कोरोनावायरस, या कोविड-19, एक उभरती हुई स्थिति है जो हम सभी को प्रभावित कर रही है, जिसमें चैरिटी और गैर-लाभकारी संगठन भी शामिल हैं। इसलिए यह आवश्यक है कि आपके पास एक मजबूत संचार रणनीति हो जो स्वयंसेवकों से लेकर हितधारकों तक; समुदायों से लेकर धन उगाहने वाले प्राप्तकर्ताओं तक, लोगों के सभी सवालों के जवाब देने में मदद करे। 

हालांकि इन दर्शकों के साथ संवाद करने के कई तरीके हैं, खासकर जब उनकी स्थिति से संबंधित अलग-अलग चिंताएं होंगी, और यह आपके गैर-लाभकारी को कैसे प्रभावित करता है। वास्तव में, हम किसी भी मुद्दे या प्रश्नों को हल करने में मदद करने के लिए एक आंतरिक संचार योजना स्थापित करने की सलाह देते हैं।

कोविड-19 से निपटने वाले गैर-लाभकारी संगठनों के लिए मुख्य संचार युक्तियों के लिए नीचे पढ़ें।

संचार योजना इतनी महत्वपूर्ण क्यों है?

अंतर्राष्ट्रीय संकट के समय संचार महत्वपूर्ण है। अपील सहानुभूतिपूर्ण, वास्तविक और विचारशील बनी रहनी चाहिए - आपके संदेश का लहजा सामग्री जितना ही महत्वपूर्ण है। याद रखें, चैरिटी को दान देना आपके दाताओं की सूची में पहली प्राथमिकता नहीं हो सकती है। लेकिन इसीलिए यह समझाना भी उतना ही महत्वपूर्ण है कि आपका उद्देश्य इतना सार्थक क्यों है और आपके गैर-लाभकारी को समर्थन की आवश्यकता क्यों है।

कुछ ही चैरिटी के पास एक पूर्ण-स्तरीय संचार टीम होती है, लेकिन एक विचारशील योजना बनाकर, आप अधिकांश आधारों को कवर कर सकते हैं और तैयार रह सकते हैं। अनिवार्य रूप से, यह महत्वपूर्ण है कि आप इस बारे में पारदर्शी रहें कि चीजें कहां और क्यों बदल रही हैं। "संकट प्रबंधन" दृष्टिकोण के हिस्से के रूप में, लोगों को यह समझने में आपके साथ एक ही पृष्ठ पर रहने की आवश्यकता है कि क्या हो रहा है।

यहां बताया गया है कि हम आपकी संचार योजना कैसे स्थापित करने की सलाह देते हैं:

1. पहचानें कि आपको किससे संपर्क करने की आवश्यकता है।

उन सभी के बारे में सोचें जिन्हें आपको इस संकट के दौरान जानकारी साझा करने की आवश्यकता है और उन्हें नोट करें - जैसे प्रमुख दाता, स्वयंसेवक, आंतरिक कर्मचारी और कार्यक्रम उपस्थितगण। 

2. सोचें कि आपको उन्हें क्या बताने की आवश्यकता है।

यहां कुछ चीजें दी गई हैं जिन पर संगठन भर के लोगों के साथ संवाद करने के बारे में सोचना चाहिए।

• आपके दाताओं को यह जानने की आवश्यकता होगी कि क्या संकट के कारण उनके योगदान प्रभावित हो रहे हैं - जैसे कि यदि आप फिलहाल अपने प्राप्तकर्ताओं की सीधे मदद नहीं कर पा रहे हैं। यदि ऐसा है, तो आपको यह समझाना होगा कि क्यों, और ठीक होने की क्या योजना है।
• आपके स्वयंसेवकों को यह जानने की आवश्यकता होगी कि कौन से कार्यक्रम रद्द कर दिए गए हैं और क्या वे दूसरों की मदद करने में सक्षम हैं, जैसे कि वर्चुअल फंडरेज़िंग इवेंट्स।
• आपके धन उगाहने वाले प्राप्तकर्ताओं को नकदी प्रवाह के बारे में अद्यतन रखने की आवश्यकता होगी और क्या इस दौरान धन जुटाया जा रहा है या नहीं, और कार्रवाई की क्या योजना है। 
• आपके इवेंट टिकट खरीदारों को सूचित करने की आवश्यकता होगी कि क्या और कब कार्यक्रम रद्द किए जाते हैं, और आप धन उगाहने के प्रयासों को बनाए रखने की योजना कैसे बना रहे हैं - अन्य तरीके पेश करना जिनसे वे अभी भी मदद कर सकते हैं और आपके अभियानों में शामिल हो सकते हैं।

• आपके कर्मचारियों को यह जानने की आवश्यकता होगी कि रिमोट वर्किंग की स्थिति क्या है (और क्या उन्हें घर से काम करने के लिए तकनीक या उपकरण की सुविधा की आवश्यकता है)। वे यह भी सुनना चाहेंगे कि संगठन टीम को कैसे सुरक्षित रखने की योजना बना रहा है जब लोग काम पर वापस आना शुरू करते हैं - जैसे कि सामाजिक दूरी के उपाय।

3. इन दर्शकों तक पहुंचने के लिए विशिष्ट कर्मचारियों के लिए एक योजना बनाएं।

जो कोई भी सोशल चैनल, वेब सामग्री और ईमेल मार्केटिंग चला रहा है, उसे संकट के संबंध में उन्हें जो संचार भेजने की आवश्यकता है, उसके बारे में पता होना चाहिए।

आपके समर्थक आपके सोशल मीडिया पेजों पर इस बारे में अपडेट देखने की उम्मीद करेंगे कि धन कैसे और क्यों प्रभावित हो रहा है, आप अपने प्राप्तकर्ताओं को कैसे सुरक्षित रख रहे हैं और आप अंतर लाने में मदद करने के लिए और क्या कर सकते हैं। पोस्ट की एक श्रृंखला बनाएं जो दिखाती है कि आप संकट से अवगत हैं, और उन उपायों की व्याख्या करें जो आप स्थिति के अनुकूल होने के लिए यथासंभव सर्वोत्तम कर रहे हैं। लेकिन गैर-लाभकारी संस्था के लिए महामारी की प्रासंगिकता का भी प्रदर्शन करें, और यह महत्वपूर्ण क्यों है कि समर्थन बनाए रखा जाए।

अपने वर्डप्रेस पेज पर, सुनिश्चित करें कि आपके पास एक बैनर, हेडलाइन या पॉप-अप है जो दिखाता है कि आप चल रही स्थिति की निगरानी कर रहे हैं और अपडेट प्रदान कर रहे हैं। आप और आगे बढ़ सकते हैं और विशेष रूप से महामारी से संबंधित सामग्री के लिए समर्पित पृष्ठ विकसित कर सकते हैं।

उदाहरण के लिए, PETA के पास COVID-19 विषयों के लिए समर्पित एक पूरा ब्लॉग अनुभाग है, जिसमें लेखों की एक श्रृंखला है जैसे कि वायरस कहाँ से उत्पन्न हुआ (चीन में गीले बाजार) से लेकर लॉकडाउन अवधि के दौरान पालतू जानवर को गोद लेना।

यहाँ उनके ब्लॉगों में से एक का एक महान अंश है - लॉकडाउन के बाद जीवन: दुनिया के पुनर्निर्माण का हमारा अवसर।

सदियों से - और विशेष रूप से हाल के दशकों में - मानवता अधिक दयालु बनने, न्याय और स्वतंत्रता को महत्व देने और सभी मनुष्यों के अधिकारों को बढ़ावा देने और उनकी रक्षा करने में महान प्रगति की है। हालांकि, समृद्धि की हमारी प्रबल खोज में, हम में से कई एक सरल सत्य को पहचानने में विफल रहे हैं: हम लाखों लोगों में से एक प्रजाति हैं। हमारे द्वारा की जाने वाली हर पसंद - हमारे द्वारा खाए जाने वाले भोजन और हमारे द्वारा पहने जाने वाले कपड़ों से लेकर हमारे मनोरंजन के तरीके तक - ग्रह और जानवरों पर प्रभाव डालती है जिनके साथ हम इसे साझा करते हैं।

जब हम लॉकडाउन से बाहर निकलते हैं, तो हमें उन समस्याओं को ठीक करने का प्रयास करना चाहिए जिन्हें हमने बनाया है और माँ प्रकृति और हमारे साथी जानवरों को वह सम्मान दिखाना चाहिए जिसके वे हकदार हैं।

यहां, PETA ने प्रदर्शित किया है कि उनका चैरिटी कैसे प्रभावित होता है और उनके लिए प्रासंगिक है, अपने दर्शकों को महामारी के दौरान उनका समर्थन करने के तरीके के बारे में स्पष्ट जानकारी प्रदान करता है।

यहां एक और अच्छा उदाहरण दिया गया है कि कैसे एक गैर-लाभकारी संस्था COID-19 संकट के आसपास सामग्री और संचार बना रही है।

द इनोसेंस प्रोजेक्ट, एक चैरिटी जो डीएनए परीक्षण के माध्यम से गलत तरीके से दोषी ठहराए गए लोगों को बरी करती है और भविष्य के अन्याय को रोकने के लिए आपराधिक न्याय प्रणाली में सुधार करती है, ने महामारी के आसपास एक पृष्ठ बनाया है। वहां, उनके पास इस बारे में प्रमुख सामग्री है कि संकट उनके काम को कैसे प्रभावित कर रहा है और आप अभी भी मदद करने के लिए अपना काम कैसे कर सकते हैं।

यह एक बहुत अच्छा उदाहरण है कि कैसे एक मौत की सज़ा पाए निर्दोष व्यक्ति COVID-19 महामारी के दौरान दूसरों के लिए समर्थन की वकालत कर रहा है।

COVID-19 (कोरोनावायरस) संकट ने निर्दोषों के लिए नई चुनौतियाँ पैदा की हैं और फ्लोरिडा के मुआवज़े कानूनों को ठीक करने की आवश्यकता अब पहले से कहीं अधिक ज़रूरी हो गई है। पिछले हफ़्ते, हमने फ्लोरिडा के निर्दोषों और सलाखों के पीछे बंद निर्दोषों पर इस महामारी के प्रभाव पर चर्चा करने के लिए एक वर्चुअल टाउन हॉल की मेज़बानी की।

“जब मैंने पहली बार COVID-19 के बारे में सुना, तो मुझे उन सभी लोगों के बारे में सोचकर दुख हुआ जो अभी भी जेल में हैं, क्योंकि जेल में कोई अच्छी चिकित्सा देखभाल नहीं है। मैंने ठीक से नहीं सुना है कि वर्तमान में जेल में कोरोनावायरस के कितने सकारात्मक मामले हैं, लेकिन मैं व्यक्तिगत अनुभव से जानता हूं कि चिकित्सा प्रणाली कितनी भयानक है। उनके पास लोगों का इलाज करने के लिए कभी भी वह नहीं होता जो ज़रूरी है और वे कभी भी उन मामलों को वह महत्व नहीं देते जिनकी कुछ मामलों में आवश्यकता होती है।”

जब आपके ईमेल मार्केटिंग अभियानों की बात आती है, तो आपको स्थिति विकसित होने पर अपने समर्थकों तक पहुंचना होगा। नियमित, निरंतर संदेश भेजना सुनिश्चित करें - क्योंकि बहुत देर से भेजे गए संदेश आपकी प्रतिष्ठा और आपके दर्शकों के साथ विश्वास को नुकसान पहुंचा सकते हैं।

यहाँ Heifer से एक बेहतरीन ईमेल है कि संकट उन्हें कैसे प्रभावित कर रहा है।

याद रखें, आम तौर पर COVID-19 के बारे में संचार और सामग्री इस बात पर निर्भर करेगी कि आप किस तरह का गैर-लाभकारी संगठन चलाते हैं, लेकिन सभी संगठन अच्छे के लिए एक सच्चा चालक बनने के लिए अपने कारणों, मिशनों और प्रस्तावों का लाभ उठा सकते हैं। इन उदाहरणों को प्रेरणा के रूप में उपयोग करें और देखें कि आपके द्वारा प्रशंसित अन्य गैर-लाभकारी संगठन किस तरह के संचार भेज रहे हैं।

4. सामग्री पर विचार करें।

आपके संदेश स्पष्ट, संक्षिप्त और भावनात्मक रूप से संवेदनशील होने चाहिए - इसलिए आप जो सामग्री भेजेंगे उसकी एक रूपरेखा तैयार करें। उन मुख्य बिंदुओं की एक निरंतर सूची रखें जिन्हें आप साझा करना चाहते हैं और प्राथमिकता दें कि कौन से संदेश सबसे ज़रूरी हैं।

आप एक ही ईमेल में बहुत सारे संदेश नहीं भेजना चाहेंगे, इसलिए उन्हें शेड्यूल करें और सुनिश्चित करें कि प्रत्येक ईमेल का एक स्पष्ट फ़ोकस हो।

5. नियमित रूप से अपनी संचार टीम से संपर्क करें।

जो कोई भी COVID-19 संकट के आसपास संचार बना रहा है, सुनिश्चित करें कि वे लगे हुए हैं और जागरूक हैं। प्रूफरीडिंग और सामान्य लहजे के साथ-साथ स्पष्टता और स्थिरता के लिए संचार की समीक्षा करने के लिए नियमित बैठकें निर्धारित करें। यदि यह केवल एक व्यक्ति की टीम है जो सभी सामग्री और संचार स्थापित कर रही है, तो किसी और की नज़र उस पर पड़ना मददगार हो सकता है - अपने दोस्तों या परिवार के किसी सदस्य से अपनी सामग्री को प्रूफरीड करने के लिए कहें।

COVD-19 महामारी के आसपास संचार बिंदु स्थापित करते समय विचार करने के लिए यहां कुछ और सुझाव दिए गए हैं।

सहानुभूतिपूर्ण रहें।

सुनिश्चित करें कि आपका लहजा और संदेश सहानुभूतिपूर्ण बना रहे, विषय पंक्ति से लेकर कॉल-टू-एक्शन तक।

पारदर्शी रहें।

यह महत्वपूर्ण है कि आप कर्मचारियों से लेकर समर्थकों तक, लोगों के साथ ईमानदार रहें। यदि आपके पास किसी प्रश्न का उत्तर नहीं है, तो उसे बनाने या लोगों को वह बताने के लिए लुभाए न जाएं जो आप सोचते हैं कि वे सुनना चाहते हैं।

घबराहट को प्रोत्साहित न करें।

जहां लोग भारी मात्रा में समाचार और सोशल मीडिया का उपभोग करते हैं, वहां उनके लिए घबराना आसान हो जाता है। इसमें और वृद्धि न करें - इसके बजाय, अपने अभियानों का उपयोग समर्थकों को महामारी के बावजूद दुनिया में अच्छा काम जारी रखने पर केंद्रित रखने के तरीके के रूप में करें।

सुनिश्चित करें कि संचार एक दो-तरफ़ा रास्ता है।

न्यूज़लेटर भेजना और अपनी वेबसाइट पर विषय के आसपास संचार प्रदान करना बहुत अच्छा है, लेकिन अपने दर्शकों से सवालों के जवाब देने के लिए भी जगह दें, जैसे कि वेबचैट सेवा या ईमेल पते का उपयोग करके प्रश्नों का उत्तर देना।

निष्कर्ष

यह एक ऐसा समय है जैसा हम में से किसी ने पहले कभी अनुभव नहीं किया है, यही कारण है कि अच्छा संचार इतना महत्वपूर्ण है। इसके बिना, आप अपने समर्थकों, टीम के सदस्यों और हितधारकों के साथ-साथ मूल्यवान धन उगाहने वाले स्रोतों से संपर्क खोने का जोखिम उठाते हैं, जो महामारी के दौरान अतिरिक्त महत्वपूर्ण होंगे। इसलिए, एक ठोस संचार योजना बनाएं, इस बारे में कि आप नई स्थिति के बावजूद (या उसके आलोक में) कारणों से कैसे और कहां निपट रहे हैं, अपनी वेबसाइट पर प्रासंगिक डिजिटल सामग्री बनाएं, और अपने ईमेल मार्केटिंग अभियानों के माध्यम से अपने समर्थकों को सूचित रखें। 

इस समय अपनी आवाज़ का लहजा मजबूत और शांत रखें - अपने कई समर्थकों द्वारा अन्य आउटलेट्स से अनुभव की जा रही बड़े पैमाने पर घबराहट की लहर का हिस्सा बनने से बचें। दूसरों के विपरीत, तर्क की आवाज़ बनें - और अपने दर्शकों को दिखाएं कि अब, पहले से कहीं अधिक, आपके कारणों का समर्थन करने का यह एक शानदार समय है!