

Sie finden auch eine Reihe von Premium-Upgrades, um die Erfahrung zu verbessern. Sie können beispielsweise Ihre bevorzugte E-Mail-Marketingplattform mit Charitable verbinden. Darüber hinaus können Sie es auch mit Ihrem Easy Digital Downloads-Konto verbinden. Sie erhalten auch Unterstützung für eine Reihe von Zahlungs-Gateways. Erweiterungen ermöglichen auch die Implementierung von Gebührenentlastung, automatischen und wiederkehrenden Spenden, Crowdfunding-Funktionalität und die Möglichkeit, ein Peer-to-Peer-Fundraising-Netzwerk einzurichten. Kombiniert könnten all diese dazu führen, dass Sie mehr „Danke“-E-Mails als je zuvor versenden, da Ihre Spenden in die Höhe schnellen!

Die meisten Funktionalitäten des Charitable-Plugins sind in den Plänen Essentials oder Growth enthalten. Ab 119 US-Dollar pro Jahr können Sie Ihre eigene Online-Spendenkampagne ohne Drittanbieter oder Vermittler aufbauen. Pläne mit höherer Stufe ermöglichen es Ihnen auch, Charitable auf mehreren Websites zu aktivieren.

Schlussfolgerung

Das Versenden einer „Danke“-E-Mail für Spenden ist eine hervorragende Möglichkeit, sowohl Erstspender als auch regelmäßige Spender zu erreichen und zu binden. Sie können sogar Dankes-E-Mails an Personen senden, die Ihren Anliegen folgen, auch wenn sie noch keine Spender sind.

Aber wie Sie gerade gesehen haben, müssen Dankesnachrichten mehr tun, als nur gut zu klingen und aufrichtig zu wirken.  Dankesbriefe von gemeinnützigen Organisationen sollten Ihren Spendern nicht nur helfen, sich stärker mit Ihrer Organisation verbunden zu fühlen und mehr zu spenden, sondern sie auch ermutigen, neue Spender zu gewinnen, indem sie Ihnen helfen, mehr Menschen zu erreichen. Hoffentlich sind die Tipps, die Sie gerade gelesen haben, alles, was Sie brauchen, um Ihre Dankesbriefe von gut zu großartig zu machen. Weitere Briefbeispiele finden Sie in einigen dieser Beispiele.

Wenn Sie das Charitable WordPress Spenden-Plugin verwenden, können Sie einfach E-Mail-Belege aktivieren, die gleichzeitig als „Danke“-Benachrichtigungen dienen. Mit unserer Newsletter Connect Erweiterung können Sie die E-Mail-Funktionen von Charitable 10-mal leistungsfähiger machen. Je nach verwendeter E-Mail-Marketing-Plattform können dadurch mehrere weitere Funktionen freigeschaltet werden. 

Und natürlich erhalten Sie mit dieser Funktion alle Funktionalitäten, die Sie für Ihre gemeinnützige Organisation benötigen. Sie können ein Zahlungsgateway Ihrer Wahl verwenden. Charitable unterstützt Stripe, Braintree, Authorize.Net und mehr. Sie können sogar automatische und wiederkehrende Spenden für Ihre Kampagnen einrichten und akzeptieren. Es ist auch möglich, Gebührennachlässe und die Unterstützung von „Gift Aid“ anzubieten.

Wenn Ihnen die Idee gefällt, was Charitable für Sie tun kann, schauen Sie sich die verfügbaren Pläne an und melden Sie sich für ein Konto an. Jeder Kauf beinhaltet eine 30-tägige Geld-zurück-Garantie – ohne Fragen.