Coronavirus oder COVID-19 ist eine sich entwickelnde Situation, die uns alle betrifft, einschließlich Wohltätigkeitsorganisationen und Non-Profit-Organisationen. Daher ist es unerlässlich, dass Sie eine robuste Kommunikationsstrategie haben, die alle Fragen beantwortet, die die Menschen haben werden – von Freiwilligen bis zu Stakeholdern; von Gemeinden bis zu Spendenempfängern. 

Es gibt jedoch verschiedene Möglichkeiten, mit diesen Zielgruppen zu kommunizieren, insbesondere da sie unterschiedliche Bedenken hinsichtlich der Situation und ihrer Auswirkungen auf Ihre Non-Profit-Organisation haben werden. Tatsächlich empfehlen wir die Einrichtung eines internen Kommunikationsplans, um Probleme oder Anfragen zu bewältigen, die auftreten könnten.

Lesen Sie unten die wichtigsten Kommunikationstipps für Non-Profits im Umgang mit COVID-19.

Warum ist ein Kommunikationsplan so wichtig?

Kommunikation ist in Zeiten einer internationalen Krise der Schlüssel. Spendenaufrufe müssen einfühlsam, aufrichtig und rücksichtsvoll bleiben – der Ton Ihrer Nachricht ist genauso wichtig wie der Inhalt. Denken Sie daran, dass das Spenden an Wohltätigkeitsorganisationen möglicherweise nicht die erste Priorität auf den Listen Ihrer Spender hat. Aber deshalb ist es genauso wichtig zu erklären, warum Ihre Sache so lohnenswert ist und warum Ihre Non-Profit-Organisation Unterstützung benötigt.

Nur wenige Wohltätigkeitsorganisationen verfügen über ein vollumfängliches Kommunikationsteam, aber durch den Aufbau eines durchdachten Plans können Sie die meisten Bereiche abdecken und vorbereitet sein. Im Wesentlichen ist es wichtig, dass Sie transparent darüber bleiben, wo und warum sich Dinge ändern. Als Teil eines „Krisenmanagement“-Ansatzes müssen die Menschen mit Ihnen auf dem gleichen Stand sein, was gerade geschieht.

Hier ist, wie wir die Einrichtung Ihres Kommunikationsplans empfehlen:

1. Identifizieren Sie, wen Sie erreichen müssen.

Denken Sie an alle, mit denen Sie während dieser Krise Informationen teilen müssen, und notieren Sie sie – wie z. B. Großspender, Freiwillige, interne Mitarbeiter und Teilnehmer von Veranstaltungen. 

2. Überlegen Sie, was Sie ihnen mitteilen müssen.

Hier sind einige Dinge, über die Sie mit den Menschen in der Organisation kommunizieren können.

• Ihre Spender müssen wissen, ob ihre Beiträge aufgrund der Krise betroffen sind – z. B. ob Sie Ihre Empfänger vorerst nicht direkt unterstützen können. Wenn dies der Fall ist, müssen Sie erklären, warum, und wie der Plan zur Erholung aussieht.
• Ihre Freiwilligen müssen wissen, welche Veranstaltungen abgesagt sind und ob sie bei anderen helfen können, wie z. B. bei virtuellen Spendenveranstaltungen.
• Ihre Spendenempfänger müssen über den Cashflow auf dem Laufenden gehalten werden und ob die gesammelten Gelder sie in dieser Zeit erreichen können oder nicht, und wie der Aktionsplan aussieht. 
• Ihre Ticketkäufer für Veranstaltungen müssen darüber informiert werden, ob und wann Veranstaltungen abgesagt werden und wie Sie Spendenbemühungen aufrechterhalten wollen – indem Sie andere Möglichkeiten anbieten, wie sie immer noch helfen und sich an Ihren Kampagnen beteiligen können.

• Ihre Mitarbeiter müssen wissen, wie die Situation bezüglich der Remote-Arbeit ist (und ob sie mit der Technik oder Ausrüstung für die Heimarbeit unterstützt werden müssen). Sie werden auch hören wollen, wie die Organisation plant, das Team zu schützen, sobald die Leute wieder zur Arbeit kommen – wie z. B. durch soziale Distanzierungsmaßnahmen.

3. Erstellen Sie einen Plan, damit sich bestimmte Mitarbeiter an diese Zielgruppen wenden.

Wer auch immer für Social-Media-Kanäle, Webinhalte und E-Mail-Marketing verantwortlich ist, sollte über die Kommunikation informiert werden, die er im Zusammenhang mit der Krise versenden muss.

Ihre Unterstützer werden erwarten, Updates auf Ihren Social-Media-Seiten zu sehen, wie und warum Gelder betroffen sind, wie Sie Ihre Empfänger schützen und was sie sonst noch tun können, um einen Unterschied zu machen. Erstellen Sie eine Reihe von Beiträgen, die zeigen, dass Sie sich der Krise bewusst sind, und erklären Sie die Maßnahmen, die Sie ergreifen, um sich so gut wie möglich an die Situation anzupassen. Zeigen Sie aber auch die Relevanz der Pandemie für Ihre gemeinnützige Organisation und warum es wichtig ist, die Unterstützung aufrechtzuerhalten.

Stellen Sie auf Ihrer WordPress-Seite sicher, dass Sie ein Banner, eine Überschrift oder ein Pop-up haben, das zeigt, dass Sie die aktuelle Situation beobachten und Updates bereitstellen. Sie können weiter gehen und Seiten speziell für Inhalte entwickeln, die sich auf die Pandemie beziehen.

PETA hat zum Beispiel einen ganzen Blog-Bereich, der sich COVID-19-Themen widmet, mit Artikeln, die von Themen wie der Herkunft des Virus (Nassmärkte in China) bis zur Adoption eines Haustieres während der Ausgangssperre reichen.

Hier ist ein großartiger Auszug aus einem ihrer Blogs – Leben nach dem Lockdown: Unsere Chance, die Welt neu aufzubauen.

In den letzten Jahrhunderten – und besonders in den letzten Jahrzehnten – hat die Menschheit große Fortschritte gemacht, um mitfühlender zu werden, Gerechtigkeit und Freiheit zu schätzen und die Rechte aller Menschen zu fördern und zu schützen. In unserem fieberhaften Streben nach Wohlstand haben jedoch viele von uns eine einfache Wahrheit nicht erkannt: Wir sind eine Spezies unter Millionen. Jede Entscheidung, die wir treffen – vom Essen, das wir essen, und der Kleidung, die wir tragen, bis hin zur Art und Weise, wie wir uns unterhalten – hat Auswirkungen auf den Planeten und die Tiere, mit denen wir ihn teilen.

Wenn wir aus dem Lockdown herauskommen, müssen wir uns bemühen, die Probleme zu beheben, die wir geschaffen haben, und Mutter Natur und unseren Mitmenschen den Respekt zu zeigen, den sie verdienen.

Hier hat PETA gezeigt, wie ihre Wohltätigkeitsorganisation betroffen ist und für sie relevant ist, und bietet ihren Zielgruppen klare Informationen, wie sie sie während der Pandemie unterstützen können.

Hier ist ein weiteres gutes Beispiel für eine gemeinnützige Organisation, die Inhalte und Mitteilungen rund um die COID-19-Krise erstellt.

The Innocence Project, eine Wohltätigkeitsorganisation, die die fälschlicherweise Verurteilten durch DNA-Tests entlastet und das Strafrechtssystem reformiert, um zukünftige Ungerechtigkeiten zu verhindern, hat eine Seite rund um die Pandemie erstellt. Dort finden sie wichtige Inhalte darüber, wie die Krise ihre Arbeit beeinflusst und wie Sie immer noch Ihren Teil dazu beitragen können, zu helfen.

Hier ist ein großartiges Beispiel dafür, wie sich eine von der Todesstrafe befreite Person für die Unterstützung anderer während der COVID-19-Pandemie einsetzt.

Die COVID-19-Krise (Coronavirus) hat neue Herausforderungen für freigelassene Häftlinge geschaffen, und die Notwendigkeit, Floridas Entschädigungsgesetze zu überarbeiten, ist dringender denn je. Letzte Woche veranstalteten wir eine virtuelle Bürgerversammlung, um die Auswirkungen dieser Pandemie auf freigelassene Häftlinge in Florida und die Unschuldigen, die noch im Gefängnis sitzen, zu diskutieren. 

„Als ich zum ersten Mal von COVID-19 hörte, war ich traurig, an all die Menschen zu denken, die immer noch inhaftiert sind, da es keine gute medizinische Versorgung im Gefängnis gibt. Ich habe nicht genau gehört, wie viele positive Fälle von Coronavirus derzeit im Gefängnis sind, aber ich weiß aus eigener Erfahrung, wie schrecklich das medizinische System ist. Sie haben nie das, was nötig ist, um Menschen zu behandeln, und sie geben ihm nie die Bedeutung, die bestimmte Fälle erfordern.“ 

Wenn es um Ihre E-Mail-Marketingkampagnen geht, müssen Sie sich an Ihre Unterstützer wenden, während sich die Situation entwickelt. Stellen Sie sicher, dass Sie regelmäßige, fortlaufende Nachrichten senden – da solche, die zu lange dauern, Ihre Glaubwürdigkeit und das Vertrauen Ihrer Zielgruppen schädigen könnten. 

Hier ist eine großartige E-Mail von Heifer darüber, wie die Krise sie betrifft.

Denken Sie daran, dass die allgemeine Kommunikation und die Inhalte rund um COVID-19 je nach Art Ihrer gemeinnützigen Organisation variieren, aber alle Organisationen können sich auf ihre Anliegen, Missionen und Angebote stützen, um ein echter Motor für das Gute zu sein. Nutzen Sie diese Beispiele als Inspiration und achten Sie darauf, welche Art von Kommunikation andere gemeinnützige Organisationen, die Sie bewundern, versenden.

4. Berücksichtigen Sie den Inhalt.

Ihre Botschaften müssen klar, prägnant und emotional sensibel sein – erstellen Sie daher eine Gliederung der Inhalte, die Sie versenden werden. Führen Sie eine fortlaufende Liste der wichtigsten Punkte, die Sie teilen möchten, und priorisieren Sie, welche Botschaften am dringendsten sind. 

Sie möchten nicht zu viele Nachrichten in einer einzigen E-Mail kommunizieren, also planen Sie sie und stellen Sie sicher, dass jede E-Mail einen klaren Fokus hat.

5. Überprüfen Sie regelmäßig Ihr Kommunikationsteam.

Wer auch immer die Kommunikation rund um die COVID-19-Krise erstellt, stellen Sie sicher, dass er engagiert und informiert ist. Richten Sie regelmäßige Treffen ein, um die Kommunikation auf Korrekturlesen und den allgemeinen Tonfall sowie Klarheit und Konsistenz zu überprüfen. Wenn es nur ein Ein-Mann-Team ist, das alle Inhalte und Kommunikationen erstellt, kann es hilfreich sein, eine zweite Meinung einzuholen – bitten Sie einen Freund oder ein Familienmitglied, Ihre Inhalte Korrektur zu lesen.

Hier sind einige weitere Tipps, die Sie bei der Festlegung von Kommunikationspunkten rund um die COVID-19-Pandemie berücksichtigen sollten.

Bleiben Sie einfühlsam.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Tonfall und Ihre Botschaften einfühlsam bleiben, von der Betreffzeile bis zum Handlungsaufruf. 

Seien Sie transparent.

Es ist unerlässlich, dass Sie ehrlich zu den Menschen bleiben, von Mitarbeitern bis zu Unterstützern. Wenn Sie die Antwort auf eine Frage nicht haben, lassen Sie sich nicht dazu verleiten, eine zu erfinden oder den Leuten zu sagen, was Sie denken, was sie hören wollen.

Keine Panik verbreiten.

Wo Menschen dazu neigen, eine Fülle von Nachrichten und sozialen Medien zu konsumieren, ist es leicht, dass sie in Panik geraten. Tragen Sie nicht dazu bei – nutzen Sie stattdessen Ihre Kampagnen als Mittel, um Unterstützer darauf zu konzentrieren, trotz der Pandemie weiterhin Gutes in der Welt zu tun.

Stellen Sie sicher, dass die Kommunikation eine Einbahnstraße ist.

Es ist großartig, Newsletter zu versenden und auf Ihrer Website Kommunikationen zu diesem Thema anzubieten, aber bieten Sie auch Raum, um Fragen von Ihrem Publikum zu beantworten, z. B. durch die Nutzung eines Webchat-Dienstes oder einer E-Mail-Adresse, um Anfragen zu beantworten.

Schlussfolgerung

Dies ist eine Zeit wie keine, die wir alle je erlebt haben, weshalb eine gute Kommunikation so wichtig ist. Ohne sie riskieren Sie, den Kontakt zu Ihren Unterstützern, Teammitgliedern und Stakeholdern zu verlieren, sowie wertvolle Spendenströme, die während einer Pandemie besonders wichtig sein werden. Erstellen Sie also einen soliden Kommunikationsplan, erstellen Sie relevante digitale Inhalte auf Ihrer Website darüber, wie und wo Sie Ursachen trotz (oder im Lichte) der neuen Situation angehen, und halten Sie Ihre Unterstützer über Ihre E-Mail-Marketingkampagnen auf dem Laufenden. 

Stellen Sie auch in dieser Zeit sicher, dass Ihr Tonfall stark und ruhig ist – vermeiden Sie es, Teil der Massenpanik zu sein, die viele Ihrer Unterstützer von anderen Quellen erfahren werden. Seien Sie gegenüber anderen eine Stimme der Vernunft – und zeigen Sie Ihrem Publikum, warum es jetzt mehr denn je eine großartige Zeit ist, Ihre Anliegen zu unterstützen!