अपने दानकर्ताओं और दान रिकॉर्ड पर नज़र रखने में परेशानी हो रही है?

मैंने हाल ही में एक गैर-लाभकारी संस्था से एक प्रश्न देखा था कि Google शीट्स में दानकर्ताओं को कैसे ट्रैक किया जाए और इसे कैसे किया जाए। मैंने यह किया है और मैं इसे फिर कभी नहीं करूंगा। यह समय लेने वाला और आवश्यक डेटा ढूंढना बहुत मुश्किल था।

मैं अक्सर स्प्रेडशीट के माध्यम से खंगालता रहता था कि यह याद करने की कोशिश कर रहा था कि पिछले अभियान में किसने दान दिया या आपके बोर्ड की बैठक के लिए दानकर्ता रिपोर्ट बनाने में घंटों बिताता था। दानकर्ता जानकारी का प्रबंधन पहेली को हल करने जैसा महसूस नहीं होना चाहिए जिसमें टुकड़े गायब हों।

एक गैर-लाभकारी प्रशासक के रूप में, आपको महत्वपूर्ण सवालों के त्वरित उत्तर चाहिए: आपके सबसे वफादार समर्थक कौन हैं? किसी ने आखिरी बार कब दिया? समय के साथ उन्होंने कितना योगदान दिया है? यह जानकारी आपकी उंगलियों पर होना सिर्फ सुविधाजनक नहीं है - यह मजबूत दानकर्ता संबंध बनाने और आपकी धन उगाहने की रणनीति के बारे में सूचित निर्णय लेने के लिए आवश्यक है।

अच्छी खबर? आपको दानकर्ता इतिहास को प्रभावी ढंग से ट्रैक करने के लिए महंगे सॉफ़्टवेयर या तकनीकी विशेषज्ञता की आवश्यकता नहीं है। सही वर्डप्रेस प्लगइन के साथ, आप कुछ ही क्लिक में हर दान देख सकते हैं, दान पैटर्न की पहचान कर सकते हैं और पेशेवर रिपोर्ट तैयार कर सकते हैं।

इस गाइड में, मैं आपको बताऊंगा कि Charitable का उपयोग करके एक व्यापक दानकर्ता ट्रैकिंग सिस्टम कैसे स्थापित किया जाए। आप सीखेंगे कि कैसे:

• पूर्ण दान इतिहास के साथ पूर्ण दानकर्ता प्रोफाइल देखें
• दिनांक, राशि या अभियान के अनुसार दान को फ़िल्टर और खोजें
• अपनी टीम और बोर्ड के लिए दानकर्ता रिपोर्ट तैयार करें
• अपने लेखांकन सॉफ़्टवेयर के लिए दान डेटा निर्यात करें
• अपने शीर्ष दानकर्ताओं की पहचान करें और दान के रुझानों को ट्रैक करें

चलिए शुरू करते हैं।

1. आपको दानकर्ता ट्रैकिंग के लिए स्प्रेडशीट का उपयोग करना क्यों बंद करना चाहिए

जब आप पहली बार दान स्वीकार करना शुरू करते हैं, तो एक साधारण स्प्रेडशीट स्पष्ट विकल्प लगती है। यह मुफ़्त है, आप पहले से ही जानते हैं कि इसका उपयोग कैसे करना है, और यह काम करता है... जब तक यह काम नहीं करता।

बात यह है: मैं वहां रहा हूं। ऑनलाइन धन उगाहने के शुरुआती दिनों में, मैंने स्प्रेडशीट में सब कुछ ट्रैक किया। और मुझे आपको बताने दो, यह एक दुःस्वप्न था जो हमारे बढ़ने के साथ और भी बदतर होता गया।

स्प्रेडशीट ट्रैकिंग की वास्तविक लागत

सोचिए आप कितना समय व्यतीत करते हैं:

• प्रत्येक दान को मैन्युअल रूप से दर्ज करना (और टाइपो के लिए दोबारा जांचना)
• विभिन्न अभियानों के लिए अलग-अलग शीट बनाना
• ऐसे फ़ॉर्मूले बनाना जो तब टूट जाते हैं जब कोई कॉलम जोड़ता है
• एक दानकर्ता के इतिहास को खोजने के लिए पंक्तियों के माध्यम से खोजना
• बोर्ड रिपोर्ट बनाने के लिए डेटा को कॉपी-पेस्ट करना

यह आपके डेटा के सटीक होने या गलती से कुछ महत्वपूर्ण हटा देने के बारे में चिंता करने के तनाव को भी नहीं गिनता है।

जब आप बढ़ते हैं तो क्या होता है

बड़ी समस्या? स्प्रेडशीट स्केल नहीं होती हैं। जब आपके पास 50 दानकर्ता होते हैं, तो शायद यह प्रबंधनीय होता है। लेकिन 500 के बारे में क्या? या 5,000?

अचानक आप इससे निपट रहे हैं:

• चारों ओर कई संस्करण तैर रहे हैं ("Final_Report_v3_REALLY_FINAL.xlsx")
• टीम के सदस्य जो फ़ाइल तक नहीं पहुंच सकते जब उन्हें इसकी आवश्यकता होती है
• दानकर्ताओं को जल्दी से विभाजित करने या रुझानों को देखने का कोई तरीका नहीं
• रसीदों या धन्यवाद ईमेल के लिए शून्य स्वचालन

सुरक्षा जोखिम जिसके बारे में कोई बात नहीं करता

यहाँ कुछ ऐसा है जिस पर ज़्यादातर लोग विचार नहीं करते: दानदाता डेटा संवेदनशील होता है। नाम, ईमेल, पते, दान की राशि - यह ऐसी जानकारी है जिसे सुरक्षित रखने की आवश्यकता है।

किसी के कंप्यूटर पर या एक सामान्य क्लाउड फ़ोल्डर में संग्रहीत स्प्रेडशीट? यह डेटा उल्लंघन होने की प्रतीक्षा कर रहा है।

एक बेहतर तरीका है

समाधान अधिक जटिल स्प्रेडशीट या महंगा एंटरप्राइज़ सॉफ़्टवेयर नहीं है। यह गैर-लाभकारी संस्थाओं के लिए विशेष रूप से डिज़ाइन किए गए टूल का उपयोग कर रहा है जो सीधे आपके वर्डप्रेस वेबसाइट में एकीकृत होता है।

यहीं पर एक उचित दानदाता प्रबंधन प्रणाली काम आती है। और सबसे अच्छी बात? आप इसे आज ही सेट कर सकते हैं और हर हफ्ते घंटों बचाना शुरू कर सकते हैं।

अभी शुरू करें »

या मुझे दिखाएं कि इसे ठीक से कैसे करना है।

चैरिटेबल के साथ अपनी दानदाता ट्रैकिंग समस्याओं का समाधान

इससे पहले कि हम कैसे करें, इसमें गोता लगाएँ, मुझे जल्दी से समझाएं कि चैरिटेबल क्या है और यह आपकी दानदाता ट्रैकिंग ज़रूरतों के लिए एकदम सही समाधान क्यों है।

चैरिटेबल एक वर्डप्रेस दान प्लगइन है जो आपकी वेबसाइट को अंतर्निहित दानदाता प्रबंधन प्रणाली के साथ एक पूर्ण धन उगाहने वाले मंच में बदल देता है। सब कुछ एक ही छत के नीचे, आप दान स्वीकार कर सकते हैं, दानदाताओं का प्रबंधन कर सकते हैं, और स्प्रेडशीट की परेशानियों के बिना हर योगदान को ट्रैक कर सकते हैं।

चैरिटेबल को जो चीज़ अलग बनाती है, वह यह है कि यह स्वचालित रूप से आपके वर्डप्रेस डैशबोर्ड के अंदर एक व्यापक दानदाता डेटाबेस बनाता है। हर बार जब कोई आपकी वेबसाइट के माध्यम से दान करता है, तो उनकी जानकारी तुरंत कैप्चर और व्यवस्थित हो जाती है - मैन्युअल प्रविष्टि की आवश्यकता नहीं होती है।

आपको विस्तृत दानदाता प्रोफाइल, पूर्ण दान इतिहास और शक्तिशाली रिपोर्टिंग टूल मिलते हैं जिन्हें स्प्रेडशीट में बनाने में घंटों लगेंगे। आप हर अभियान के लिए रिपोर्ट देख सकते हैं, आपके शीर्ष दानदाता कौन हैं, जिन्होंने पिछले साल दान किया लेकिन इस साल नहीं किया, और भी बहुत कुछ।

साथ ही, यह सुरक्षित भुगतान प्रसंस्करण, स्वचालित कर रसीदें और दानदाता ईमेल सूचनाओं जैसी सभी तकनीकी चीज़ों को संभालता है।

सबसे अच्छी बात? इसका उपयोग करने के लिए आपको किसी तकनीकी विशेषज्ञता की आवश्यकता नहीं है। यदि आप वर्डप्रेस का उपयोग कर सकते हैं, तो आप चैरिटेबल का उपयोग कर सकते हैं।

यह सभी प्रमुख भुगतान गेटवे के साथ काम करता है, आपके पसंदीदा ईमेल मार्केटिंग टूल के साथ एकीकृत होता है, और आपके संगठन के साथ बढ़ता है, चाहे आपके पास 50 दानदाता हों या 50,000। और महंगे दानदाता प्रबंधन सॉफ़्टवेयर के विपरीत जिसकी कीमत प्रति माह सैकड़ों होती है, चैरिटेबल किसी भी आकार के गैर-लाभकारी संस्थाओं के लिए किफायती है।

देखें कि चैरिटेबल आपके धन उगाहने के प्रयासों को कैसे बढ़ाता है »

अब जब आप जानते हैं कि चैरिटेबल आपके लिए क्या कर सकता है, तो मुझे आपको ठीक से दिखाएं कि अपने नए दानदाता ट्रैकिंग सिस्टम तक कैसे पहुँचें और उसका उपयोग कैसे करें। मुझ पर विश्वास करें, एक बार जब आप देखेंगे कि यह कितना आसान है, तो आप सोचेंगे कि आपने पहले स्विच क्यों नहीं किया।

वर्डप्रेस में अपने पूर्ण दानदाता डेटाबेस तक कैसे पहुँचें

एक बार जब आप चैरिटेबल स्थापित कर लेते हैं, तो आप पहले से बने टेम्प्लेट और ड्रैग एंड ड्रॉप बिल्डर का उपयोग करके जल्दी से दान अभियान शुरू कर सकते हैं।

जैसे-जैसे दान आते हैं, हर लेनदेन को ट्रैक किया जाता है और एक रिकॉर्ड बनाया जाता है। इसके साथ ही, यदि दानदाता नया है, तो एक दानदाता प्रोफ़ाइल भी स्वचालित रूप से बनाई जाती है। यदि दानदाता पहले से मौजूद है, तो उनका प्रोफ़ाइल नए डेटा के साथ अपडेट हो जाता है।

अब आपके डोनर डेटाबेस तक पहुँचना सचमुच दो सेकंड का काम है। बस अपने वर्डप्रेस डैशबोर्ड में लॉग इन करें और एडमिन मेनू में चैरिटेबल » डोनर्स पर क्लिक करें। बस इतना ही - अब आप अपने डेटाबेस में हर एक डोनर को देख रहे हैं, सब कुछ व्यवस्थित और उपयोग के लिए तैयार है।

सबसे पहली चीज़ जो आप देखेंगे वह है सब कुछ कितना साफ-सुथरा दिखता है। अब छोटी स्प्रेडशीट सेल पर आँखें सिकोड़ने या जानकारी खोजने के लिए अंतहीन स्क्रॉल करने की ज़रूरत नहीं है। प्रत्येक डोनर प्रविष्टि आपको उनका नाम, ईमेल पता, कुल आजीवन दान, उन्होंने कितनी बार दान दिया है, और वे कब जुड़े, यह दिखाती है। यह सब एक आसान-से-स्कैन प्रारूप में है जो वास्तव में समझ में आता है।

यहाँ यह वास्तव में अच्छा हो जाता है - सब कुछ स्वचालित रूप से अपडेट होता है। जब कोई आपकी वेबसाइट के माध्यम से दान करता है, तो वे तुरंत इस डेटाबेस में जुड़ जाते हैं और उनकी सारी जानकारी पूरी तरह से कैप्चर हो जाती है।

कोई टाइपो नहीं, कोई मैन्युअल प्रविष्टि नहीं, किसी को जोड़ना भूलना नहीं। यह बस पृष्ठभूमि में होता रहता है जबकि आप अधिक महत्वपूर्ण चीजों पर ध्यान केंद्रित करते हैं।

प्रत्येक डोनर के नाम के बगल में उन छोटे आइकन पर ध्यान दें? पेंसिल आपको उनकी प्रोफ़ाइल संपादित करने देती है, लिफ़ाफ़ा उन्हें एक ईमेल भेजता है, और कूड़ेदान आपको पुरानी रिकॉर्ड हटाने देता है। वह सब कुछ जो आपको चाहिए वह एक क्लिक दूर है, कार्यक्रमों के बीच स्विच करने या कई विंडो खोलने की आवश्यकता नहीं है।

किसी विशिष्ट डोनर को खोजना चाहते हैं? बस शीर्ष पर खोज बॉक्स का उपयोग करें। पिछले महीने दान करने वाले सभी लोगों को खोज रहे हैं? फ़िल्टर बटन दबाएँ। अपने एकाउंटेंट के लिए सब कुछ निर्यात करने की आवश्यकता है? उसके लिए भी एक बटन है।

यहाँ असली शक्ति सब कुछ केंद्रीकृत करना है। आप मैन्युअल रूप से दान रिकॉर्ड और डोनर प्रोफ़ाइल भी जोड़ सकते हैं।

इसलिए जब आपके बोर्ड अध्यक्ष डोनर के रुझानों के बारे में पूछने के लिए कॉल करते हैं, तो आपके पास सेकंडों में जवाब होते हैं। जब आपको यह जांचने की आवश्यकता होती है कि किसी ने इस साल पहले ही दान कर दिया है या नहीं, तो यह वहीं है। यह सिर्फ एक सूची नहीं है - यह आपका संपूर्ण डोनर कमांड सेंटर है।

डोनर डेटाबेस के बारे में अधिक जानें »

व्यक्तिगत दान रिकॉर्ड देखें और प्रबंधित करें

कभी-कभी आपको आने वाले हर एक दान को देखने की आवश्यकता होती है, न कि केवल डोनर सारांश। शायद आप खातों का मिलान कर रहे हैं, किसी विशिष्ट भुगतान की जाँच कर रहे हैं, या अपनी मासिक रिपोर्ट के लिए रिकॉर्ड अपडेट कर रहे हैं। यहाँ कुछ ही क्लिक में व्यक्तिगत दान तक पहुँचने और प्रबंधित करने का तरीका बताया गया है।

अपने वर्डप्रेस डैशबोर्ड में चैरिटेबल » डोनेशन पर जाएँ। यहीं पर हर एक दान रहता है - इसे अपने लेनदेन इतिहास के रूप में सोचें, लेकिन कहीं अधिक शक्तिशाली।

आपको एक पूरी सूची दिखाई देगी जिसमें डोनर का नाम, ईमेल, दान की गई राशि, उन्होंने किस अभियान को दान दिया, तारीख और भुगतान की स्थिति दिखाई देगी। सब कुछ रंग-कोडित है ताकि आप तुरंत पूर्ण भुगतान, लंबित लेनदेन या वापसी का पता लगा सकें।

मान लीजिए कि आपको एक दान रिकॉर्ड अपडेट करने की आवश्यकता है। शायद एक चेक आया है और आपको उसे भुगतान के रूप में चिह्नित करने की आवश्यकता है, या आपको किसी विशेष अनुरोध के बारे में एक नोट जोड़ने की आवश्यकता है। बस किसी भी दान पर होवर करें और "संपादित करें" या पेंसिल आइकन पर क्लिक करें।

अंदर, आप भुगतान की स्थिति अपडेट कर सकते हैं, ईमेल सूचनाएं ट्रिगर कर सकते हैं, रसीद की प्रतियां भेज सकते हैं, या पीडीएफ रसीदें डाउनलोड कर सकते हैं। आपके द्वारा किया गया प्रत्येक परिवर्तन टाइमस्टैम्प के साथ दान लॉग में ट्रैक किया जाता है, इसलिए आपके पास हमेशा एक स्पष्ट ऑडिट ट्रेल होता है।

यहां एक ऐसी सुविधा दी गई है जो आपके घंटों बचाएगी: "दान जोड़ें" बटन। जब कोई व्यक्ति किसी कार्यक्रम में नकद देता है, चेक भेजता है, या किसी अन्य प्लेटफॉर्म के माध्यम से दान करता है, तो आप सब कुछ एक ही स्थान पर रखने के लिए उस दान को मैन्युअल रूप से जोड़ सकते हैं।

बस बटन पर क्लिक करें, मौजूदा दाता का चयन करें या एक नया जोड़ें, अभियान चुनें, राशि दर्ज करें, और सहेजें। अब वह ऑफ़लाइन दान आपके पूर्ण रिकॉर्ड का हिस्सा है और आपकी सभी रिपोर्टों में शामिल है।

सभी दान को एक ही स्थान पर रखने का सबसे अच्छा हिस्सा वह तत्काल अंतर्दृष्टि है जो आपको मिलती है। आप दिनांक सीमा, विशिष्ट अभियानों, या भुगतान स्थिति के आधार पर जल्दी से फ़िल्टर कर सकते हैं।

विभिन्न स्रोतों से जानकारी को एक साथ जोड़ने या विभिन्न प्रकार के दान के लिए अलग-अलग स्प्रेडशीट बनाए रखने की कोई आवश्यकता नहीं है।

दान रिकॉर्ड का उपयोग करना सीखें »

विस्तृत दाता प्रोफाइल कैसे बनाएं जो वास्तव में मदद करते हैं

आपके डेटाबेस में प्रत्येक दाता को उनका अपना प्रोफाइल पेज मिलता है, और यहीं पर जादू होता है। अपने मुख्य दाताओं पृष्ठ से किसी भी दाता के नाम पर क्लिक करें, और आप देखेंगे कि यह हर बार स्प्रेडशीट को क्यों मात देता है।

शीर्ष पर, आपको एक त्वरित स्नैपशॉट मिलता है - उनकी तस्वीर, पूरा नाम, ईमेल, शामिल होने की तारीख, जीवन भर का दान, और इस वर्ष का योगदान। किसी गणना की आवश्यकता नहीं है, यह सब आपके लिए किया गया है। यह डेटा उस जानकारी से लिया गया है जो दाता ने दान फॉर्म में प्रदान की है, साथ ही उनके ईमेल से जुड़ा उनका सार्वजनिक ग्रेवेटर भी।

प्रोफ़ाइल में वह बुनियादी जानकारी होती है जिसकी आप अपेक्षा करते हैं - नाम, ईमेल, फोन, पता। लेकिन यहीं पर Charitable स्मार्ट हो जाता है। आप अपने संगठन के लिए विशिष्ट किसी भी चीज़ के लिए कस्टम फ़ील्ड जोड़ सकते हैं। स्वयंसेवी घंटों को ट्रैक करने की आवश्यकता है? एक फ़ील्ड जोड़ें।

उनकी रुचियों या आपके कारण से उनके संबंध को नोट करना चाहते हैं? बोर्ड सदस्य का पति/पत्नी? बस अपने स्वयं के कस्टम फ़ील्ड जोड़ें। आप बाद में अपने डेटाबेस को जल्दी से खंडित करने के लिए "प्रमुख दाता" या "मासिक दाता" जैसे टैग भी जोड़ सकते हैं।

नीचे स्क्रॉल करें और आपको ऐसे टैब मिलेंगे जो दाता की पूरी कहानी बताते हैं।

• दान टैब उनके द्वारा किए गए प्रत्येक योगदान को दिखाता है - तिथियां, राशि, अभियान और भुगतान की स्थिति। आप रसीदें डाउनलोड कर सकते हैं, रिकॉर्ड संपादित कर सकते हैं, या उनके पूरे दान इतिहास को निर्यात कर सकते हैं।
• अभियान टैब दिखाता है कि उन्होंने किन धन उगाहने वालों का समर्थन किया है, जिससे आपको यह समझने में मदद मिलती है कि उनकी दान को क्या प्रेरित करता है।
• यदि उन्होंने अभियान पृष्ठों पर टिप्पणियां छोड़ी हैं, तो आप उन्हें भी देखेंगे, जिससे आपको अपने कारण के प्रति उनके जुनून की अंतर्दृष्टि मिलेगी।

वास्तव में उन्नत बनना चाहते हैं?

उन समर्थकों पर नज़र रखने के लिए उनकी सोशल मीडिया प्रोफाइल जोड़ें जो आपकी सामग्री साझा करते हैं।

"कॉल पसंद करते हैं" या "बेटी को हमारे कार्यक्रम से लाभ हुआ" जैसे महत्वपूर्ण विवरणों को रिकॉर्ड करने के लिए नोट्स अनुभाग का उपयोग करें।

गतिविधि लॉग आपको दिखाता है कि उनके प्रोफ़ाइल में किया गया प्रत्येक परिवर्तन, जब कई कर्मचारी दाताओं के रिकॉर्ड तक पहुंचते हैं तो जवाबदेही के लिए एकदम सही है।

इन प्रोफाइल की खूबसूरती यह है कि वे आपके रिश्ते के साथ बढ़ते हैं। बुनियादी संपर्क जानकारी से शुरुआत करें, फिर जैसे-जैसे आप प्रत्येक दाता के बारे में अधिक जानेंगे, विवरण जोड़ें।

जल्द ही, आपके पास समृद्ध प्रोफाइल होंगे जो आपको दाताओं से व्यक्तिगत स्तर पर जुड़ने में मदद करेंगे। जब संपर्क करने का समय आएगा, तो आपको उनका दान इतिहास, रुचियां और प्राथमिकताएं पता होंगी - वह सब कुछ जो आपको प्रबंधन को सार्थक बनाने के लिए चाहिए।

वैसे, यदि आप Charitable Pro प्लगइन का उपयोग करते हैं, तो आप अपने दाताओं के लिए एक दाता पोर्टल सक्षम कर सकते हैं। वे तब लॉग इन कर सकते हैं और अपने प्रोफाइल प्रबंधित/अपडेट कर सकते हैं, रसीदें डाउनलोड कर सकते हैं, आवर्ती दान समायोजित कर सकते हैं, और भी बहुत कुछ। देखें कि दाता डैशबोर्ड कैसे काम करता है »

सेकंडों में किसी भी दाता या दान को कैसे खोजें

पिछली बार याद करें जब आपने उस एक दाता को खोजने के लिए स्प्रेडशीट में 20 मिनट बिताए थे जिसने पिछले दिसंबर में $500 दिए थे? या जब आपको अपने मासिक आवर्ती दाताओं की सूची की आवश्यकता थी और आपको उन्हें मैन्युअल रूप से गिनना पड़ा था? वे दिन अब खत्म हो गए हैं। मैं आपको दिखाऊंगा कि शाब्दिक सेकंडों में अपने दाता डेटाबेस में कुछ भी कैसे खोजना है।

Charitable में खोज फ़ंक्शन अविश्वसनीय रूप से सरल लेकिन अविश्वसनीय रूप से शक्तिशाली है। आपके दाता डेटाबेस के शीर्ष पर, एक खोज बॉक्स है।

एक नाम, ईमेल, या ईमेल पते का एक हिस्सा टाइप करें, और बूम - तत्काल परिणाम। अब कई स्प्रेडशीट में CTRL+F करने या यह आश्चर्य करने की आवश्यकता नहीं है कि क्या आपने किसी का नाम गलत लिखा है। खोज आंशिक मिलान खोजने के लिए पर्याप्त स्मार्ट है, इसलिए भले ही आपको केवल यह याद हो कि किसी के ईमेल में "स्मिथ" था, आप उन्हें ढूंढ लेंगे।

लेकिन यहीं से यह वास्तव में अच्छा हो जाता है - फ़िल्टर विकल्प। फ़िल्टर बटन पर क्लिक करें और आप अपने डेटा को अपनी आवश्यकतानुसार स्लाइस और डाइस कर सकते हैं।

पिछले महीने दान करने वाले सभी लोगों को देखना चाहते हैं? दिनांक सीमा चुनें और हो गया। अपने अवकाश अभियान को दान करने वाले दाताओं की सूची की आवश्यकता है? ड्रॉपडाउन से उस अभियान को चुनें। खोज शब्दों और पसंदीदा द्वारा भी फ़िल्टर करें!

यदि आप दान टैब पर जाते हैं, तो आप यहां भी खोज और फ़िल्टर कर सकते हैं।

शीर्ष पर केवल-देखने के लिए टैब आपको तुरंत केवल भुगतान किए गए, लंबित, विफल, या वापस किए गए लेनदेन देखने देते हैं - अब आपको जो चाहिए उसे खोजने के लिए सब कुछ के माध्यम से स्क्रॉल करने की आवश्यकता नहीं है।

मेरा पसंदीदा समय बचाने वाला? आप अपने ब्राउज़र में बुकमार्क करके फ़िल्टर किए गए दृश्यों को सहेज सकते हैं। अपने सबसे सामान्य खोजों के लिए फ़िल्टर सेट करें - जैसे "इस महीने के दान" या "प्रमुख दाता" - और उन पृष्ठों को बुकमार्क करें। अगली बार जब आपको उस जानकारी की आवश्यकता होगी, तो यह एक क्लिक दूर होगी।

पेशेवर दाता रिपोर्ट कैसे उत्पन्न करें (बिना सिरदर्द के)

ईमानदारी से कहें तो - दाता रिपोर्ट बनाना मेरे महीने का सबसे बुरा हिस्सा हुआ करता था। घंटों तक डेटा कॉपी करना, चार्ट बनाना, संख्याओं को दोबारा जांचना और सब कुछ पेशेवर दिखने के लिए प्रारूपित करना। यदि आप अभी भी यह मैन्युअल रूप से कर रहे हैं, तो मैं आपका बहुत सारा समय और निराशा बचाने वाला हूं।

Charitable में, फंडरेज़िंग और दान रिपोर्ट स्वयं उत्पन्न होती हैं। बस अपने डैशबोर्ड पर नेविगेट करें और आपको इंटरैक्टिव ग्राफ़ के साथ विज़ुअल रिपोर्ट दिखाई देंगी जो वास्तव में समझ में आती हैं।

कुल दान, रिफंड, शीर्ष दानदाता, उपयोग की गई भुगतान विधियाँ – यह सब एक ऐसे प्रारूप में है जिसे आप एक नज़र में समझ सकते हैं। अब एक्सेल फ़ार्मुलों को याद रखने या पाई चार्ट बनाने का तरीका जानने की कोशिश करने की आवश्यकता नहीं है। सिस्टम स्वचालित रूप से सब कुछ ट्रैक करता है और इसे इस तरह से प्रस्तुत करता है कि यह आपके बोर्ड या टीम के साथ साझा करने के लिए तैयार है।

गहराई से जानने की आवश्यकता है? रिपोर्ट आपको ठीक-ठीक दिखाती हैं कि कौन से अभियान बहुत अच्छा कर रहे हैं और किन पर काम करने की आवश्यकता है। आप समय के साथ दान के रुझान देख सकते हैं, अपने चरम दान अवधियों को पहचान सकते हैं, और यह पहचान सकते हैं कि आपके दानदाता किन भुगतान विधियों को पसंद करते हैं।

उदाहरण के लिए, आप Lybunt और Sybunt रिपोर्ट देख सकते हैं।

• LYBUNT (पिछले साल थे लेकिन दुर्भाग्य से इस साल नहीं) उन दाताओं को दिखाता है जिन्होंने पिछले साल दान दिया था लेकिन इस साल अभी तक दान नहीं किया है।
• SYBUNT (किसी वर्ष थे लेकिन दुर्भाग्य से इस वर्ष नहीं) उन दाताओं को दिखाता है जिन्होंने अतीत में कभी दान दिया है लेकिन इस वर्ष दान नहीं किया है।

इन रिपोर्टों को क्रियान्वित होते हुए देखें:

यह केवल डेटा के लिए डेटा नहीं है – यह कार्रवाई योग्य जानकारी है जो आपको बेहतर धन उगाहने वाले निर्णय लेने में मदद करती है। जब आप देखते हैं कि आपका 70% दान PayPal के माध्यम से आता है, तो आप सुनिश्चित करते हैं कि वह विकल्प प्रमुख है। जब आप देखते हैं कि हर दिसंबर में दान में वृद्धि होती है, तो आप तदनुसार योजना बना सकते हैं।

यहां वे सभी रिपोर्टें दी गई हैं जिन्हें आप एक्सेस कर सकते हैं और उनका उपयोग ठीक उसी तरह कर सकते हैं:

• धन उगाहने का अवलोकन – कुल दान, रिफंड और शुद्ध राजस्व एक नज़र में देखें। बोर्ड मीटिंग और मासिक अपडेट के लिए बिल्कुल सही।

• शीर्ष दाताओं की रिपोर्ट – जीवनकाल के दान के अनुसार क्रमबद्ध अपने वीआईपी समर्थकों को तुरंत पहचानें। प्रमुख दाता आउटरीच और मान्यता कार्यक्रमों के लिए इसका उपयोग करें।

• आवर्ती बनाम एकमुश्त दाता – ठीक-ठीक जानें कि कौन मासिक दान करता है और किसने एक बार दान किया। आवर्ती उपहार अभियानों के लिए एकमुश्त दाताओं को लक्षित करें।

• भुगतान विधियों की रिपोर्ट – देखें कि कौन से भुगतान विकल्प सबसे अधिक दान लाते हैं। यदि 70% PayPal का उपयोग करते हैं, तो सुनिश्चित करें कि यह प्रमुख है।

• अभियान प्रदर्शन – ट्रैक करें कि कौन से धन उगाहने वाले लक्ष्यों तक पहुंचे और किन पर मदद की आवश्यकता है। जो काम करता है उस पर दोगुना ध्यान दें, जो काम नहीं करता उसे ठीक करें।

• दिन-प्रतिदिन की गतिविधि – दान पैटर्न और चरम दान समय को पहचानें। जब दाताओं के दान करने की सबसे अधिक संभावना हो तो अपील शेड्यूल करें।

• दाता अंतर्दृष्टि – औसत दान आकार, आवृत्ति और प्रतिधारण दर देखें। यथार्थवादी लक्ष्य निर्धारण और पूर्वानुमान के लिए उपयोग करें।

• गतिविधि समयरेखा – विफल लेनदेन, नए दाताओं और रिफंड की वास्तविक समय में निगरानी करें। समस्याओं के बढ़ने से पहले उन्हें पकड़ें और ठीक करें।

• वर्ष-दर-वर्ष तुलना – छूटे हुए दाताओं और विकास के रुझानों की पहचान करें। पुनः जुड़ाव अभियानों और रणनीतिक योजना के लिए बिल्कुल सही।

निर्यात फ़ंक्शन ही वह चीज़ है जो वास्तव में समय बचाती है। प्रत्येक रिपोर्ट को एक क्लिक से CSV फ़ाइल के रूप में निर्यात किया जा सकता है। कल बोर्ड मीटिंग है? अपने दाता सारांश का निर्यात करें। एकाउंटेंट को त्रैमासिक संख्याओं की आवश्यकता है? दिनांक के अनुसार फ़िल्टर किए गए दान का निर्यात करें। इस वर्ष $500 से अधिक दान करने वाले सभी लोगों को विशेष धन्यवाद भेजना चाहते हैं? उस विशिष्ट दाता खंड का निर्यात करें।

आप निर्यात करने से पहले दिनांक सीमा, अभियान, दान राशि, या दाता प्रकारों के अनुसार फ़िल्टर कर सकते हैं, ताकि आपको किसी भी सफाई कार्य के बिना ठीक वही डेटा मिल सके जिसकी आपको आवश्यकता है।

कर का समय? वर्ष के लिए सभी दान का निर्यात करें। जो काम घंटों लेता था वह अब सेकंडों में हो जाता है, और आप जानते हैं कि संख्याएँ सटीक हैं क्योंकि वे सीधे आपके लाइव डेटाबेस से ली गई हैं।

यदि आप चैरिटेबल डेटाबेस में अब तक मैन्युअल दान जोड़ रहे हैं, तो इन रिपोर्टों में सब कुछ शामिल है - ऑनलाइन उपहार, चेक, नकद दान, सब कुछ एक ही स्थान पर। अब एकाधिक स्प्रेडशीट को संयोजित करने या यह सोचने की आवश्यकता नहीं है कि आप डेटा चूक रहे हैं। एक प्रणाली, पूर्ण रिपोर्ट, वास्तविक अंतर्दृष्टि जिसका उपयोग आप अधिक धन जुटाने के लिए कर सकते हैं। आइए उस पर और बात करें।

मैन्युअल दान कैसे जोड़ें और सब कुछ केंद्रीकृत कैसे रखें

यह एक सवाल है जो मुझे हर समय मिलता है: "उन दानों का क्या जो वेबसाइट के माध्यम से नहीं आते हैं?" आप जानते हैं कि मैं किस बारे में बात कर रहा हूं - मेल में आने वाले चेक, धन उगाहने वाले कार्यक्रमों से नकद, प्रमुख दाताओं से तार हस्तांतरण, या फेसबुक फंडरेज़र के माध्यम से किए गए दान। यदि आप इन्हें अपने सिस्टम में ट्रैक नहीं कर सकते हैं, तो आप अभी भी स्प्रेडशीट के साथ अटके हुए हैं। अच्छी खबर: चैरिटेबल ने इस समस्या को शानदार ढंग से हल किया है।

मैन्युअल दान जोड़ना बहुत आसान है। चैरिटेबल » दान पर जाएं और हरे "दान जोड़ें" बटन पर क्लिक करें।

एक नया दान फ़ॉर्म खुलता है जहाँ आप सभी विवरण दर्ज कर सकते हैं। अपने डेटाबेस से एक मौजूदा दाता का चयन करें या वहीं एक नया बनाएं।

चुनें कि यह किस अभियान के लिए है (या सामान्य निधि), राशि दर्ज करें, वह दिनांक जोड़ें जो आपको प्राप्त हुई थी, और भुगतान की स्थिति को पूर्ण के रूप में चिह्नित करें। सहेजें पर हिट करें और वह ऑफ़लाइन दान अब आपके पूर्ण रिकॉर्ड का हिस्सा है।

इस सुविधा ने अकेले ही मेरे घंटों काम बचाए हैं। जब आपके प्रत्यक्ष मेल अभियान के बाद पांच चेक आते हैं, तो उन्हें लगभग दो मिनट में जोड़ें। मूक नीलामी से नकद? वह दाता जो सीधे तार से पैसा भेजना पसंद करता है? इसे जोड़ें।

हर दान एक ही स्थान पर रहता है, जिसका अर्थ है कि आपकी रिपोर्ट वास्तव में सटीक हैं। ऑनलाइन और ऑफ़लाइन उपहारों के लिए अलग-अलग स्प्रेडशीट बनाए रखने की आवश्यकता नहीं है, कुल अभियान परिणामों को प्राप्त करने के लिए कोई मैन्युअल गणना नहीं है।

स्मार्ट हिस्सा यह है कि ये मैन्युअल दान ऑनलाइन वालों की तरह ही काम करते हैं। वे दाता प्रोफाइल में दिखाई देते हैं, जीवनकाल दान योग में गिने जाते हैं, और आपकी सभी रिपोर्टों में दिखाई देते हैं। आप महत्वपूर्ण विवरणों को याद दिलाने के लिए नोट्स भी जोड़ सकते हैं, जैसे "चेक #1234" या "गाला में टेबल प्रायोजकों से नकद"।

यदि आपको बाद में रसीद जारी करने की आवश्यकता है, तो आप वह भी कर सकते हैं - सिस्टम मैन्युअल दान के लिए वही पेशेवर पीडीएफ रसीदें उत्पन्न करता है।

एक बेहतर दान प्रबंधन प्रक्रिया पर स्विच करने के लिए तैयार हैं?

मेरी प्रो टिप यह है: जैसे ही मैन्युअल दान प्राप्त हों, उन्हें उसी दिन जोड़ने की आदत डालें। उन्हें जमा न होने दें। प्रत्येक दान के लिए 30 सेकंड लगते हैं, और रिपोर्ट समय आने पर आपका भविष्य का स्व आपको धन्यवाद देगा। साथ ही, वास्तविक समय में सटीक कुल होने का मतलब है कि आप अपने अभियानों के बारे में बेहतर निर्णय ले सकते हैं।

जब आप देख सकते हैं कि आपके डायरेक्ट मेल पीस ने $3,000 के ऑनलाइन दान के साथ-साथ $5,000 के चेक भी लाए हैं, तो आप उस अभियान के वास्तविक ROI को जानते हैं।

इसे ध्यान में रखते हुए, मैं उन गलतियों को कवर करना चाहता हूं जिनसे आपको बचना चाहिए जब आप अपने दाता डेटाबेस का प्रबंधन कर रहे हों।

अपने दाता डेटाबेस का प्रबंधन करते समय बचने योग्य गलतियाँ

वर्षों तक दाता डेटा का प्रबंधन करने (और मेरे विचार से लगभग हर संभव गलती करने) के बाद, मैंने सीखा है कि क्या नहीं करना है। ये गलतियाँ छोटी लगती हैं, लेकिन वे भविष्य में बड़ी सिरदर्द पैदा कर सकती हैं। यहाँ उन नुकसानों से बचने का तरीका बताया गया है जो अधिकांश गैर-लाभकारी संस्थाओं को फंसाते हैं।

सबसे बड़ी गलती जो मैं देखता हूँ? मैन्युअल दान नियमित रूप से न जोड़ना।

यह सोचना आकर्षक है कि "मैं वे चेक बाद में जोड़ दूंगा" या "मैं कार्यक्रम के बाद नकद दान अपडेट कर दूंगा।" ऐसा न करें। जब आप मैन्युअल दान को जमा होने देते हैं, तो आप इस बात पर नज़र खो देते हैं कि क्या दर्ज किया गया है और क्या नहीं। आपकी रिपोर्टें बेकार हो जाती हैं क्योंकि वे वास्तविकता को प्रतिबिंबित नहीं करती हैं।

इसे एक नियम बनाएं: हर दान 24 घंटे के भीतर जोड़ा जाना चाहिए। यदि आवश्यक हो तो दैनिक अनुस्मारक सेट करें। हर दिन के वे पाँच मिनट बाद में घंटों की सफाई बचाते हैं।

एक और महंगा गलती है डुप्लिकेट दाता प्रोफाइल को अनदेखा करना। जब जॉन स्मिथ "[email protected]" के साथ दान करता है और बाद में "[email protected]" के साथ दान करता है, तो Charitable दो प्रोफाइल बनाता है। यदि आप इन्हें मर्ज नहीं करते हैं, तो आप दाता की वफादारी और आजीवन मूल्य को कम आंकेंगे।

मासिक रूप से डुप्लिकेट की जाँच करें - समान नामों या पतों की तलाश करें। जब आप उन्हें देखें, तो उस प्रोफ़ाइल को रखें जिसमें सबसे अधिक दान हों और डुप्लिकेट से किसी भी लापता जानकारी के साथ उसे अपडेट करें, इससे पहले कि आप उसे हटा दें।

यहाँ एक है जिसने मुझे शुरुआत में जला दिया: शुरुआत से टैग और कस्टम फ़ील्ड का उपयोग न करना। छह महीने बाद, मुझे एहसास हुआ कि मुझे यह ट्रैक करने की आवश्यकता है कि कौन से दाता बोर्ड के सदस्यों के संपर्क थे, किसे फोन कॉल पसंद थे, और किसने किन कार्यक्रमों में भाग लिया। सैकड़ों प्रोफाइल में यह जानकारी जोड़ने के लिए वापस जाना एक दुःस्वप्न था।

पहले दिन से ही एक टैगिंग प्रणाली से शुरुआत करें। "बोर्ड संपर्क," "मासिक दाता," "कार्यक्रम उपस्थित," और "प्रमुख दाता" जैसे सामान्य टैग आपके जीवन को बहुत आसान बना देंगे जब आपको अपने डेटाबेस को खंडित करने की आवश्यकता होगी।

सबसे बड़ी गलती? नियमित रूप से अपने डेटा का बैकअप न लेना। हाँ, Charitable सब कुछ सुरक्षित रूप से संग्रहीत करता है, लेकिन आपको अभी भी अपने पूरे वेबसाइट का बैकअप लेना चाहिए जिसमें आपका दाता डेटाबेस भी शामिल है। आप इसके लिए बैकअप प्लगइन का उपयोग कर सकते हैं। मैं अपने कंप्यूटर और क्लाउड स्टोरेज दोनों पर एक कॉपी सहेजने की सलाह देता हूँ।

यदि आपको कभी भी सिस्टम बदलने, ऑफ़लाइन डेटा का विश्लेषण करने, या ऑडिट के लिए रिकॉर्ड प्रदान करने की आवश्यकता होती है, तो आपके पास सब कुछ तैयार होगा। साथ ही, वह बैकअप होने से आपको मानसिक शांति मिलती है।

एक अंतिम गलती जो हानिरहित लगती है लेकिन है नहीं: डेटा प्रविष्टि में असंगत होना। अभी तय करें कि आप "St." या "Street" का उपयोग करेंगे, चाहे आप मध्य नाम शामिल करेंगे, आप फ़ोन नंबर कैसे प्रारूपित करेंगे। इन नियमों को लिखें और उन पर टिके रहें। सुसंगत डेटा खोजने योग्य डेटा है।

जब आपके बोर्ड अध्यक्ष "Main Street" से सभी दाताओं के लिए पूछते हैं, तो आप उनमें से आधे को याद नहीं करना चाहेंगे क्योंकि कुछ को "Main St." के रूप में सूचीबद्ध किया गया है।

आप यहाँ तक पहुँच गए हैं, जो मुझे बताता है कि आप अपनी दाता ट्रैकिंग स्थिति को ठीक करने के बारे में गंभीर हैं। अच्छा। क्योंकि आप हर दिन जो इंतजार करते हैं, वह बिखरी हुई स्प्रेडशीट, गुम जानकारी और बर्बाद समय का एक और दिन है जो आपके वास्तविक मिशन पर खर्च किया जा सकता था।

सच यह है: स्प्रेडशीट से एक वास्तविक दाता प्रबंधन प्रणाली पर स्विच करना केवल समय बचाने के बारे में नहीं है (हालांकि आप बहुत सारा समय बचाएंगे)। यह आपके दाताओं की उदारता के सटीक रिकॉर्ड रखने के लिए पर्याप्त सम्मान करने के बारे में है।

यह आपके धन उगाहने के बारे में किसी भी प्रश्न का तुरंत उत्तर देने के आत्मविश्वास के बारे में है। यह वास्तविक डेटा के आधार पर निर्णय लेने के बारे में है, न कि सर्वोत्तम अनुमानों के आधार पर।

आगे का रास्ता सरल है। सबसे पहले, यदि आपने पहले से नहीं किया है तो अपनी वर्डप्रेस साइट पर Charitable इंस्टॉल करें। इसमें घंटों नहीं, मिनट लगते हैं।

Charitable एक मुफ्त (लाइट) संस्करण के साथ-साथ एक प्रीमियम प्लगइन दोनों प्रदान करता है। यहां Charitable lite और pro के बीच का अंतर देखें »

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तीसरा, जब आपके पास कुछ अतिरिक्त मिनट हों तो धीरे-धीरे अपना ऐतिहासिक दान डेटा जोड़ें। आपको यह सब एक बार में करने की आवश्यकता नहीं है।

एक महीने के भीतर, आप आश्चर्य करेंगे कि आपने इसके बिना कभी कैसे प्रबंधन किया। वे बोर्ड रिपोर्ट जिन्हें पूरा करने में घंटों लगते थे? वे मिनटों में हो जाएंगी। उस दाता को ढूंढना जिसने किसी प्रश्न के साथ फोन किया था? सेकंड। यह जानना कि आपने इस तिमाही में कितना उठाया है? यह आपके डैशबोर्ड पर है।

सबसे अच्छी बात यह है कि यह कोई जटिल एंटरप्राइज़ सॉफ़्टवेयर नहीं है जिसके लिए प्रशिक्षण और मैनुअल की आवश्यकता होती है। यदि आप वर्डप्रेस का उपयोग कर सकते हैं, तो आप Charitable का उपयोग कर सकते हैं। और उन महंगी दाता प्रबंधन प्लेटफार्मों के विपरीत, आप पेशेवर-स्तर के उपकरण प्राप्त करने के लिए अपना बजट नहीं तोड़ेंगे।

तो यहाँ मेरी चुनौती है: इसके बारे में पढ़ना बंद करें और इसे करना शुरू करें। आपका भविष्य का स्व (और आपके दाता) आपको धन्यवाद देंगे।

आज ही अपनी दाता ट्रैकिंग प्रणाली स्थापित करें, और अगले महीने जब आप स्प्रेडशीट से कॉपी और पेस्ट करने के बजाय एक क्लिक से रिपोर्ट निकाल रहे होंगे, तो उस क्षण को याद करें जब आपने कड़ी मेहनत के बजाय स्मार्ट काम करने का फैसला किया था।

अपने दाता ट्रैकिंग को बदलने के लिए तैयार हैं? आज ही Charitable के साथ आरंभ करें और हजारों गैर-लाभकारी संस्थाओं में शामिल हों जिन्होंने पहले ही स्विच कर लिया है।